ICS 01.075 A 14 DB12 天津市 地 方 标 准 DB12/T 127 2018 代替 DB12/T 127-2001 归档文件 整理规范 The arrangement specification of archival documents 2018-01-07 发布 2018-06-01 实施 天 津 市 市 场 和 质 量 监 督 管 理 委 员 会 发布 DB12/T 127 2018 I 前 言 本标准 依据GB/T 1.1-2009 标准 化工 作导 则 第一 部 分：标 准的 结构 和编 写 给出的 规则 起草。本标准代 替DB12/T 127-2001 归档 文件 整理标 准。本标准与DB12/T 127-2001 相比，除 编辑 性修改外主 要技 术变 化如 下：标 准名 称更 改为 归 档文件 整理 规范；将 标准 适用 范围 由纸 质文件 材料 扩展 为纸 质和 电子文 件材 料；增 加电 子归 档文 件的 整理要 求；增 加归 档文 件组 件、档号要 求；统一 室 编件 号与 馆编 件号为 件号，取 消归 档章 和归档 文件 目录 中的 室编 盒号和 馆编 盒号 项；增 加了 纸质 归档 文件 修整、编页、排 架要 求，完善了 装订 要求。本标准 由天 津市 档案 局提 出并归 口。本标准 起草 单位：天 津市 档案局。本标准 起草 人：方昀、荆 浩、王 美荣、赵 玉。本标准 的历 次 版 本发 布情况 为：DB12/T 127-2001。DB12/T 127 2018 1 归档文件 整理规 范 1 范围 本 标准 规定 了 归 档文 件整 理的术 语和 定义、整理 原 则、纸质 和电 子归 档文 件 整理的 一般 要求、纸质归档文 件整 理的 其他 要求 及归档 电子 文件 整理 的其 他要求。本 标准 适用 于天 津市 各级 机关、团体、企 事业 单位 和 其他社 会组 织 对 于应 作为 文书档 案保 存的 归 档文件的 整理。企 业单 位有 其他特 殊规 定的，从 其规 定 2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅 注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 18894 电 子文 件归 档与管 理规 范 DA/T 13 档号 编制 规则 DA/T 25 档案 修裱 技术 规 范 DA/T 48 基于XML 的 电子 文件封 装规 范 DB12/T 692-2016 天津 市 文书类 电子 文件 元数 据规 范 DB12/T 693-2016 天津 市 文书类 电子 文件 数据 存储 结构规 范 津档发201312 号 天津 市电子 文件 归档 光盘 管理 实施细 则 津档办201430 号 天津 市电子 公文 归档 管理 办法 津档 发201625 号 天津 市机关 数字 档案 室建 设规 范（试 行）3 术语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。3.1 文书档 案 administrative archives 反映党 务、行政 管理 等活 动的档 案。3.2 归档文 件 archival document(s)立档单 位在 其职 能活 动中 形成的、办理 完毕、应作 为 文书档 案保 存的 文件 材料，包 括纸 质和 电子 文件材料。3.3 整理 arrangement 归档文 件整 理分 为纸 质文 件和电 子文 件的 整理。纸 质 文件整 理是 以件 为单 位进 行组件、修 整、装订、编页、分类、排 列、编 号、编 目、装 盒、排 架；电 子文件 整理 是以 件为 单位 进行组 件、格 式转 换、元 数据收集、分 类、排列、编 号、编 目、归档 数据 包组 织、存 储，使之 有序 化的 过程。DB12/T 127 2018 2 3.4 件 item 归档文 件的 整理 单位。3.5 档号 archival code 在归档 文件 整理 过程 中赋 予其的 一组 字符 代码，以 体现归 档文 件的 类别 和排 列顺序。