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深入了解企业差旅和费用管理的趋势和技术 2018 Industrial Report 2018 行业报告 当前相关行业领先公司的费用管理和差旅预订的趋势 业界领先的差旅和费用管理软件解决方案的特点 公司如何实现最佳差旅和费用管理目标 热点抢先看 2018企业差旅和费用管理洞察报告 目录 CONTENT 1 简介 2 研究概述：企业差旅和费用管理的现状 3 领先的TEM特性和功能 4 实现TEM目标 5 关于每刻 P1 P10 P15 P19 P0 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 简介 brief-introduction 近年来，愈演愈烈的全球化趋势、日益快捷的交通运输方式、基于互联网的通信和移动技术 的重大发展改变了全世界企业的需求，同时也进一步使商务旅行者的费用报销和旅行预订过 程变得更为复杂。因此，员工在差旅过程中对更快、更高效、更简单的差旅和费用管理 (T&E) 工具的需求日益增长。 本报告专为尚未采用 TEM 解决方 案或正在犹豫不决的公司所量身定 制。通 过 分 析 PayStream Advi- sors 的调查数据和市场调查，本报 告确定了手动报销的常见难点以及 通过自动化可以实现的潜在好处。它 探讨了当前对于费用管理和差旅预 订的趋势，详细介绍了业界领先的 TEM 软件的功能，并提供了实现 TEM 目标的策略。 差旅和费用管理 (TEM) 解决方案可自动创建、提交、批准 和处理费用报销，同时也可以提供差旅预订支持。各种规模 和不同行业的公司都开始转向这些自动化系 统，以降低处 理成本并获得对 T&E 支出的更多控制。因此，TEM 解决 方案是当今所有企业中应用最广泛的后台处理技术。通过消 除手动费用报销和差旅行程预订，公司可以提高效率、节省 成本、提高员工生产力，并在市场中保持竞争优势。 在改进后台流程方面，从采购到采购合同管理和发票工作流程，公司越来越意识到自动化软件 的价值，以提高效率和利润。然而，公司选择基于云的后台办公技术的比率，例如电子采购 (eSourcing), 通常都不到 30%。另一方面，费用管理和差旅预订解决方案是最常采用的软件 类型，42% 的公司使用费用管理解决方案，30% 使用基于云的差旅预订工具，具体见图 1。 研究概述：企业差旅和费用管理的现状 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 全自动的差旅和费用管理流程，涉及在商务旅行开始到旅行后花费分析阶段的整个 T&E 生命 周期中所使用技术。以下探讨差旅预订和费用管理趋势的内容，来自于 PayStream 2018 年 TEM 调查数据，该调查收集了来自许多行业和细分市场的公司的 300 多份调查回复。 P01 Part 1费用报销 1.现状 图1：采用自动化的解决方案 专业费用管理软件工具 基于云的差旅预订工具 集中的自动化合同解决方案 基于云的电子采购 42% 30% 27% 20% PayStream 将这种“采用自动化解决方案” 的趋势归因于手动费用报销任务的低价值性 质，以及随着公司的发展，手动报销会在很大 程度上增加成本和时间。另一个原因是当今 商业环境中的差旅数量不断增加，以及通过 有效方式预订差旅需求和处理大量费用报销 的必要性和重要性。TEM 软件提供直接的解 决方案，以实现这些目标并降低成本，从而实 现更高的投资回报率。 研究表明，尽管许多公司采用了基于云的 TEM 工具，但超过一半的 AP 部门仍然使用传统和 低效的方法收集收据和发票，请参见图 2。这些公司的差旅出行者要么发送纸质收据或基于电 子表格的报销，要么使用费用内置 ERP 系统中的报销工具。这些方法在时间和金钱方面都是需 要相当代价的，因为它们给员工带来了很大负担，需要特别注意确保准确性，浪费时间在低价值 的任务上。此外，这些方法往往会导致数据错误，并导致不合规或欺诈性员工支出的风险增加。