湖 北 省 地 方 标 准 DB42 DB42/T 1511 2019 湖北省建 设工程电 子文件与 电子档案 管理规范 Code for management of electronic documents and records of construction engineering in Hubei province（报批 稿）2019-04-08 发布 2019-07-08 实施 湖 北 省 住 房 和 城 乡 建 设 厅 湖 北 省 市 场 监 督 管 理 局 联合发布 ICS 35.240.30 L 70 备案号：DB42/T 1511-2019 DB42/T 1511-2019 I 目 次 前言.III 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术语 与 定义.1 4 总则.3 5 工 程电 子文 件的 格式 与 媒体.5 6 工 程电 子文 件的 收集.5 7 工 程电 子文 件的 整理.7 8 工 程电 子文 件的 归档.9 9 工 程电 子文 件和 工程 电 子档案 的管 理.11 10 工 程电 子文 件和 工程 电子档 案安 全措 施.12 附录A（资 料性 附录）建 设工程 电子 文件 归档 登记 表.14 附录B（资 料性 附录）建 设工程 归档 电子 文件 移交、接收 登记 表.16 附录C（资 料性 附录）建 设工程 电子 文件 更改 记录 表.17 附录D（资 料性 附录）建 设工程 电子 档案 迁移 登记 表.18 附录E（资 料性 附录）建 设工程 电子 文件 销毁 登记 表.19 附录F（资 料性 附录）建 设工程 电子 文件 媒体 封面.20 本标准 用词 说明.21 引用标 准名 录.22 DB42/T 1511-2019 DB42/T 1511-2019 III 前 言 本规范 按 照GB/T 1.1-2009 标 准化 工作 导则 第 1 部 分：标 准的 结构 和编 写 给出的 规则 起草。为规范 湖北 省建 设工 程电 子文件 的归 档与 管理，本 规范依 据 电子 文件 归档 与电子 档案 管理 规范（GB/T 18894）、建 设 电子文 件与电 子档案 管理 规范（CJJ/T 117）等，由湖北 省城乡 建设发 展中心组织 编制。编制组 经广 泛调 查研 究、认真总 结建 设工 程电 子 文 件管理 的实 践经 验和 研究 成果，参考 有关 国际 标准和国 家现 行有 关标 准，并在广 泛征 求意 见的 基础 上，制 定本 规范。本规范 共 有10 个章 节和6 个附录。主 要内 容包 括：1、范围；2、规范 性引 用文 件；3、术 语与 定义；4、总则；5、工程 电子文 件的格 式与媒 体；6、工 程 电子文 件的收 集；7、工 程 电子文 件的整 理；8、工程电子 文件的 归档；9、工 程电子 文件和 工程 电子档 案的管 理；10、工 程电子 文件和 电子档 案安 全措施等。本规范 由湖 北省 住房 和城 乡建设 厅提 出。本规范 由湖 北省 住房 和城 乡建设 厅归 口管 理。本规范 主编 单位：湖 北省 城乡建 设发 展中 心、武 汉 市城市 建设 档案 馆、襄阳 市城建 档案 馆、宜昌 市城建档 案馆、荆 门市 城乡 建设档 案馆、襄 阳市 襄州 区城建 档案 馆、深圳 市世 纪伟图 科技 开发 有限 公 司。本规范 主要 起草 人：何 倩、沈东 辉、郭艳 平、张 莉、郑 刚、朱志 梅、崔丽 梅、单 屹。本规范 参加 起草 人：周 围、王 笈、周 游、喻 彦。本标准 主要 审查 人：周健 民、张 德津、黄 飞、迟 炳 章、姜 燕平。本标准实施应用中的 疑问，可咨询湖北省住房 和城 乡建设厅，联系电话：027-68873063，邮 箱：。在执行过程中如有意见和建议请邮寄湖北省城乡建设发展中心,联系电话：027-68870911，邮箱：。DB42/T 1511-2019 DB42/T 1511-2019 1 湖 北省建 设工程电 子文件 与电子档 案管理 规范 1 范围 1.1 本 规范 规定了 工程 电 子文件 的格式 与媒 体、工 程电子 文件的 收集、工程 电子文 件的整 理、工程电子文件 的归 档、工程 电子 文件和 工程 电子 档案 的管 理及工 程电 子文 件和 电子 档案安 全措 施。1.2 本规 范适 用于 湖北 省 建设工 程电 子文 件与 电子 档案的 管理 工作。