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2019年办公空间使用基准指南32您是否发现，办公场所的优化速度已经跟不上业务发展和员工需求的变化速度？其实，这种情况并非个例。步入互联网时代，科技和社会变革正快速转变我们的办公场所。而当前的变革速度更是前所未有。不同行业不同规模的企业都致力于开发定制未来导向性办公场所策略，使其办公场所更加高效灵活。过去，技术型员工大部分时间都在自己的办公桌前埋头工作，偶尔才到会议室参加会议。那时的办公场所规划较为简单。然而， 根据高德纳集团（Gartner Group）的数据显示，现如今普通技术型员工只花费其40%的时间在办公桌前工作；而财捷集团（Intuit）的研究则显示，当今有80%的工作需要通过协作来完成。越来越多的员工开始在非传统办公区域办公家里、咖啡馆、联合办公空间甚至是办公室内的休闲区。随着时代的变革，办公场所需要融合更多协作空间和活动空间，办公空间规划策略也开始出现巨大变化。办公场所的管理者也逐渐意识到新的科技手段所带来的巨大机遇，如实时使用率数据收集、预见性分析、人工智能和认知技术等。同时他们也看到对使用率的实时掌握能够帮助他们跟上数字化时代的社会变迁。通过追踪空间使用情况，我们可以洞悉更有价值的驱动因素，来提高实际工作效率；亦可削减在大型办公室的不必要支出，用以设置更多的协作空间；同时还能吸引更多“千禧一代”和喜欢“随时随地”办公的优秀人才。做好准备，拥抱办公场所新机遇仲量联行2019年办公空间使用基准指南（2019 Occupancy Benchmarking Guide）揭示了在工作环境不断变化的情况下，数据和深度分析对办公场所策略制定的重要性。77%的受访企业表示，今年不动产团队的首要目标是提高空间数据的准确性。这一数字恰恰表明了企业不动产领导层需要更充分的信息来做出更明智的决策。除此以外，受访企业的重点目标还包括：优化办公资产组合、降低办公空间整体成本、在空间策略规划中提高对占有率数据的相关使用。在下文中，我们将探讨如何利用使用率追踪工具、需求预测及其他领先技术来帮助您优化不动产组合、过渡到全新的灵活工位办公策略、提高办公空间数据准确性以及降低成本。我们的基准数据描绘了一幅处于快速发展之中的行业图景，这进一步印证了我们与全球领先企业合作时所观察到的变化。仅过去一年，仲量联行的空间数据策略规划服务实现了74%的业务增长，因为有越来越多的企业希望通过寻求可信赖的合作伙伴来帮助他们实现更灵活办公方式和技术驱动型规划策略的转变。衷心感谢客户与我们共同踏上这段旅程，与我们的团队并肩合作，开拓创新。无论未来如何，未来终将来临。我们须携手共进，突破科技与人性化相结合的局限。您准备好了吗？办公空间使用基准指南 | 2019“改变从未如此之快，而且再也不会比今天慢。 ” Justin Trudeau (加拿大总理 )前言 3概述 4基准指标 6空间利用 12移动性 22办公空间使用及功能标准制定 30需求预测与规划 36成本节约与成本规避 40办公空间数据准确性 42办公空间分配与费用分摊 46科技 52全球基准指标分析 58Susan Wasmund区域总监 办公空间数据策略规划服务负责人 美洲区 +1 312 228 3377 Susan.Wasmundam.jllJulie Brown董事总经理 办公空间数据策略规划服务负责人 欧洲、中东和非洲区及亚太区 +44 (0)207 087 5797 Julie.Browneu.jll 54办公空间使用基准指南 | 2019调研参与者行业分布6%4% 5%5%1%3%3%3%8%1%11% 17%通讯 金融服务保险生命科学餐饮消费品医疗专业服务机构工业公共部门非盈利机构公用事业33%科技关于本指南对未来办公方式的预想正在转变全球的办公场所。