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P02 图2：提交费用单和报销的方法 42% 23% 22% 13% 员工使用专用的基于云的管理软件工具 员工使用ERP系统中的报销工具 员工使用电子表格和扫描打印收据结合的方式 提交传统纸质手工报销的方式 公司规模在企业是否已自动化其费用报销流程中起相当大的决定作用，参见图 3。公司越大 , 使用基于 云或 ERP 的解决方案的可能性越大 , 而小公司更有可能使用纸张或者基于或电子表格来提交费用单 和报销过程。 影响这一趋势的因素有很多，其中一个原因就是大公司更有可能拥有更多的出差员工、高管、销售团 队、顾问和其他经常出差与客户会面并履行关键业务职能的人。随着更多的差旅带来更多的费用报销， 节省更多员工花在填写所需表格，处理报销和完成其他相关费用任务上的时间。同样，在手动 T&E 流 程下，企业缺乏对支出的可见性，不遵守公司差旅政策方面现象也时有发生。总体而言，费用管理解决 方案可为拥有较多差旅的大公司带来更高的投资回报。 公司在技术方面的经验也在其自动化状态中发挥作用。较大的公司通常拥有完备的基础设施，可以轻 松支持技术更先进的解决方案；较小的公司并不总是有资源采用和实施大规模的解决方案。这个问题 与为中小型企业量身定制的解决方案相对缺乏有关。大多数 TEM 工具都是根据大企业的相关需求制 造和定价的。然而 , 在过去的几年中，为中小型企业设计的可用软件选项稳步增长，PayStream 认为 中小企业和中端市场的采用率将持续增加。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P03 图3 不同规模的企业在TEM解决方案差异化上的因素 中小型企业 中型企业 大型企业 28% 42% 21% 54% 33% 25% 10% 3% 12% 18% 30% 24% 费用管理解决方案的采用也因行业而异，请参见图 4。PayStream 将此归因于不同行业的公司的典型 规模和业务结构的性质。例如，教育行业的 TEM 采用率最低，这符合行业的特点，因为这些公司通常 属于中小企业和中端市场，而差旅则不是这些组织的商业模式的一个重要组成部分。另一方面，商业和 专业服务具有最高的基于云的 TEM 采用率，这可能与该行业中公司的平均规模较大以及这些公司在 咨询服务等活动中的差旅普遍性有关。这导致需要强大的平台来处理更大量的费用报销业务。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P04 图4 按行业分列的经费管理工具 员工使用专用的基于云的管理软件工具 员工使用ERP系统中的报销工具 员工使用电子表格和扫描打印收据结合的方式 提交传统纸质手工报销的方式 零售业 非营利性组织 商业和专业服务 教育 医疗保健 银行、金融、保险业 制造业 46% 54% 38% 20% 41% 44% 15% 24% 17% 38% 41% 17% 3% 14% 14%31% 20% 25%35% 38% 19%6% 23% 15% 8% 15% 23% 15% PayStream 发现 , 公司采用费用管理解决方案的可能性的最大指标是每月处理多少费用报销申请， 参见图 5。提交费用报销申请较少的公司使用基于云的费用工管理具的可能性较小，而处理更高数量 的那些更有可能使用。 差旅预订比费用报销更有可能进行手动处理，参见图 6。大多数公司有员工或指定助理使用他们自己 的消费旅游网站研究预订酒店机票等。然后，这些团队在确保他们遵守所有旅行政策后进行预订，或者 将他们的预订请求转发给领导批准。另一种常见管理方法是将此流程外包给外部差旅管理公司 (TMC)。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P05 Part 2差旅预订 1.