1.3 湖 北省 建设工 程电 子 文件与 电子档 案管 理除执 行本规 范外，尚应 符合国 家、地 方现行 有关 标准的规定。2 规 范性 引 用 文件 下列文 件对 于本 部分 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本部 分。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 部分。GB/T 18894 电 子文 件归 档与电 子档 案管 理规 范 CJJ/T 117 建 设电 子文 件 与电子 档案 管理 规范 CJJ/T 158 城 建档 案业 务 管理规 范 3 术 语与 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 规范。3.1 单项工 程 single construction 建设项 目的 组成 部分，具 有独立 的设 计文 件，竣 工 后能单 独发 挥设 计所 规定 的生产 能力 或效 益，并构成建 设工 程项 目的 组成 部分。3.2 单位工 程 unit construction 单位工 程是 具有 独立 的设 计文件，具 备独 立施 工条 件并能 形成 独立 使用 功能，但竣 工后 不能 独立 发挥生产 能力 或工 程效 益的 工程，是构 成单 项工 程的 组成部 分。3.3 建设工 程电 子文 件 electronic documents of construction engineering DB42/T 1511-2019 2 在工程 建设 过程 中形 成的，可 依靠 计算 机等 数字 设 备阅读、处理，并 可在 通 信网络 上传 送的 数字 格式的信 息记 录。简称 工程 电子文 件。3.4 建设工 程电 子档 案 electronic records of construction engineering 具有参 考和 利用 价值 并作 为档案 保存 的建 设工 程电 子文件。简 称工 程电 子档 案。3.5 登记 registration 在电子 文件、电 子档 案进 入档案 管理 系统 时，给其 一个唯 一标 识符 的行 为。3.6 真实性 authenticity 电子文 件的 内容、结 构和 背景信 息等 与形 成时 的原 始状况 一致。3.7 完整性 integrity 电子文 件的 内容、结 构、背景信 息、元数 据等 无缺 损。3.8 可用性 usability 电子文 件可 以被 检索、呈 现和理 解的 性质。3.9 安全性 security 电子文 件的 安全 性指 的是 电子文 件在 产生、传 输、使用等 过程 中载 体和 信息 的安全。3.10 捕获 capture 在电子 信息 系统 环境 下，适时获 取建 设工 程电 子文 件及其 元数 据，并将 其纳 入电子 文件 管理 系统 的方法和 工程。3.11 固化 fixing 为避免 建设 工程 电子 文件 的内容、结构、背 景信 息 等存在 的动 态因 素造 成信 息缺损 的现 象，而 将其转换为 不可 逆的 只读 方式 的过程。它 是将 建设 工程 电子文 件及 其信 息固 定下 来的操 作过 程。3.12 迁移 migration DB42/T 1511-2019 3 在保证 建设 工程 电子 文件 真实性、完 整性、可 用性、安全性 的前 提下，将 文件 从一个 系统 转移 到另一个系 统，或从 一种 存储 媒体转 换到 另一 种存 储媒 体的过 程。3.13 建 设 工 程 电 子 文 件 管 理 系 统 management system of construction engineering electronic documents 对建设 工程 电子 文件 进行 管理的 信息 系统，具 有确 定归档 范围 与保 管期 限、登记、分类、著 录、存储、保 管、利用、数 据交 换及向 城建 档案 管理 机构 移交等 功能。3.14 城建档 案管 理系 统 urban-rural constructiong archives management system 城建档 案管 理机 构用 于接 收、存 储和 管理 城建 档案，并提 供检 索和 利用 的管 理系统。3.15 电子签 章 electronic stamping 指依附 于电 子文 件并 与其 相关连，用 以辨 识及 确认 电子文 件签 署人 身份、资 格及电 子文 件真 伪 者。