办公场所的相关负责人必须制定并实施完善的企业不动产策略， 打造适合公司文化的工作环境既不浪费，又有足够可用空间。我们每年公布的办公空间使用基准指南旨在为您实现这一新平衡提供方向。我们邀请世界各地最具前瞻性的不动产团队详细回答了近100个关于他们如何使用办公空间的问题。我们希望通过分享其他企业对其办公空间的规划及使用情况，助您从中获得有价值的参考，从而制定并优化自己的办公空间规划及使用策略。补充说明报告中相关术语的定义请参考指标解释部分。以下为其他补充说明：null 我们收到了来自69家仲量联行合作企业的108位管理人员的回复。“调研参与者”指受访人数，而非企业数。null 办公空间策略规划与技术空间策略规划不尽相同，因此我们会将办公空间和实验室及研发设施等技术空间加以区分。null 有些问题要求调研参与者“选择所有适用选项”。这种情况下，数据总和可能超过100%。null 我们在报告每一章节的开篇均介绍了对此空间管理项目施行区域所进行的调研情况。76办公空间使用基准指南 | 2019详细的空间使用指标有助于我们了解办公空间使用情况及办公资产的运营绩效。有了合适的指标作参考，企业不动产团队可以为目前的办公场所制定明确的办公空间使用准则，或建立以未来为导向的办公空间规划。通过标准化计算，企业还能与同一行业、同一区域甚至其他类别的企业进行比较，从而找到改进方向。数据的力量客户目前会采用办公空间基准数据和指标作为不动产管理报告的内容。69%指标定义 null 套外总建筑面积（平方米，GSM）：自建筑物外墙外侧（含墙体面积）算起的总面积。null 套内建筑面积（平方米，GSM）：套外总建筑面积减去外墙墙体面积。null 使用面积（平方米，USM）：套内建筑面积减去墙体、楼梯、电梯、卫生间和设备间等其他结构的面积。null 空间容量：可使用的工位和私人办公室的总数。null 人员数/员工数：分配到某个工位或区域的人员数量。null 空置：尚未分配人员的工位和私人办公室。null 空置率：空置数值与空间容量的比值百分数。null 空间密度：用可租赁面积（平方米，RSM）除以人员数或空间容量，以确定每人或每工位平均租赁面积，以此衡量办公空间使用效率。全球办公空间数据报告现状北美区70%30%亚太区70%30%欧洲、中东 和非洲区61%39%拉美地区/南美区73%27%已采用办公空间策略规划指标未采用办公空间策略规划指标基准指标 98办公空间使用基准指南 | 2019全球范围内，58%的调研参与者表示，其办公空间的平均空置率为空间容量的10-29%；其余调研参与者所在企业的平均空置率则高于或低于这一区间，且分布均匀。在欧洲、中东和非洲区与亚太区，约70%调研参与者所在企业的平均空置率要低于20%，而美洲区仅有38%达到了这一空置水平。不同区域的办公空间空置水平大部分调研参与者（52%）表示其所在办公空间人均租赁面积为12-15平方米，甚至更低；在这一范围内，来自北美区的调研参与者比例最高。其他区域空间密度的平均水平要低于人均11平方米。人均办公空间租赁面积美洲区（北美区、拉美地区和南美区）调研参与者中，有半数以单位工位面积衡量办公空间密度。亚太区参与者更倾向于同时采用人均面积和单位工位面积来衡量办公空间密度，而非采用单个指标。与其他区域不同的是，欧洲、中东和非洲区没有任何受访企业只采用人均面积进行衡量。空间密度的衡量方式近四分之三（72%）的调研参与者表示，其办公空间每工位租赁面积小于或等于12-15平方米，其中包括了所有拉美地区、南美区及亚太区企业；与人均办公空间租赁面积情况相似，在这一范围内，来自北美区的受访者比例最高。其他区域的空间密度平均水平要低于每工位11平方米。