现状 图5不同费用报销申请数量的公司采用费用管理软件的情况 图6差旅预订方法 采用费用管理软件占比 2501-5000笔/月 自行预订 使用基于云的预订工具 请TMC帮忙预订 501-2500笔/月 100-500笔/月 100笔/月 不采用费用管理软件占比 72% 56% 36% 28% 44% 64% 23% 77% 34% 31% 35% 行业通常不会影响公司是否采用在线预订工具，因为不论行业如何大多数公司报销大约 25-35% 采 用自动化工具。但是，收入对公司使用自动预订解决方案的可能性产生了更为显着的影响，请参见图 7。 大型企业使用基于云的预订工具的可能性几乎是中小型企业的六倍，是中端市场公司的两倍多。这些差 异的原因可能与费用报销的差异一样：大公司必须容纳更多的有出差需求员工并预订更多行程。与费 用管理解决方案一样，差旅预订工具可节省资金和时间，从而为处理更多差旅出行的公司带来更高的投 资回报率。 然而 , 随着越来越多的公司允许其员工使用在线预订服务预订自己的差旅行程，并且随着这些预订工 具越来越多地提供以企业为中心的服务和控制，费用管理提供商已经开始看到将预订与费用报销连接 到同一个平台的价值。许多基于云的费用管理提供商现在将他们的解决方案与领先的在线预订工具集 成，或者在他们的平台内构建了自己的预订工具。对于北美市场的一些领先的 TEM 技术提供商来说尤 其如此，其客户群主要由大型企业组成。合并预订和费用管理工具的增加可能是企业组织采用率提高的 一个因素，因为该部门的公司也是费用管理工具的最高采用者。 值得注意的是，一些公司可能通过其费用管理供应商获得对预订工具的访问权限。 传统上，TEM 自动 化提供商及其客户已将旅行预订和费用管理模块视为单独的实体，许多提供商已相应地设计其产品，主 要关注 T&E 生命周期的一端或另一端。这在很大程度上是因为一些公司的差旅需求有限，并且不一定 对包含差旅预订工具的费用管理产品感兴趣；使用 TMC 或内部管理团队控制差旅出行预订费用的传 统策略一直到最近才开始兴起。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P06 中小企业 中型企业 大型企业 60% 34% 7% 60% 33% 23% 43% 11% 29% 图7不同规模公司使用差旅费用预订工具情况 自行预订 使用基于云的预订工具 请TMC帮忙预订 手工输入数据的麻烦与高错误率 缺乏对支出的可见性 无法执行公司差旅政策 报销单据的遗失 冗长的审批和报销流程 员工效率低下 高用工成本 一个公司的 T&E 自动化水平直接影响工作效率、费用报销流程和控制员工支出的能力。当没有 TEM 自动化的公司被问及他们面临的最大痛点时，大多数都提及到手动数据输入的麻烦与高错误率、缺乏对 支出的可见性以及无法执行公司差旅政策，具体请参见图 8。 费用报销的手动处理非常耗时，并且可能导致报销中的错误率更高。缺乏对数据的可见性以及缺乏公司 差旅政策的执行力，被证明是公司发展的严重障碍。如果管理员、经理等无法访问员工差旅和支出活 动，并且没有适当的控制措施来确保合规性，那么特立独行支出和业务冲突的风险就会增加。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P07 自动化前的痛点和采用自动化的障碍 62% 42% 29% 24% 23% 18% 15% 2 图8 企业差旅及费用管理中的最大痛点 尽管存在这些普遍存在的痛点，但许多公司仍不愿意实施自动化费用管理或差旅预订工具。采用此类解 决方案存在一些障碍，请参见图 9。 目前的工作流程是有效的 与其他 PayStream 调查中的常见趋势不同，其中“当前流程工作”通常在不采用其他 B2B 解决方案 ( 例如财务自动化软件 ) 的原因中排名第三或第四，它是费用管理软件的最大障碍。费用管理是一个相 当简单、可预测的过程，许多公司在手动完成时通常不会将很多风险与之相关联。这与手动等其他后台 流程（例如自动化采购、财务自动化软件等）形成鲜明对比，通常在公司及其外部运营的成本和数据控 制方面面临更大的风险。 现有的技术环境也会造成公司在为何采用基于云的软件的问题上犹豫不决。在那些使用费用管理工具 的公司中，那些使用 ERP 兼容解决方案的公司可能觉得不需要更新到独立的基于云的工具。