3.16 检测 detection 按照一 定的 标准 对建 设工 程电子 文件 和电 子档 案的 真实性、完整 性、可用 性 和安全 性进 行测 试、核验的过 程。4 总则 4.1 建 设单 位应加 强对 工 程电子 文件的 管理，将工 程电子 文件的 形成、收集、整理 和归档 纳入 工程建设管理 工作 的各 个环 节，明确责 任岗 位，指定 专人 管理，负责 工程 电子 档案 的预验 收。4.2 各 地城 建档案 管理 机 构负责 监督、检查、指导 工程电 子文件 的收 集和归 档工作；负责 工程 电子档案的验 收、接收、管 理和 利用工 作。4.3 建 设、勘察、设计、施工、监理、测量 等工程 电子文 件形成 单位 应采取 措施，保证工 程电 子文件的真实 性、完整 性、可用 性和安 全性，并 应符 合以 下规定：DB42/T 1511-2019 4 a)应 对工 程电 子文 件加 强前端 控制，实 行工 程电 子文件 全过 程的 管理 与监 控，保 证工 程电 子文 件的真实 性、完整 性、可用 性和安 全性。建 立工 程电 子文件 管理 系统，实 现工 程电子 文件 自形 成到归档 过程 中工 程电 子文 件及其 著录 数据、元 数据 的管理；b)工 程资 料管 理人 员应 经过工 程电 子文 件归 档整 理的专 业培 训；c)工 程项 目实 时形 成的 工程电 子文 件、汇总 资料 应 满足建 设行 政主 管部 门及 工程质 量安 全监 督机构监督 检查 的要 求；d)工 程电 子文 件的 处理 和保存 应符 合国 家安 全保 密规定，针 对自 然灾 害、非法访 问、非法 操作、病毒等 采取 与系 统安 全和 保密等 级要 求相 符的 防范 对策。4.4 在工 程电 子文 件的 整 理归档 与工 程电 子档 案验 收移交 工作 中，建设 单位 的工作 应符 合下 列规 定：a)在 建设 工程 招标 及与 勘察、设计、施工、监理、测量 等单 位签 订协 议、合同时，对 归集 的工 程电子文 件的 归档 范围、质 量、保 密等 级、移交 时间 等提出 明确 要求；b)收 集和 积累 工程 准备 阶段、竣工 验收 阶段 形成 的工程 电子 文件，并 进行 整理归 档；c)收 集和 汇总 勘察、设 计、施 工、监理、测 量等 单位形 成的 工程 电子 档案；d)对 列入 城建 档案 管理 机构接 收范 围的 工程，应 在国家 规定 的期 限内，将 工程纸 质档 案与 工程 电子档案 同步 向当 地城 建档 案管理 机构 移交。4.5 在 工程 项 目建 设过 程 中，勘 察、设 计、施工、监理、测量等 各参 建单位 应将本 单位形 成的 工程电子文件 捕获、整 理和 归档，并向 建设 单位 交付。4.6 在建 设工 程签 订质 量 检测委 托合 同时，应 明确 要 求工程 质量 检测 机构 除提 供纸质 质量 检测 报告 外，同时提 供电 子质 量检 测报 告，由 施工 单位 进行 整理 归档。4.7 城建 档案 管理 机构 应 根据建 设行 业信 息现 状，及时提 出工 程电 子文 件归 档的技 术性 指导 意见。4.8 工 程电 子文件 和工 程 电子档 案的形 成、保管和 提供利 用单位 应采 取有效 的技术 手段和 管理 措施，确保其 信息 安全 和保 密。DB42/T 1511-2019 5 5 工 程电 子文 件的 格式 与 媒体 5.1 工程 电子 文件 的存 储 格式 工程电 子文 件的 存储 格式 应采用 通用 格式。通 用格 式应符 合 表5.1 的规 定。表5.1 电 子文 件的 通用 格式 文件类别 格式 文本（表格）文件 OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF 图像文件 JEPG、TIFF、PDF/A 图形文件 DWG、PDF/A、SVG 视频文件 AVS、MPEG2、MPEG4、AVI 音频文件 AVS、WAV、AIF、MID、MP3 数据库文件 DBF、MDB、MDF 虚拟现实/3D 图像文件 WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN 地理信息数据文件 SHP、SDB、MIF 5.2 专用 软件 产生 的非 通 用格式 专 用 软 件产 生 的非 通 用格式 的 工 程电 子 文件 应 转换成 本 规 范规 定 的通 用 格式电 子 文 件，并 按照 表5.1 规 定的 电子 文件 的通 用格式 存储。