时间和考勤战略：为今天的多代劳动力准备.pdf

白皮书时间和考勤战略为今天的多代劳动力准备跨越昨天，升级技术获得更有效的劳动力管理白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备2前言升级劳动力管理系统的案例 时间和考勤解决方案如果仅仅是简单的自动化采集时间数据以及管理工时已经不再足够。今天的企业处在一个技术快速变革的时代，5 到 10年前被认为是突破性的技术如今已经过时甚至某些情况下被丢弃。例如，随着技术的融合，以及每次技术更迭的更快和更智能，消费者不再需要一个单独的电话、日历、 GPS以及照相机。所有这些功能现在都可以在一个设备上实现甚至是在一个智能手表上实现！技术的进步持续推动人们对于可用性、速度以及信息获取更容易的期望，这种趋势也拓展到了工作场所，对于每天工作中使用的商业应用系统也提出了同样的需求。劳动力管理应用系统也不例外。对劳动力管理系统的要求不再满足于自动化时间和考勤数据的采集以及工时追踪。更多复杂的业务需求和用户使用期望要求的是一个全新一代的解决方案，为满足今天多样化以及跨代劳动力需求而设计。这些革新的解决方案功能更加强大，使用更直观、个性化以及随时随地可用，它引领着企业从根本上变革管理劳动力的方式。 通过将时间和考勤管理与其他关键的劳动力管理功能整合，今天的解决方案通过劳动力信息的集中化和实时可见来帮助企业控制人工成本，最小化合规风险和提升劳动力生产率。此外，领先的系统帮助企业充分利用最新技术趋势和最佳实践来激励跨代劳动力（无论是六、七十年代还是八零后和Z 一代）更加敬业、充分授权和聚焦在实现关键业务目标上。使用过时的时间和考勤劳动力管理的企业，或者更差的，依赖于手工、半自动或者孤立系统的企业，很有可能正处在计算错误、合规风险、员工效率低下和敬业程度低的挑战。加上过时的系统不能提供跨代劳动力希望的直观的用户体验，会直接导致系统的用户采用程度低下。所有这些因素最终都会影响到企业的竞争力和盈利能力。采用最新的技术来优化劳动力管理流程，企业能够激发员工对系统的采用主动性，从而提升数据准确性，获得数据的实时可视性和洞察力，来改善决策的有效性 ，最终推动更好的商业目标。如果你还在依赖这样的解决方案：考勤、排班、HR、薪资和人才管理各个模块相互孤立，这会大大阻止劳动力管理的有效性： 不相关的系统使得获取一个来源唯一、可信的数据变得困难，迫使经理们基于不够完整、不够准确甚至有时候是主观判断的数据来做出决策。 白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备3 追求行业最佳实践 1Mollie Lombardi, Four实现企业劳动力技术总体投资回报的四个关键, 布兰登霍尔集团 （Kronos公司发起），2015年7月.缺乏一致的可见性和控制将会阻碍企业在全球化环境中有效运营的能力以及快速响应业务环境变化的能力。 没有来源统一和可靠的劳动力数据，企业会面临更多的合规挑战，以及员工敬业度问题，尤其是新生代年轻劳动力期望整合的高效的技术和流程。当升级劳动力管理解决方案的时候，企业应该考虑采用一个统一的和整合的劳动力管理解决方案来进一步控制成本，提升绩效和保持合规，不用试图去解决当前拼凑起来的松散集成的模块，而应该寻求一个充分统一和整合的平台，集成招聘、入职、核心HR、绩效管理、薪酬设计和管理、时间和考勤、排班、缺勤管理以及薪资系统，所有这些能够共享一个共同的员工记录来源，而且在一个直观的易用界面中。 一个统一整合的劳动力管理套件消除了容易出错的重复数据进入应用系统的机会。所有的员工数据包括考勤、缺勤、休假和班次等都是一次输入，系统自动将其应用到需要的地方，以保持一致性和准确性。一个统一整合的平台也满足了新生代员工所需要的界面和直观的工作流，这将降低培训需求和提高效率。另外，统一的系统可以很容易地自定义用户的安全配置文件，授予基于权限的数据访问权限，并自动将它们应用到所有数据源。 B P HW I W d 6 I W 9 b % 4 6rK LC “Sb/ $ # % / 94 B b Lm _ 5 KD Llb pKD Ll H 11 5 V HW I W5 BadB %Z t 5 aqa W5 a a1# v sb V 4 6r7/ z b “/ z V1 7 S a vv s# jb 4 6 / 4 1oz VnV75 Sz z %b” 1一流的企业使用时间和考勤数据绝非只为了追踪考勤数据和计算薪资。