这部分是 因为在选择使用现有系统的工具时 , 实施的障碍要比实施全新的 TEM 解决方案要低得多。然而，虽然 基于 ERP 的费用报销自动化肯定比向财务会计发送纸质单据更好，但这些工具通常不直观，难以定制 或维护，并且禁止公司能够利用技术进行扩展或创新。例如，大多数基于 ERP 的 TEM 工具不提供一 些业界领先的功能，像基于应用程序的移动收据捕获技术以及自动费用创建等。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P08 12% 29% 17% 22% 10% 6% 4% 对于提升 ROI 没有什么帮助 缺乏公司高层支持 对于当前解决方案缺乏了解 缺乏预算 没有足够多的差旅需求 缺乏技术手段来进行管理 公司不采用差旅预订技术的最常见原因是相信不会有投资回报率 , 其次是对当前解决方案缺乏了解。 PayStream 将这两个障碍归因于许多公司现有的经常使用预订工具的方式。许多公司允许其员工使 用他们选择的在线预订工具来预订自己的差旅行程，并非所有这些预订工具都与公司的方法正确集成 费用报销无论是现有软件还是手动报销流程。因此，许多公司没有适当的工具来监控和控制员工预 订，也不了解此流程的真实成本。缺乏对旅行支出的可见性以及缺乏对可提高可见性的技术工具的认 识，也导致自动化对 ROI 帮助的认识不足。 图9 实施自动化费用管理或差旅预订工具的障碍 根据调查结果 ,TEM 软件采用者获得的费用管理方面的优势，主要体现在员工报销更便捷、提高了消 费支出的可见度 , 提高了旅行政策的执行度和降低处理成本等方面，见图 10。 这些好处也对公司产生长期影响。更快的报销以及由此带来的员工满意度提高可以提高员工的士气和 生产力，从而直接影响公司的产品交付、竞争优势和业务成功。更好的消费可见性使公司能够确定其费 用管理中改进领域、低效的采购策略和合同以及欺诈性的员工活动。较低的处理成本可以改善公司的财 务状况并释放投资资源。 改善员工的报销体验 提高消费可见度 提高旅行政策的执行力 降低处理成本 减少处理和创建费用报销所花费的时间 提高员工满意度 提高检测和防止欺诈的能力 降低费用报销的错误率 增加公务卡的使用和折扣 能够与供应商批量协商折扣 减少了延迟付款的罚款和利息 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P09 差旅和费用管理自动化的好处3 71% 66% 59% 53% 47% 37% 30% 25% 19% 15% 5% 图10 自动化费用管理的好处 TEM 解决方案中自动差旅预订工具的主要优势与费用管理工具相似，请参见图 11。使差旅 预订流程更简便、更方便管理人员节省审批流程的时间，从而提高生产力和士气。提高可见 性使公司能够轻松识别任何特立独行的支出 , 并利用更具竞争力的预订价格，从而节省更多 成本。 差旅预订流程更简便 72% 提高差旅费用支出的可见性 70% 更具竞争力的预定价格 47% 减少员工超支 39% 降低相关劳动成本 23% 图11：自动差旅预订工具的好处 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P09 72% 70% 47% 39% 23% TEM 解决方案整合了费用报销申请任务，减少了对纸质流程的依赖，提高了费用数据的可见 性，同时提供先进的商业智能和分析工具，以主动控制成本。本节概述了当今领先的 TEM 解 决方案中的功能，包含从行前授权到行程后分析。 领先的TEM特性和功能 1、旅行前授权 借助现有的 TEM 解决方案，用户可以提前计划和预订行程，并提交差旅计划以获得批准。这 有助于限制旅行后未经授权的费用报销请求，并减少与公司差旅政策之外的 T&E 支出。集成 的预订和费用管理系统在出差前授权过程中包含客户的公司差旅政策、首选供应商和支出限 额。TEM 系统向试图预订外部支出限额的员工发送通知 , 为员工和审批人节省宝贵的时间。 管理人员还会收到行前通知，在提交政策外请求时会收到通知，并可根据预算限制或支出限 额批准或拒绝请求。 