5.3 无 法转 换的工 程电 子 文件，应记录 足够 的技术 环境元 数据，详细 说明工 程电子 文件的 使用 环境和条件。5.4 工程 电子 文件 形成 单 位，应 同步 归档 原始 格式 的工程 电子 文件。5.5 脱机 存储 工程 电子 文 件的媒 体应 按照 保存 寿命 的长短 和可 靠度 的强 弱选 择可靠 的存 储媒 体。6 工 程电 子文 件的 收集 6.1 收集 的范 围 6.1.1 各类 工程电 子文 件 的收集 范围与 纸质 城建档 案接收 范围相 同，并应符 合现行 国家标 准 建设工DB42/T 1511-2019 6 程文件 归档 规范（GB/T 50328）规 定。6.1.2 计算 机系统 运行 和 信息处 理等过 程中 涉及与 工程电 子文件 处理 有关的 著录数 据、元 数据 等应与工程电 子文 件一 同归 档。元数据 应符 合 建设 电子 档案元 数据 标准（CJJ/T 187）的规 定。6.2 收集 的要 求 6.2.1 工 程电 子文 件形 成 单位应 做好 工程 电子 文件 的收集 工作。6.2.2 工程 电子文 件的 内 容 应真 实、完 整、准确、系统。文件内 容应 与工程 实际相 符合，能够 反映建设活动 的全 过程，且 内容 及其深 度应 符合 国家 有关 工程勘 察、设计、施 工、监理、测量 等方 面的 技 术 规范、标 准和 规程。6.2.3 工 程电 子文 件与 纸 质文件 的内 容要 一致 并建 立相应 的对 应关 系。6.2.4 凡 是属 于收 集范 围 的工程 电子 文件，收 集时 均需进 行登 记。6.2.5 应采 取严密 的安 全 措施，保证工 程电 子文件 在形成 和处理 过程 中不被 非正常 改动。收集 过程中更改工 程电 子文 件应 填写 建设工 程电 子文 件更 改记 录表（见附 录 C）。6.2.6 纸 质文 件扫 描的 工 程电子 文件 质量 要求 应符 合 湖 北省 纸质 城建 档案 数 字化技 术规 程（DB42/T 1481）规定。6.3 收集 的程 序 6.3.1 城建 档案管 理机 构 在对办 理施工 许可 后的工 程进行 工程竣 工档 案编制 与报送 技术交 底时，要求建设单 位在 签订 建 设工 程档案 报送 责任 书 的同 时，填 写“项 目登 记卡”，并从 城建 档案 管理 机构 获取项目 编号。6.3.2 建设 单位应 指定 本 单位城 建档案 专职 人员做 好纸质 档案、工程 电子文 件的收 集、整 理、移交工作。6.3.3 登记 在工程 电子 文件 形成、收 集积累 的过 程中，对工 程 电子文 件均 应进 行登 记。应按工 程电 子文 件归 档范围和 保管 期限 的规 定，从电子 文件 生成 起对 需归 档的工 程电 子文 件性 质、类别、期限 等进 行标 记。工程电子 文件 登记 表应 与工 程电子 文件 同时 保存。6.3.4 工 程电 子文 件管 理 系统 建设、勘察、设计、施工、监理、检测、检验 等单 位应运 用工 程电 子文 件管 理系统 进行 工程 电子 文件的制 作、归档、验 收及 移交工 作。DB42/T 1511-2019 7 6.3.4.1 省 城建 档案工 作 管理部 门审定 全省 工程电 子文件 管理系 统软 件开发 标准和 存储的 工程 电子文件命名 规则 的制 定等 工作。6.3.4.2 省 城建 档案工 作 管理部 门和各 地城 建档案 管理机 构可根 据标 准开发 工程电 子 文件 管理 系统推荐建设 单位 使用，建 设单 位根据 自身 需求 可选 用符 合标准 的第 三方 管理 系统。6.3.4.3 工 程电 子文件 管 理系统 实行项 目注 册管理。工程 项目办 理 建设工 程施工 许可证 建设工程规划 许可 证 前，建 设 单位须 到城 建档 案管 理机 构办理 项目 注册，以工 程 项目名 称和 单位 工程 名称 注册。6.3.5 检查 对已登 记的 工程 电子 文件 应进行 初步 检查，并 将检 查结果 录入 工程 电子 文件 管理系 统。6.3.6 著录 对经过 初步 鉴定 的工 程电 子文件 应进 行著 录，并将 结果录 入工 程电 子文 件管 理系统。6.3.7 存储 宜按单 位工 程来 组织 工 程 电子文 件的 存储。