他们采用它来引导战略性的业务决策，来提升运营绩效，最终帮助实现长期的业务目标。4今天最重要的选择标准安全和可靠性 采购成本和持续价值 Callout header style Bullet number 1 Bullet number 2 Bullet number 3 Bullet number 4自动化和集成性： 劳动力管理的基础落后 平均 最佳运营卓越基本记录招聘HR 薪资 考勤缺勤排班活动/人工成本 劳动力分析 自助服务 数据采集图1 2Jayson Saba, 时间和考勤战略 (阿伯丁集团, 2011年). 3Mollie Lombardi,实现劳动力技术投资整体回报的四个关键，布兰登霍尔集团（ Kronos公司发起），2 015年7月，第20页 4Ibid., 第20页5Ibid., 第8页白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备由于今天的劳动力管理技术对于生产率、合规 、敬业度以及可见性产生着重要影响，选 择合适的解决方案比以往任何时候更重要。根据布兰登霍尔最近的研究，安全/可靠性以及成本是企业选择劳动力管理系统时最通常考虑的因素,3这并不吃惊，普遍存在的 预算限制和日益增长的数据私密性考虑。研究同时揭示了企业偏好能够灵活配置的解决方案，来满足其独特的流程、政策和行业需求，以及偏好那些提供自助服务来轻松获取信息的解决方案。4 由于劳动力管理系统今天在企业中扮演着一个更集中的和战略性的角色，所以需要足够的安全和可靠性来保护敏感数据以及不间断进入应用系统和获取数据。与传统的站内部署系统相比，基于云的解决方案更容易帮助企业创造虚拟的安全模式，充分借助高级分割，认证和加密。云平台还提供了最先进的物理安全功能，例如对于数据库、建筑物以及总数据中心进行生物识别的进入控制。更进一步，基于云计算的产品通常都提供高可靠性，因为他们托管在数据中心，这里安装了灭火、冗余数据和电力系统，并且自动将数据转移到灾备地点。 在任何技术的采购决策中，成本都是一个关键因素。但是，我们不局限于采购成本或者订阅费，放眼未来考虑优化的和整合的劳动力管理流程带来的价值，其实对于企业的业务是更有意义的。当考勤管理、排班、休假管理等流程更优化和整合，准确度更高，劳动力管理更加精益化将为企业节约更多成本，通过更好的劳动力规划来帮助企业避免不可预见的成本，如计划外加班成本或是招聘替代员工。研究表明 ， 将 时 间 和考勤 、 排 班 流 程 自 动化的 企 业比那 些未充 分 自动化的企业节 约 三分之一的计划外加班成本。5劳动力管理技术成熟度曲线2随着企业在劳动力管理技术成熟度曲线上向着最佳实践迈进，他们持续自动化流程，从时间和考勤管理的自动化迈向一个完整的、统一的解决方案平台，跨越核心HR、招聘、缺勤管理、排班、自助服务和劳动力大数据分析。与传统的站内部署系统相比，基于云的解决方案更容易帮助企业创造虚拟的安全模式，充分借助高级分割，认证和加密。5系统的可配置能力便捷的自助服务解决关键的劳动力挑战 6Ibid., 第20页. 7Ibid., 第18页.0%20%40%60%80%100%82%安全和可靠性 成本 可配置性 自助服务75%65%64%来源：2015年布兰登霍尔集团人力资本管理技术趋势研究（n=365）图2 白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备由于劳动法规、集体协议、公司政策总在不断的变化中，而且不同国家和地区存在差异，企业需要实时了解劳动力管理系统中需要更新那些规则。招聘一个开发人员或者依赖于系统供应商来持续更新这些经常变化的政策和薪资规则，意味着高成本和低效率。企业应该在源头就选择能够高度灵活配置的劳动力管理系统，以自行自主更新所需要的工作和薪资规则，快速简便，这些配置涵盖在时间和考勤 、 HR、 薪资、排班、缺勤等模块 中。这将确保企业保持劳动法规以及公司政策在系统中的最新状态，而无需依赖于专有技术人员或者第三方技术专家的资源限制。 当新生代成为劳动力主力大军，工作环境中的技术应用正在发生根本性的变化以适应他们的用户期望。为了吸引和保留人才，企业在技术应用上也需要充分提供那些直观的、个性化的和易用的系统。当员工需要完成劳动力管理系统中的任务时，从查看班次到交换班次到申请休假等，都希望能够快速、便捷和自如，他们需要充分的自由和自我掌控。 