2、在线旅行预订 差旅预订功能对旅行前的规划过程至关重要，可为公司提供额外的控制，同时寻找有竞争力 的价格。差旅预订技术为员工提供了通过批准或首选供应商预订机票、酒店和交通的工具， 从而降低了成本并增加了基于数量的折扣和常旅客折扣。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P10 3、流动性 TEM 越来越依赖移动功能，特别是通过原生移动应用程序和移动友好的 Web 应用程序，解 决方案设计人员正在将移动功能作为开发中的首要任务之一。移动性最有价值的资产之一是 实时能力，出差员工可以随时随地提交费用报销单，审批人员可以清楚、准确、及时地查看信息。 在许多情况下，该技术只需几分钟即可实现费用审批。领先的解决方案需要额外的一步，以 确保即使在员工没有互联网接入的情况下也可以完成费用报销。这些解决方案通常具有离线 模式，可以从中创建费用报销，然后在员工进行互联网连接后自动提交。 某些工具会根据用户的参数自动创建暂定的差旅行程。例如，出差员工可以进入 即将到来的 旅行的时间、日期和首选旅行方式，预订工具将建立一个随时可以预订的项目计划，涵盖整 个旅程的交通和住宿需求。其他工具可以节省一次性预订的重复旅行，例如定期前往另一个 目的地的客户或子公司的商务人士。 大多数 TEM 提供商通过与一家或多家领先的差旅预订公司 ( 如携程商旅、阿里商旅、美亚等 ) 合作提供预订。一些 TEM 解决方案设计了他们自己的原生、完全集成的预订工具，而其他一 些则具有集成功能，允许他们从客户选择的供应商处提取所有旅行预订信息。然而，提供集成、 领先的解决方案自动将行程转移到公司的 TEM 系统，并在差旅结束后将行程连接到费用报销 单中。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P11 移动 TEM 的基本功能是其接收捕获功能。大多数提供商将收据的照片附加到费用报销单中以 供以后验证，但许多领先的开发人员也提供 OCR 扫描，该扫描从收据中提取数据并自动将 其与费用报告相匹配。这减少了对手动数据输入的依赖 ，而不是输入每个单独的费用，用户 只需要验证提取的信息并提交批准。一些 TEM 供应商已经与常用供应商 ( 例如餐饮供应商、 出行供应商或航空公司 ) 建立了合作伙伴关系。这些合作伙伴关系通过将购买与公司的 TEM 解决方案同步 , 确保员工获得忠诚度奖励和协商的业务费率。 移动应用程序还可以允许符合 IRS 的电子收据、收据转发和里程计算器。提供商正在设计他 们的软件以兼容许多设备，以便用户可以在平板电脑或智能手机上开始提交费用报销，并在 台式计算机上完成，而不会丢失任何准确性或内容。 移动应用程序也开始充分利用智能手机的 GPS 功能。这不仅包括基于 GPS 的里程跟踪，还 包括智能的、基于地理位置的费用创建功能。 4、全球特色 在当今日益全球化的世界中，许多公司正在扩大其海外客户群，从而使旅行费用多样化。领 先的提供商应该与大多数主要全球货币兼容。语言支持是另一种强制兼容性功能，因为网络 变得更加全球化。对于领先的解决方案，外语支持还包括一个 OCR 程序，它不仅能够将捕 获的打印字符转换为机器编码的文本，还可以在必要时进行翻译。 此外，提供商将外国合作伙伴作为其服务的一部分是有帮助的。即解决方案中包含的提供商 物理范围之外的其他资源。外国合作伙伴也为提供商提供更高的可信度。 5、差旅风险管理 随着与商务相关的旅行变得越来越普遍，公司已经意识到他们有义务确保员工参 与其中安全 可靠的工作环境。这导致 TEM 解决方案需要风险管理和护理功能。 领先的解决方案通常具有警报系统，以通知旅行员工潜在的全球地缘、政治、天气相关甚至 与健康相关的事件，这些事件可能会对他们造成伤害。此信息也会传达给员工的经理和风险 管理人员。先进的解决方案还具有显示全球突发新闻的仪表板，以及可能受到任何潜在危险 事件影响的旅行员工列表。护理责任的能力应包括有帮助的预防措施，预测并对潜在的安全 问题做出相应的反应，例如限制前往被认为在特定时间过于危险的地方。