6.3.8 建 立关 联 工程电 子文 件与 相应 的纸 质文件 在内 容、相关 说明 及描述 上应 保持 一致，并 建立关 联。7 工 程电 子文 件的 整理 7.1 工程 项目 竣工 后，应 在收集 的基 础上，对 该项 目的工 程电 子文 件进 行整 理。7.2 原则 工程电 子文 件形 成单 位应 做好工 程电 子文 件的 整理，整理 应遵 循工 程电 子文 件的自 然形 成规 律，保持项目 内工 程电 子文 件间 的有机 联系，便 于工 程电 子文件 的保 管和 利用。7.3 排序 同一个 保管 单位 内工 程电 子文件 的组 织和 排序 应按 相应的 建设 工程 纸质 文件 整理要 求执 行。7.4 分类 工 程电 子文 件的 分类 应按 照建 设工 程文 件归 档规 范（GB/T 50328）执行。DB42/T 1511-2019 8 7.5 组卷 工程归 档电 子文 件按 单位 工程整 理组 卷。7.5.1 立卷 的原则 和方 法、卷内 文件的 排列顺 序按 建设 工程文 件归档 规范（GB/T 50328）的要 求执行。7.5.2 同一 个建设 工程 的 工程电 子文件 按照 按“项 目”“工程”“案 卷”“文件”的次序，分 别建立相应的 目录 结构，分 类组 卷。7.5.3 一 个单 项工 程由 多 个单位 工程 组成 时，归档 工程电 子文 件应 按单 位工 程相对 集中 组织。7.6 著录 按照 城市 建设 档案 著录 规范（GB/T 50323）进 行，同时 应按 照保 证其 真实 性、完 整性 和可 用性的要求 补充 工程 电子 文件 特有的 著录 项目 和其 他标 识信息 和数 据。7.6.1 制 作环 境：电子 文 件制作、修 改、运行 所使 用的软 件、硬件，包 括软 件的类 型及 版本 等。7.6.2 文 件类 型：即文 本、图像、图 形、影像、声 音、数 据库、程 序等。7.6.3 文 件名：文 件的 名 称和扩 展名。7.6.4 媒 体类 型：光盘、磁带等。7.6.5 存 储位 置：指存 储 的物理 地址，包 括终 端号、驱动 器号、路 径名 或统 一资源 地址（URL）。7.6.6 背 景信 息：包括 责 任者、制 作 时间、修 改时 间、迁 移时 间、相关 文件 等。7.7 存储 7.7.1 归 档的 工程 电子 文 件应使 用档 案级 光盘 写入 移交。7.7.2 归 档光 盘应 进行 编 号标识。归 档光 盘的 编号 由分类 号、项目 号、光盘 顺序号 组成。7.7.3 存储 归档工 程电 子 文件的 光盘包 装盒 上应贴 有标签，标签 的内 容见建 设工程 电子文 件光 盘封面（见附 录F）。7.8 保管 期限 按照国 家关 于工 程纸 质文 件材料 保管 期限 的有 关规 定执行。工 程电 子文 件元 数 据的保 管期 限应 当与内容信 息的 保管 期限 一致。DB42/T 1511-2019 9 8 工 程电 子文 件的 归档 8.1 检查 检查工 作应 贯穿 于工 程 电 子文件 归档 与电 子档 案管 理的全 过程。检 查要 求如 下：8.1.1 是 否是 形成 时的，或通过 审批 更改 的电 子文 件。8.1.2 是 否是 产品 定型 技 术状态 或经 过事 务处 理并 有结果 的电 子文 件。8.2 归档 与移 交 8.2.1 列入 城建档 案管 理 机构接 收范围 的建 设工程，建设 单位向 当地 城建档 案管理 机构移 交工 程纸质档案时，应 同时 移交 对应 的工程 电子 档案。8.2.1.1 勘 察、设计单 位 应在任 务完成 后，施工、监理单 位应在 工程 竣工验 收前，将各自 形成 的有关工程电 子文 件向 建设 单位 归档。8.2.1.2 根 据建 设程序 和 工程特 点，归 档可 分阶段 分期进 行，也 可在 单位或 分部分 项工程 通过 竣工验收后进 行。8.2.1.3 工程 电子 文件 及 其元数 据一 并归 档。8.2.1.4 不归 档加 密和 压 缩工程 电子 文件。8.2.1.5 在归 档的 工程 电 子文件 应采 用电 子签 章防 非法使 用、防篡 改的 措施。8.2.1.6 工 程电 子文件 格 式转换 后，在 向本 单位档 案管理 部门归 档时，应将 转换前 和转换 后两 种格式的工程 电子 文件 一并 归档；向城 建档 案管 理机 构移 交时，可只 移交 转换 后的 工程电 子文 件。