每工位办公空间租赁面积我们发现，人们越来越青睐于开放式办公环境：例如， 43%的调研参与者表示，目前其办公室内封闭式办公空间所占比例只有不到5%，而2017年这一数字曾达到了35%。此外，如今有41%的调研参与者表示，其所在企业封闭办公室与开放工位的比值百分数在10%或以上，远低于2017年的水平（2017年的调研参与者在这一范围内的比例达到了57%）。如果按区域进行划分，北美区企业中封闭办公室与开放工位的比值最高：有62%的调研参与者表示，企业封闭办公室与开放工位的比值百分数在10%或以上。而拉美地区、南美区、欧洲、中东和非洲区以及亚太区超过50%的调研参与者所在企业封闭办公室与开放工位的比值百分数在9%或以下。封闭办公室与开放工位数量的比值百分数有半数参与者（51%）所在企业没有制定计划性空置计划。但在有计划性空置计划的受访企业中，计划性空置率低于10%的比例为78%。这一情况在四个地区相对一致。计划性空置 50%每人平均租赁面积每工位平均租赁面积其他人均15%计划性空置率为5-9%无计划性空置计划性空置率为10%-14% 人均16-19平方米每工位16-19平方米10%-19%人均12-15 平方米每工位12-15平方米5%-9%人均20-24 平方米每工位20-24平方米20%-29%人均25平方米每工位25 平方米30%46%33%16%37%23%30%21%18%15%10%5%12%11%9%1%15%12%4%51%19%19%43%35%15%人均办公空间租赁面积空间密度的衡量方式每人平均租赁面积及每工位平均租赁面积封闭办公室与开放工位数量的比值百分数计划性空置率每工位办公空间租赁面积15%23%42%10%5%5%13%25%37%25%0% 0%0% 0%27%45%18%9%0% 0%38%31%6%25%北美区 亚太区 欧洲、中东和非洲区 拉美地区/南美区1110办公空间使用基准指南 | 2019关键要点追踪空间使用基准数据和指标只是不动产组合优化的第一步。应用空间使用指标的企业追踪空间使用情况和/或利用其相关使用数据的可能性比其他企业要高出47%。他们采用成本分摊制度即根据不同业务部门所占空间的比例向其收取相应费用的可能性也比其他公司要高出43%。基准数据也有助于提高财务收益应用空间使用指标的企业实现成本节约或成本规避的可能性也要高两倍。此外，在调研参与者中，拥有70万平方米以上租赁面积的企业应用空间使用基准数据和指标的可能性比租赁面积小于70万平方米的企业高出8%。此次调研共涉及13个行业，每个行业均有至少一家企业应用空间使用基准数据和指标，这表明空间使用数据对不同业务领域的企业都很重要。客户最关注的空间使用指标与2017年的调研结果相同，对客户而言“占用/空置”、 “实时空间利用率”和“空间密度”是三个客户最关注的空间使用指标。 开放式空间比率其他移动比率成本/工位每人/工位租赁面积实时空间利用率占用/空置12345 67行业 每人平均租赁面积（平方米） 每工位平均租赁面积（平方米）通讯 12.5 10.88消费品 23.17 16.94金融服务 13.78 12.68医疗 19 19.17工业 15.17 15保险 16 12.5生命科学 16.07 15.69非盈利机构 13.5 13.5专业服务机构 57 15.17公共部门 13.5 13.5餐饮 17.5 22科技 16.22 13.16公用事业 17.75 15.5不同行业的平均空间密度不同行业的平均空置率15% 18% 16%通讯 金融服务消费品35%公用事业28%25%16%生命科学 专业服务机构非盈利机构12% 15% 32%保险医疗工业15% 25%餐饮公共部门25%科技1312办公空间使用基准指南 | 2019准确衡量，继而微调若要提高办公场所的生产力及效率，首先要了解目前员工对办公空间的使用情况。