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P12 随着全球商务旅行的增加，一些 TEM 解决方案为所有在任何特定语言下工作的员工提供特定 短语和单词的解决方案内翻译和定制翻译。一些解决方案还提供与税务和咨询服务的集成。 每当员工通过公司的 TEM 解决方案预订旅行时，这些都可以提高对税务合规失败、移民法律 责任以及必要的合规程序 ( 例如工资预扣税 ) 的潜在领域的可见性。这种整合很重要，因为违 反税收或移民法可能意味着公司不会维护他们对员工的照顾义务。它还确保税务或移民问题 不会妨碍员工在旅行时开展业务。 6、费用报销 准确的费用报销对于控制差旅和费用支出至关重要。现代 TEM 解决方案通过预先填充公司信 用卡交易、收据图像捕获和电子收据的费用报销来自动化流程，从而消除了耗时且容易出错 的手动输入流程。 此过程中最简单的步骤是提交每项费用，无论是预先计算还是意外情况，并附上收据或购买 记录。费用报销工具具有许多高级功能提交费用项目 , 包括直接进口商业和个人卡交易 , 全球 能力 ( 语言 , 货币 , 税收法规等 ), 基于公司政策和支出类型的自动费用分类等。与公务卡计划 集成是简化费用报销的重要因素。一些提供商还为尚未拥有公司卡计划的公司提供自己的旅 行卡计划 , 例如较小的公司。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P13 7、批准、调节和费用报销 PayStream 的调查结果显示，费用报销审批工作流程被大多数组织认为是最有价值的 TEM 功能。TEM 自动化的这一方面通过加快管理人员的批准和员工的报销来节省时间。 可配置的路由和可自定义的策略触发器可确保在几乎没有人工干预的情况下正确路由报告， 并且自动升级设置有助于及时批准请求。移动审批为移动管理人员提供了一种通过智能手机、 平板电脑或任何具有电子邮件连接功能的设备管理费用审批的方法。管理功能可加快和控制 流程，支持批量操作，注释字段以及公司卡交易的集中管理和对帐。 8、旅行后分析 获得对 T&E 数据的访问已被证明是实现许多公司的成本控制和合规性的一个重大障碍。如果 没有识别差旅活动模式的能力，很难控制差旅及费用支出。采用 TEM 解决方案的公司可以实 时访问关键指标和报告数据，以分析各级 ( 包括员工 , 部门和供应商 ) 的支出。可以通过控制 措施和定期审计来分析这些数据，以消除浪费性支出。公司还可以识别节俭和问题用户，以 确保审批人和审计人员将注意力集中在合适的个人或部门。 旅行后分析工具为采购经理提供有关公司整体差旅及费用支出习惯的宝贵信息。此外，还提 供独立的差旅及费用审计解决方案，通过评估支出报告来确定政策中的薄弱环节和员工政策 遵守情况，从而进一步减轻对财务人员的压力。 许多 TEM 解决方案还为前端流程带来了一些后端报告功能。在提交费用报销时 , 员工可以提 供业务评级和评论，以改进支出技术，增强供应商关系，并帮助选择首选供应商。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P14 在差旅和费用管理方面，公司通常有不同的目标，这些目标可能因规模、行业和年度差旅数 量量而异。但它们通常都围绕着控制成本、减少低价值的人工活动、并保持高员工士气和生 产力。但是 , 公司采用各种策略来实现这些目标，请参见图 12。 管理层与员工之间更好的沟通 不断更新技术和追求自动化 对差旅数据的更多理解 员工培训 减少手工劳动 分析利用大数据 更多员工致力于消费管理流程 公司中的首要方法是改善管理层与员工之间的沟通。研究表明，每个费用报销的单一批准是 公司所制定的标准，批准者通常是员工的直接管理者，见图 13 和 14。管理层和员工之间的 沟通价值随批准层次的批准数量和复杂程度而增长。然而 , 这些审批工作流程是结构化的，沟 通是确保费用报销的控制和准确性，维持员工士气以及确保及时报销费用的关键。 