8.2.1.7 归 档的 工程电 子 文件应 经过交 接双 方鉴定，鉴定 完毕，应填 写建设 工程电 子文件 归档 登记表（见附 录 A），以卷 为单 位填写 首页，以 件为 单位 填写续 页。8.2.2 归档 的工程 电子 文 件的内 容应真 实、完整、可用，与工程 实际 相符，并与归 档保存 的相 应的纸质或其 它媒 体形 式的 文件 在内容、相 关说 明及 描述 上保持 一致。8.2.3 可 根据 实际 情况 选 择在线 或离 线的 方式 进行 工程电 子文 件的 归档 或工 程电子 档案 移交。8.2.3.1 工程 电子 档案 实 施在线 式移 交步 骤。8.2.3.1.1 建设 单位将 工 程电子 档案及 其著 录数据、元数 据、各 种管 理登记 数据等 按要求 从原 系统中导出。移交 内容 为工 程项 目电子 档案 管理 软件 数据 移交包 和按 案卷 编排 的 PDF 包两 个文 件。8.2.3.1.2 对 移交 的工 程 电子档 案进 行检 测，保证 工程电 子档 案的 安全。DB42/T 1511-2019 10 8.2.3.1.3 对 移交 的 PDF 包加盖 时间 戳并 保存 工程 电子档 案时 间戳 证书，通 过网络 提交 给当 地城 建档案管理 机构。8.2.3.1.4 应 由建 设工 程 单位的 城建 档案 专职 人员 办理移 交手 续。8.2.3.2 工程 电子 档案 实 施离线 式移 交步 骤。8.2.3.2.1 建设 单位将 工 程电子 档案及 其著 录数据、元数 据、各 种管 理登记 数据等 按要求 从原 系统中导出。归档 内容 为工 程项 目电子 档案 管理 软件 数据 移交 包 和按 案卷 编排 的 PDF 包两 个文 件。8.2.3.2.2 对存 储的建 设 工程电 子档案 进行 检测，使用专 业杀毒 软件 进行杀 毒，以 保证电 子文 件的安全。8.2.3.2.3 对 移交 的 PDF 包加盖 时间 戳并 保存 工程 电子档 案时 间戳 证书，按 照要求 存储 到耐 久性 好的档案级 专用 光盘。8.2.3.2.4 移 交光 盘一 式 三套，一套 建设 单位 保管，两套 移交 给城 建档 案管 理机构。8.2.3.2.5 在存 储工程 电 子档案 的光盘 装具 上编制 封面。封面内 容的 填写应 符合本 规范建 设工 程电子文件光 盘封 面（见附 录F）的要 求。8.2.3.2.6 应由 建设工 程 单位的 城建档 案专 职人员 办理移 交手续，将 存储工 程电子 档案并 贴好 封面的光盘移 交给 当地 城建 档案 管理机 构。8.2.4 移交 时，交 接双 方 应对移 交的工 程电 子档案、归档 媒体及 其技 术环境 进行检 测，检 验合 格后方可进行 交接。应办 理移 交 手续，填 写建 设工 程电 子 档案移 交、接 收登 记表（见附 录 B）。交接 双方 签字、盖章。登记 表一 式两 份，移交和 接收 单位（部 门）各存一 份。8.2.5 城 建档 案管 理机 构 对移交 的 PDF 包 文件 加盖 时间戳 并打 印工 程电 子档 案时间 戳证 书，办理 移交手续后 开具 工程 档案 接收 证明书。8.2.6 当工 程电子 文件 形 成单位 采用了 某些 技术方 法保证 电子文 件的 真实性、完整 性和可 用性 时，则应把其 技术 方法 和相 关软 件一同 移交 给城 建档 案管 理机构。8.2.7 工 程电 子文 件形 成 单位在 移交 工程 电子 档案 之前，城建 档案 管理 机构 在 接收工 程电 子档 案之 前，均应对 移交 的工 程电 子档 案、归 档媒 体及 其技 术环 境进行 检测，检 测和 审核 结果填 入建 设工 程电 子 档 案移交、接收 检验 登记 表（见附 录 B），检 验合 格后 方可进 行交 接。应检 测如 下内容：8.2.7.1 工程 电子 档案 与 纸质档 案或 其它 媒体 的档 案是否 一致。8.2.7.2 移交 光盘 有无 病 毒、有 无划 痕。8.2.7.3 工程 电子 档案 移 交登记 表、著录 数据、软 件、说 明资 料等 是否 齐全。8.2.8 勘察、设计、施 工、测量 单位对 工程 电子文 件整理 立卷后，建 设单位、监理 单位应 根据 城建档案管理 机构 的要 求对 工程 电子档 案进 行检 测，检测 合格后 向建 设单 位移 交。DB42/T 1511-2019 11 8.2.9 凡 需向 城建 档案 管 理机构 移交 的工 程电 子档 案，应 按国 家有 关规 定和 当 地的要 求单 独立 卷归 档。