后台系统中预设置规则，前端的自助服务可以在任何终端上进入并完成操作，如考勤终端、电脑以及移动设备。研究表明在劳动力管理系统中采用自助服务的企业员工主动离职率显著降低。7 随着商业环境、法律法规以及劳动力人口学的不断变化，企业正在面临新的劳动力管理挑战。创新的劳动力技术能够帮助企业解决与员工敬业度、合规、组织透明相关的关键挑战，以提升人才保留，管理复杂场景以及组织绩效。劳动力管理解决方案选择标准66白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备聚焦员工敬业度 确保合规 .8盖洛普, 员工敬业度推动业务增长 (2013), 点击查看 gallup/businessjournal/163130/ employee-engagement-drives-growth.aspx, accessed June 11, 2016.劳动力管理解决方案是提升员工敬业度战略中的一个关键部分。员工在工作场所中 的每日体验直接关系到他们是否参与并愿意投入自愿和自由支配的努力来达成目标。 这个层级的参与度并不能通过 HR的发动和激励达成，而是需要现代化的劳动力管理技术和流程来产生作用: 扫清阻止员工高效工作的障碍 用工具和信息增强灵活性来帮助职场中的员工 为所有员工创造公平和公正赋权员工选择工作的时间和种类 促进和奖励正面的行为 哪怕是仅仅针对好的出勤记录 员工敬业度的益处超越吸引和保留高绩效劳动力，研究表明员工敬业度高的组织常 常具有更高的创造利润的能力和更强的品牌。根据盖洛普2013年美国职场 调查显示， 拥有敬业员工比例高的企业比竞争对手每股收益高出147%。8 企业需要不断应对合规挑战，如新劳动法和规则变化相关的带薪休假制度、加班、 最低工资、公平、疲劳与安全以及福利政策等，一个整合统一的劳动力管理系统能够 帮助企业满足复杂的合规需求，确保正确的法规遵从。它能提供的工具和功能涵盖：提供准确、实时的员工排班、技能和证书、休假以及工时信息 为集团型企业集中化和统一合规管理 实时记录和分析员工排班、工时记录和计算来确保合规并提升劳动力利用率 大数据分析和各种合规报告 研究表明企业采用员工自助服务来进入、查看和操作劳动力管理事务的企业主动离职率显著降低。7创造一个透明和信任的文化 技术趋势产生的影响 易用性 9Mollie Lombardi, 实现劳动力技术投资回报的四个关键, 布兰登霍尔集团 (2015年 7月), 12页. 10Jeanne Mister, 打造职场透明度的战略，福布斯 (2015年 2月 10日), forbes/sites/jeannemeister/2015/02/10/five-strategies-for-building-transparency-in-the-workplace/#52d94c25548f.白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备近期的研究表明那些采用了自动化时间和考勤以及排班系统的企业在合规成绩方面两倍于未采用的企业.9 今天的多代劳动力环境在打造透明度方面能够赋予企业更高的价值。根据福布斯调查，80、 90后以及新生Z一代员工将透明度以及分享知识和数据的便捷性视为职场中建立信任的关键. 10E员工越来越期望一个开放的和诚信的职场文化，不同层级的员工之间不存在障碍并且每个人能够清晰的知道企业的动向。一个统一的劳动力管理解决方案提供实时可见性、数据获取的便捷性，通过自助服务或是关键指标的仪表盘分析，掌握重要的趋势或是管理例外。一个完全集成的系统帮助员工和管理者清晰理解企业关于加班、缺勤、休假、排班、薪资等的可应用规则和政策，从而推动更高的敬业度和生产率。自助服务功能更进一步促进了透明度和信任感，通过赋权员工查看他们需要的信息，以及自助执行日常任务如接受班次、申请换班、自助选班等，无需通过他们的管理者或者人力资源部门。 随着企业升级到现代劳动力管理解决方案，他们想要借助最新的技术趋势来提高用户对系统的采用程度以及加速投资回报。与用户体验、移动功能、云计算和大数据分析相关的技术趋势在增强了对于不断变化的用户和业务需求的响应程度同时，最大化企业灵活性和敏捷性来保持竞争优势。 更加易用的劳动力管理系统是让员工和管理者愿意直接采用的技术。当企业员工正确和持续使用系统时将推动企业实现商业目标，这点非常重要。