4 整理原 则 4.1 归档文 件整 理应 遵循 文件 的形成 规律，保 持文 件之 间的有 机联 系。4.2 归档文 件整 理应 区分 不同 价值，便于 保管 和利 用。4.3 归档文 件整 理应 符合 文档 一体化 管理 要求，便 于应 用计算 机进 行档 案管 理。4.4 归档文 件整 理保 证纸 质文 件和电 子文 件协 调统 一。5 纸质和 电子 归档 文件 整理 的一般 要求 5.1 组件 5.1.1 件的构 成 归档文 件一 般以 每份 文件 为一件。正文 与附 件原 则 上为一 件（如 附件 内容 重 要且数 量较 多的，可各为一件）；文件 正本 与定 稿 为一件（法 律法 规等 重要 文件应 包括 历次 修改 稿）；文件处 理单、发 文稿 纸与相关文 件为 一件；转 发文 与被转 发文 为一 件；原件 与复制 件为 一件；正 本与 翻译本 为一 件；中 文 本 与 外文本为 一件；来 文与 复文（请示 与批 复、函与 复函）各为 一件；会 议记 录、会议纪 要一 次会 议为 一 件，会议记 录为 一本 的，一 本 为一件；报表、名册、图 册、介绍 信存 根等 一册（本）为一 件；信 息、简 报 等一期为 一件。5.1.2 件内文 件排 序 在一件 归档 文件 中，正文 在前，附件 在后；正本 在前，发文 稿纸 和定 稿依 次在 后；文 件处 理单 在前，收文在 后；转发 文在 前，被转发 文在 后；原件 在前，复制 件在 后；汉 文文 本 在前，少数 民族 文字 文本 在后；中 文本 在前，外 文本 在后。5.2 分类 5.2.1 立档单 位应 对归 档文 件进 行科学 分类，同 一全 宗应 保持分 类方 案的 一致 性和 稳定性。5.2.2 归档文 件的 分类 按照 保管 期限、年度、机 构（问题）进行 分类。凡 单位 内设 机构比 较健 全、职责分工 比较 明确 且档 案需 移交进 馆的，采 用“保管 期限 年度 机 构”分类 方法；内设 机构 比 较 简 单 或职能交 叉不 便按 机构 分类 的且档 案需 移交 进馆 的，采 用“保管 期限 年度 问题”分类 方法；档 案 不 需移交进 馆的 单位，还 可采 用“年 度 保管 期限 机 构（问 题）分 类方 法；单 位规模 小，年度 形成 归 档 文件数量 少的，采 用“保管 期限 年度”或“年 度 保管期 限”分类 方法：a)按保管 期限 分类：按 文件 划定的 保管 期限 分类。分 为永久、定 期 30 年、定 期 10 年；b)按年度 分类：将 文件 按其 形成的 年度 分类。原 则上 文件签 发日 期为 文件 所属 年度。计划、总 结、预算、统 计报 表、表彰 先 进以及 法规 性文 件等 内容 涉及不 同年 度的 文件，统 一按文 件签 发日 期判定所 属年 度；跨年 度办 理的请 示与 批复、函 与复 函等来 往文 件，归入 文件 的 批复、复 函（有DB12/T 127 2018 3 结果）年度；跨 年度 形成 的会议 文件 归入 闭幕 年度；文件 无签 发日 期，经考 证仍无 法确 定 时，归档年 度为 文件 所属 年度，并在 备考 表中 说明；c)按机构（问 题）分 类：机 构 分类法 和问 题分 类法 应选 择其一 适用，不 能同 时采 用。按 机构 分类，将文件 按其 形成 或承 办机 构分类。由 业务 部门 起草，以立 档单 位或 办公 厅（室）名 义发 文 的，如内容 属该 业务 部门 职责 范围，则 应归 入该 业务 部 门；涉及 多部 门承 办的 文 件，归入 文件 主办部门。按问 题分 类，将文 件按其 内容 所反 映的 问题 进行分 类。按问 题分 类，一般可 分为“党 群类”、“行政 类”、“业 务类”等。5.3 排列 5.3.1 归档文 件以 件为 单位，在 分类方 案的 最低 一级 类目 内，按 照事 由结 合时 间或 重要程 度排 列。5.3.2 在分类 方案 最低 一级 类目 内，同 一事 由的 归档 文件，按照 文件 形成 先后 顺序 排列。5.3.3 会议文 件、统计 报表、信 息简报、刊 物等 成套 性文 件应分 别集 中排 列。5.4 编号 5.4.1 归档文 件应 逐件 编号。