8.2.10 停 建、缓建 工程 的工程 电子 文件，暂 由建 设单位 保管。8.2.11 对 改建、扩 建和 维修工 程，建设 单位 应组 织设计、施 工单 位据 实修 改、补 充、完善 原工 程 电 子文件。对 改变 的 部 位，应 重新编 制工 程电 子档 案，并和重 新编 制的 工程 纸质 档案一 起向 城建 档案 管理 机构移交。9 工 程电 子文 件和 电子 档 案的管 理 9.1 工程 电子 档案 媒体 与 纸质档 案应 同时 入库。9.2 城 建档 案管理 机构 应 根据本 地的实 际情 况开发 或购置 城建档 案管 理系统，实现 工程电 子档 案的管理。9.3 可用 性 9.3.1 工程 电子文 件和 电 子档案 保管单 位应 对所保 存的工 程电子 文件 和工程 电子档 案媒体，进 行定期检测及 抽样 机读 检验，如 发现问 题应 及时 采取 恢复 措施。9.3.2 工程 电子文 件和 电 子档案 保管单 位应 每年对 电子文 件和电 子档 案 读取、处理 设备的 更新 情况进行一次 检查 登记。设 备环 境更新 时应 确认 库存 媒体 与新设 备的 兼容 性，如不 兼容，应进 行数 据迁 移。9.3.3 工程 电子文 件和 电 子档案 保管单 位应 根据媒 体的寿 命，定 期对 磁性媒 体、光 盘媒体 等媒 体的工程电子 文件 和电 子档 案进 行数据 迁移。9.3.4 迁移 9.3.4.1 工 程电 子文件 和 电子档 案保管 单位 应在计 算机软 硬件系 统更 新前、电子文 件存储 格式 淘汰前及媒体 寿命 到期 前，将工 程电子 文件 和电 子档 案迁 移到新 的系 统中 或进 行格 式转换 或媒 体转 换，保 证 其可被持 续访 问和 利用。9.3.4.2 工程 电子 文件 和 电子档 案迁 移时 应进 行数 据校验，保 证迁 移前 后数 据内容 的完 全一 致。9.3.4.3 工 程电 子文件 和 电子档 案迁移 时应 进行迁 移登记，登记 内容 应按本 规范建 设工程 电子 档案迁移登记 表（见附 录D）的 要求填 写。9.3.4.4 在 采取 各种有 效 存储措 施后，原格 式工程 电子文 件和电 子档 案（含 媒体）应同时 保留 的时间不少 于3 年，但 对于 一些 较为特 殊应 以原 始格 式进 行还原 显示 的工 程电 子文 件和电 子档 案，可采 用 保 存原始档 案的 电子 图像 的方 式。DB42/T 1511-2019 12 9.4 利用 9.4.1 城建 档案管 理机 构 应用的 城建档 案管 理系统 应具有 检索、统计 等功能，提供 工程电 子档 案的在线利用 和信 息服 务。9.4.2 凡 利用 计算 机网 络 发布或 通过 计算 机网 络在 线利用 工程 电子 档案 时，应 遵守国 家相 关保 密规 定。对具有 保密 要求 的工 程电 子档案 不得 在和 互联 网互 联的网 络上 在线 利用。9.4.3 工程 电子档 案保 管 单位应 建立专 门的 工程电 子档案 利用数 据库，与长 期保存 的工程 电子 档案数据库分 离。9.4.4 利用 者对工 程电 子 档案的 使用应 在权 限规定 范围之 内。在 线利 用的城 建档案 管理系 统应 设置权限控制 措施，实 行审 批和 登记程 序，建立 可溯 源的 审计跟 踪记 录。工程 电子 档案不 得超 授权 范围 利用、复制或 公布。9.4.5 利用 时应采 取在 线 利用或 使用复 制件。电子 文件的 封存媒 体不 得外借；脱机 电子档 案媒 体和入库的电 子档 案媒 体不 得外 借。未 经批 准，任何 单位 或人员 不得 擅自 复制、修 改、转 送他 人。9.4.6 城建 档案管 理机 构 应当根 据馆藏 情况 开发和 编研归 档工程 电子 档案信 息资源，并依 照法 律、法规的有 关规 定，向社 会提 供城建 档案 信息 服务。9.5 销毁 工程电 子文 件和 电子 档案 的销毁，应 按照 国家 关于 档案鉴 定销 毁的 有关 规定 执行。销毁 工程 电子 文件和电 子档 案应 在办 理审 批手续 后实 施，并 填写 建 设工程 电子 文件 和电 子档 案销毁 登记 表（见 附录 E）。9.6 统计 城建档 案管 理机 构应 及时 按年度 对工 程电 子档 案的 接收、保管、利 用及 鉴定 销毁等 情况 进行 统 计。