对于今天的多代劳动力而言，易用性的标志包括： 一个统一数据源头、面向消费者的用户界面 一次登录到集成应用更便捷访问信息和使用功能个性化以及基于角色的用户界面能力与外部内容整合一个统一的劳动力管理解决方案提供实时可见性、数据获取的便捷性，通过自助服务或是关键指标的仪表盘分析，掌握重要的趋势或是管理例外。白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备8移动应用 云计算 11Kate Meyer,80/90后成为数字化原生代: 神话与现实, 尼尔森诺曼集团, 2016年1月3日, nngroup/articles/millennials-digital-natives/ 12DOMO, 80/90后和移动技术: 适应一个移动为王的世界, 2015年第六章, web-assets.domo/blog/wp-content/uploads/2015/08/r02_domo_millennials_report.pdf. 13Mollie Lombardi, 实现劳动力技术总体投资回报的四个关键, 布兰登霍尔集团 (2015年 7月), at 10.“ - +Y 80a 90 0 P 4# PN “db 80a90 H v Hz Google 7 S M !e 3 1Y9 I 1“d !9 4yb PKMY# Hr7Tmav . Nb? m E W P ZM/ L H Vn#4r qbM/ ?4 6 5 /m)4 xYL H5 ) Y h pYV P HW5 zYVzM !“d | ? M/ 1$ BA U21.8% 3 sVU B|M/ TSTFs ?T$ h v B X4 LC 5 “S7 -9F =*5 g p HbB %Z? H H K/ g ?i O4 6 3 qb 9 SaaS4 P? 5 %Z ?+ ? b :“v 2015 M 5 / t V 68% V U 5 %Z SaaS 5 C/ Z T13 这使得最终用户变得响应及时高效，而制作用户手册、大量文档甚至是帮助文档都成为了历史。68%的企业明确表示他们偏爱他们的人力资本管理解决方案是SaaS或者云交付的，不管他们现在的技术部署是何种方式。白皮书 时间和考勤战略-为今天的多代劳动力准备kronosCV0111-USv2运用大数据 结论 14Ibid., 第15页.随着企业将劳动力流程越来越自动化，更多的劳动力数据被积累起来，这些数据可以和其他业务系统如 ERP、 POS中的数据整合起来，进行强大的大数据分析。劳动力和业务数据的整合和分析能够显著改善企业的计划能力，使得企业能够有效进行劳动力需求与短期、长期业务目标之间的平衡。研究表明能够将劳动力与业务流程紧密关联的企业在营业额年度同比增长方面能够达到61%.14 劳动力大数据分析将企业中已有的数据转变成可以执行决策的洞察力。按需设置的仪表板帮助管理者实时洞察关键绩效指标，轻松掌握模式、趋势和关系。大数据分析将每天的劳动力运营方面的“谁”和“什么”呈现给商务智能来发现“为什么”，帮助企业了解现象后面深入的原因以及成本，掌握诸如超出正常指标的加班、长期缺勤、低生产率和无效排班等。 不管企业的劳动力管理技术处在哪个阶段，您都有机会实现在自动化以及整合其他劳动力管理流程方面的更大价值。自动化考勤是提高效率的一个基础，将它扩展到HR、薪资、排班和缺勤管理，成为统一的劳动力管理平台的一个部分，能够显著提高企业控制成本、最小化合规风险以及提高劳动力生产率和敬业度。自助服务、大数据分析以及人工成本的精细化追踪能够进一步通过推动员工敬业度和帮助管理者实时洞察做出决策来提高绩效。 今天的多样化和跨代劳动力对于工作中的技术要求体现在直观、个性化和随时随地可获得。为了建立和保留高绩效劳动力，企业应该寻求能够提供面向消费者的用户界面、自助服务和移动应用的劳动力管理解决方案，帮助员工保持敬业度和感受到赋权。此外，应该考虑云端部署的优势，包括安全性、可靠性、可扩展性和快速应用软件最新的功能，来提高企业的敏捷性并降低对于IT人员的依赖。 研究表明能够将劳动力与业务流程紧密关联的企业在营业额年度同比增长方面能够达到61%. 2016, Kronos Incorporated. Kronos Kronos Workforce Genie, HyperFind, Workforce Device Manager Kronos Incorporated M 1 S b M Y “ V ? 1 Sb ?S ( V ? M b = b