然后，企业不动产团队可以依此明确需要改进的区域并采取措施提高使用率。科技和办公场所策略的发展为该“两步改进法”带来了诸多便利，不过同时也意味着面临新的问题和挑战。对企业不动产团队而言，深度改善空间使用情况是一项非常艰巨的任务。他们需要综合考虑各方面因素，例如业务部门和人力资源部门可能更希望有私密办公空间；不喜变动的员工也可能对此做出抵制。更重要的是，他们还需考虑法律法规的问题，尤其是适用欧盟通用数据保护条例（简称GDPR）的欧洲地区。不过，那些妥善处理这些问题的企业最终都取得了意想不到的成果在采取优化空间利用水平的措施后，员工行为并未发生转变，而员工与空间的互动模式则开始成形。优化办公空间使用水平有何潜在优势？研究表明，采取改善措施的企业可以实现以下成果：指标定义null 空间利用：办公空间的使用时长。办公空间策略规划顾问可使用各种技术手段和基础方法对可分配（工位/办公室）和共享（公共区域和会议室）办公空间进行评估。null 空间利用率： 各个空间（含办公室/行政空间和技术空间）使用时长所占百分比。null 空间利用率调研：通过科技手段或物理观察来衡量建筑物内各个空间使用时长所占比例。数据洞察全球范围内，调研参与者所在企业对办公空间或行政空间的平均利用率为63%。其中，38%的调研参与者所在企业使用办公空间的时长不到60%，只有13%的调研参与者所在企业使用办公空间的时长超过80%。企业空间利用率的提高往往会归因于灵动办公策略的推广。这些企业积极地帮助员工适应新的工作方式，如从每人配备专属办公桌的传统办公模式转变为无固定工位的、按员工工作内容自由选择工作地点的灵动办公模式。空间利用的调研参与者所在企业会追踪其空间利用率数据。66%通过计算整栋楼宇或整个楼层的空置水平，来降低额外成本通过更好地利用现有设施设备，改善空间使用者体验消除空间过度拥挤或未充分利用的问题，以及对用户体验产生负面影响的风险通过了解空间实际利用率，来合理调整不同空间的投资分配，实现办公场所的投资回报通过分析办公空间规划和员工使用规律是否匹配，以明确“变革管理”措施是否有效空间使用率追踪深度调研我们对这66%的企业做了深入的研究，以了解企业为何 追踪、如何追踪、追踪持续期以及追踪何种办公空间的实际情况。办公空间使用基准指南 | 20191514办公空间使用基准指南 | 2019不同地区的空间利用率 数据追踪概况全球企业的空间利用率数据追踪情况较为相似。其中， 欧洲、中东和非洲地区的企业对空间利用情况最为关注，有72%的调研参与者确认其所在企业正在对办公空间利用率数据进行追踪。企业收集空间利用率数据的原因企业为何要收集办公空间利用率数据？调研参与者所在企业最多提及的原因是，为做出更明智的规划决策提供支持。这也表明，自2016年以来出现了一个巨大转变不同于以往出于报告需求而“被动地”进行数据收集，如今，企业不动产管理团队通常希望“主动”收集空间利用率数据来优化空间规划。72%其他6%成本报告8%空间需求预测37%引入灵动办公策略55%业务变化55%空置报告61%空间规划90%北美区亚太区欧洲、中东和非洲区拉美地区/南美区64%65%64%办公空间利用率4%33%只采用科技设备进行追踪，不进行目测43%采用科技和目测法相结合的方式24%只采取目测法企业采取科技手段来收集办公空间利用率数据的概况空间利用数据收集方法目测法：每天数次到办公场所观察人员进出、离开及其他相关情况。传感器：采用科技设备来收集办公空间使用数据，如热量传感器、桌面传感器、座椅传感器和运动传感器等。刷卡和可穿戴设备：利用员工卡刷卡数据、下载到手机的应用程序或个人互动追踪器等，对办公空间使用情况进行追踪。