10 工程电 子文 件和 电子 档案 安全措 施 10.1 省城 建档 案工 作管 理部门 指导 全省 工程 电子 文件和 电子 档案 的安 全建 设工作；应 建设 全省 工程 电子档案 备份 中心，统 一保 管全省 建设 工程 电子 档案 脱机备 份媒 体一 套；应积 极协调 对口 异地 备份 工作，实现全 省建 设工 程电 子档 案的远 程异 地脱 机备 份。10.2 各地 城建 档案 管理 机构指 导当 地工 程电 子文 件和电 子档 案安 全建 设工 作。DB42/T 1511-2019 13 10.3 工程 电子 文件 管理 系统和 城建 档案 管理 系统 的安全 保护 定级 工作，应 符合国 家相 关规 定要 求。10.4 工程 电子 文件 和电 子档案 保管 单位 应采 取措 施满足 工程 电子 文件 和电 子档案 的基 本安 全要 求。10.4.1 技 术上 应对 管理 系统的 网络 安全、设 备安 全、系 统安 全、应用 安全 和数据 安全 等进 行保 护。应对在线 存储 和离 线存 储的 工程电 子文 件和 电子 档案 配备符 合规 定的 计算 机机 房、硬 件设 备、管理 系统 和网络设 施，并 保证 安全。存 储媒体 运行 和保 管的 环境 应符合 现行 国家 标准 计 算机场 地通 用规 范（GB/T 2887）和 计算 机场 地安 全要求（GB/T 9361）的 规定。城 市建 设档 案著 录规 范（GB/T 50323）10.4.2 管 理上 应制 定运 行维护、安 全管 理制 度，设置安 全管 理岗 位，落实 信息机 房日 常管 理、系 统 运行安全 等责任 保障 机制。应采取 身份鉴 别、访问控 制、资 源控制、安 全审计、边界 完整性 检查、入侵防范、恶意 代码 防范、剩 余信息 保护、通 信完 整性、抗抵 赖、软件 容错 等保 护信息 安全 的措 施。10.4.3 备 份工 程电 子档 案。10.4.3.1 应采 取本 地备 份和异 地备 份并 行的 工作 策略。10.4.3.2 应同 时备 份保 障数据 恢复 的管 理系 统与 应用软 件。10.4.3.3 备份 工程 电子 档案媒 体应 在 符 合保 管条 件的环 境中 存放，一式4 套，一套 本地 保管，一 套 同城异地 保存，一 套省 工程 电子档 案备 份中 心保 存，一套远 程异 地保 存。10.5 工程 电子 文件 和电 子档案 媒体 的保 管要 求。10.5.1 媒 体入 库前 应进 行 必要 的检 查，应作 防写 处理。不得 擦、划、触摸 记录涂 层。10.5.2 环 境温度 应保 持 在 1424 之间，昼 夜 温度变 化不超 过2；相 对湿度 应保持 在 45 45 之 间，相对 湿度 昼夜 变化不 超过 5%。10.5.3 存 放时 应注 意远 离强磁 场，并与 有害 气体 隔离。10.5.4 宜 设立 专用 库房 保存媒 体，库房 环境 清洁、符合 八防（防 磁、防火、防紫 外线、防 水、防虫、防尘、防霉、防 振动）要 求。电 子档 案磁 性存 储媒 体宜放 入防 磁柜 中保 存。10.5.5 保 持媒 体的 清洁、库房 装具 清洁，按 类别 和媒体 不同，使 用不 同的 装具，分别 排列 保存。10.5.6 单 片媒 体应 装盒，竖立 存放，且 避免 挤压。10.5.7 对 媒体 应定 期检 查、保 养及 维护，建 立媒 体检测、保 养卡。对 长期 保存且 不常 用的 磁带，在 保存环境 达到 规定 的要 求时，每年 重绕 一次。对 于内 容比较 重要 的磁 带，每 隔4 年翻 录一 次。10.5.8 归 档保 存的 媒体 未经鉴 定和 批准，任 何人 不得私 自销 毁、剔除、消 磁和涂 改。DB42/T 1511-2019 14 附 录 A（资料 性附 录）建设工 程电 子文 件归 档登 记表 表 A.1 所示 了建 设工 程电 子文件 归档 登记 样表。表A.1 建 设工 程电 子文 件归档 登记 样表 文件特征 工程名 称 案卷题 名 单 位 归档时 间 媒体类 型 媒体编 号 设备环 境特征 硬件环 境(主机、网络 服务 器型号、制造 厂商 等)软件环 境(型号、版 本等)操作系 统 数据库 系统 相关软 件(文字 处理 工具、浏 览器、压 缩 或解密软 件等)制表审核 填表人(签名)年 月 日 审核人(签名)年 月 日 DB42/T 1511-2019 15 表A.1 建 设工 程电 子文 件归档 登记 样表（续）文件编号 文件题 名 文件稿 本代 码 文件类 别代 码