实现TEM目标 41% 39% 39% 34% 32% 30% 14% 报销人的直接上级 指定差旅经理 财务会计部门 通常 1 个审批 2-3 个审批 超过 3 个审批 自动批准 没有指定 是以上方式的组合 62% 66% 33% 1% 2% 2% 1% 33% 图12：实现TEM目标的策略 图13：费用报销的批准者 图14：费用报销的批准者 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P15 公司用于加强当前差旅及费用管理流程的另一个策略是促进员工的更好培训。如果流程没有 简化或控制，许多员工可能不知道报销费用的正确协议，特别是当这些费用可能必须分配给 特定项目，以特殊方式标记或按特定标准分开时。因此 , 会计团队可能会花费更多的时间和资 源来处理不属于公司政策的报告例外或费用。培训员工，或使费用报销提交过程更简单，帮 助公司避免这些耗时的问题。 改进当前流程的另一种常用方法是使用分析和大数据。基于对公司差旅和支出活动的深入分 析，公司可以进行更集中、更精确的改进。但是，如果没有电子系统帮助管理旅行和花费数据， 数据可能很难正确利用分析来改善费用管理流程。 技术的使用对于图 12 中的几乎所有策略都至关重要。如果没有自动化解决方案，任何公司都 难以用整体、持久的方式实现目标并改善费用管理。 PayStream 认为 , 最有效和最成功的长 期解决方案是实施全面的自动化 TEM 解决方案。当今解决方案产品中融入的尖端技术可解 决所有主要的 T &E 难点，并帮助企业实现其目标 ,，包括改善沟通、员工合规性、基于数据 的分析以及数据可视性。 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P16 虽然几乎任何费用管理解决方案都可以帮助公司实现其改进目标，但由于可用的产品种类繁 多，选择正确的 TEM 解决方案可能是一项艰巨的任务。当今市场上的许多选项都包括强大的 领先工具和服务，但解决方案功能的广度并不能决定它是否最适合企业本身。一些 TEM 解决 方案比其他解决方案更适合某些行业和细分市场，公司首先采用 TEM 解决方案的原因在不同 的细分市场中差异很大，见图 15。 图15：不同规模的TEM解决方案差异化因素 出色的UI 与ERP系统的对接方便 没有考虑多个解决方案 解决方案在行业得到较多应用 价格 易用性与多功能 中小型企业 中型企业 大型企业 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P17 总体而言，多功能和易用性是选择自动化解决方案的主要因素，其次是定价。但是，大型公 司对解决方案功能的担忧要小于中端市场和中小企业。 相比之下，大型公司更关注 TEM 解决方案与现有 ERP 系统集成的能力，这可能是因为大型 企业拥有更复杂的 ERP 环境，通常在容纳大量敏感数据的多个不同 ERP 系统上运行，与现 有系统的简化集成对于这些大型公司至关重要。 对于大型企业而言，跟上竞争对手及其技术也是一个重要因素，它是该领域的最大差异化因素。 这可能归因于大企业的业务成熟度和战略的性质，对于这些企业而言，与更注重增长或优化 当前流程的中小型公司相比，跟上竞争是一个更重要的驱动因素。 总之，公司应仔细评估自己的业务需求，以便做出有根据的战略性解决方案选择。 他们还应该 彻底研究和比较解决方案产品，这将使他们能够自信地开始选择和实施 TEM 软件的过程。 * 本文内容来源于 PayStream 的调查报告 2018 Travel and Expense Management Insight Report 2018 企业差旅和费用管理洞察报告 P18 关于每刻 联系我们 杭州每刻科技有限公司是中国领先的差旅及费用管理 SaaS 厂商，为企业提供差旅预订、费用 报销管理、全流程费用管控服务。公司以财务共享服务理念、融合云计算、移动互联网、大数据等 先进技术，在企业费用管理领域不断进行业务创新，旨在全面提升企业费用管理的能力，为企业 的费用管理降本增效，真正做到“让报销不再烦恼”。 关注每刻报销体验每刻报销 400-6789-576 724 小时服务热线 客户支持