互联网：通过网络活动（包括有线和无线网）和状态监视器（如即时通讯）追踪办公空间使用情况。目测法 传感器 wifi连接刷卡/ 可穿戴设备其他不同空间利用率数据追踪方法概况65%15%20%56%8%1716办公空间使用基准指南 | 2019空间利用率调研时间在开展过空间利用率数据调研的调研参与者所在企业中，只有30%的调研参与者所在企业持续进行数据追踪，不断收集特定工作场所的相关数据，在2017年基准指南报告中这一比例为42%。此外，利用率数据收集期在两周以内的企业占比从2017年的31%增至2018年的45%。 是何因素导致上述变化？我们的实地团队发现，随着高成本空间利用率追踪技术逐步被接受，考虑到成本控制的问题，一些客户也开始限定调研时间。这种权衡通常收效甚好， 因为用技术手段收集的数据质量和数量都远高于传统手段。不同规模的企业调研空间利用率的概况虽然共有66%的调研参与者所在企业开展过空间使用情况追踪调查，但在管理面积28万到70万平方米范围内，有83%的企业更倾向于追踪调查空间使用情况。对会议室和开放式协作空间利用率数据的追踪调研对技术性空间利用率数据的追踪调研在追踪空间利用率数据的调研参与者中，有39%的企业对会议室及开放式协作空间的使用情况进行追踪调查。追踪空间利用率数据的调研参与者中，13%的企业对实验室、生产设施、仓库和数据中心等非办公区域（非行政区域）进行追踪调查。不同地区的平均空间利用率不同行业的空间利用率办公空间利用率数据追踪与其他办公空间数据策略规划之间的联系在追踪办公空间利用率数据的企业中，有71%的企业同时也收集需求预测的相关数据这一比例是不追踪办公空间利用率数据的企业的两倍。同样，追踪办公空间利用率数据的企业采用办公空间分配规划方案的概率也是不追踪办公空间使用数据的企业的两倍，其中按业务部门分配办公空间的比例为82%。1至2周45%3至5周13%5周以上13%持续进行30%82% 59% 57%通讯 金融服务消费品80%65%95%非盈利机构 公共部门专业服务机构60% 78% 69%生命科学医疗工业75% 61%科技餐饮50%公用事业北美区亚太区欧洲、中东及非洲区拉美地区/南美区60%68%64%140万平方米64%1918办公空间使用基准指南 | 2019行业：金融服务/保险业 地区：美洲区规模：22万平方米关键要点调查衡量办公空间利用情况是企业优化员工体验的一个重要环节。针对团队发现的问题采取相应的解决措施，可以提高员工的工作热情和工作效率，同时大幅降低成本。这些潜在优势促使很多企业不动产团队将空间利用率追踪工具应用于整个不动产组合中从之前只是简单地关注空置率，转为研究如何减少隐藏在未充分利用空间中的实际空置。如果您所在企业想要调研办公空间利用率情况并根据最终结果采取措施，那可能需要从多方面着手：从确定合适的工位预订系统和员工变革管理，到寻找能协助执行这些计划的最佳合作伙伴。我们建议采取综合解决方案来调研空间利用率情况并根据调查结果采取相应措施，将测量技术解决方案、办公空间规划数据分析和办公场所策略相结合，以获得并实施合适的综合解决方案。背景情况某企业在重新装修工作场所后，希望详细地了解新办公空间使用情况以及哪些区域使用率最高。该企业不动产团队希望根据调查结果来调整未来工作场所装修的相关标准。解决方案我们的团队对3326个办公空间进行了全天候的密切观察，并将不同区域划分为“高频使用”、“暂未使用”或“未使用”。最终通过综合报告来详细解析我们在数据调查过程中所发现的相关趋势。分析结果调查显示，已分配的办公桌有一半时间未得到充分利用，对会议室的使用率也比基准水平低了50%。上述结果为该企业的灵活工位办公模式提供了数据支持；也促进了该企业优化工作场所相关指标，设计出更高效使用的办公空间。