档 号结构 为：全宗 号-档案 门 类代码 年度-保 管期 限代 码-机 构（问题）代码-件号。如“X061-WS 2017-Y-BGS-0001”。使用 电子公 文或 档案 管理 系统 的，应 自动 生成 档号 并编制在归 档文 件目 录中。5.4.2 档号按 照以 下要 求编 制：a)全宗号：档 案馆 给立 档单 位 编制的 代号，用4 位 数字 或 者字母 与数 字的 结合 标识，按照 DA/T 13编制。如“X061”指 市档 案馆 第 61 号全 宗；不 需向 档案馆 移交 档案 的，全宗 号为“0000”。需向档案 馆移 交档 案的 单位，应在 机构 组建 时向 接收 本单位 档案 的档 案馆 申请 全宗号；b)档案门 类代 码 年度：归档 文件档 案门 类代 码由“文 书”2 位 汉语 拼音 大写 首 字母“WS”标 识。年度为 文件 形成 年度，以 四位阿 拉伯 数字 标注 公元 纪年，如“2017”；c)保管期 限代 码：归 档文 件 的保管 期限，永久、定 期 30 年、定 期10 年分 别以“Y”、“D30”、“D10”标识；d)机构（问题）代码：采用3 位汉 语拼 音 大 写字 母或 阿拉伯 数字 标识，如 办公 室代码“BGS”或“001”；e)件号：每份归 档文件 在分 类方案 最低一 级类目 内的 排列顺 序号。以 4 位阿 拉 伯数字 标识，如“0001”。5.4.3 在文件 首页 上端 的空 白处 加盖归 档章 并填 写相 关内 容（见附 录 A 图 A.1），文 件首页 上端 无空 白位置的，可 在首 页前 另附 白纸，填写 文件 题名 后加 盖归档 章。应使 用黑 色、深蓝色 水笔、钢 笔 或 印 油 等耐久性 材料 填写 相关 内容。电子 文件 可由 系统 在版 式文件 首页 上端 生成 归档 章和标 识内 容。5.4.4 归档章 应将 档号 的组 成部 分，即 全宗 号、年 度、保 管期限、机 构（问 题）、件 号，以 及页 数作 为填写项 目。为便 于使 用，填写归 档章 时，年度 以四 位阿拉 伯数 字标 注，如“2017”；全宗 号、件号 可省略虚位，如 全宗 号“X061”可简 写为“X61”，件号“0001”可简 写为“1”；保管期 限使 用“永久”、“30年”、“10 年”或“Y”、“D30”、“D10”标 识；机 构（问 题）使 用其 名称 或规 范化 简称标 识，如“办 公室”；页数以 阿拉 伯数 字标 注，如“15”，页数 具体 编制 要 求见 6.3。5.5 编目 5.5.1 归档文 件应 依据 分类 方案 和件号 顺序 逐件 编制 归档 文件目 录。归档 文件 目录 推荐由 系统 生成 或使用电 子表 格进 行编 制。目录采 用 A4 幅 面，页 面设 置宜横 向（参 见附 录 B 图 B.1）。编 目应 准确、详 细、便于检 索。DB12/T 127 2018 4 5.5.2 归档文 件目 录设 置全 宗号、保 管期 限、年 度、机构（问题）、档号、文 号、责 任 者、题名、日期、页数、密级、保 密期 限、备注项 目。保密 事项 按照 相关保 密要 求管 理。a)全宗号、保管 期限、年度、机构（问题）、页 数，与 文件归 档章内 容一致，档 号按照 5.4.1、5.4.2 编制；b)文号：文件 的发 文字 号。没有文 号的，不 用标 识；c)责任者：制发 文件 的组 织 或个人，即文 件的 发文 机 关或署 名者。责任 者一 般 使用全 称或 规范 简称；d)题名：文件 标题。没 有标 题、标 题不 能反 映文 件主 要内容 且不 方便 检索 的，应重新 拟写 或 补充标题，在新 拟标 题或 补充 内容外 加“”号。如“关于召 开2016 年度 归档 工 作会议 的 通知”；正本与 附件 为一 件（附件 内容重 要且 数量 不多）时，附件 标题 可填 写在 文件 题名后；转 发 文 题名如不 能反 映被 转发 文题 名内容 的，应 将被 转发 文 标题填 写在 转发 文题 名后；任 免文 件、介 绍信存根 等涉 及若 干人 但标 题不能 完全 体现 的，应将 全部相 关人 员姓 名填 写在 题名中；e)日期：文件 的签 发日 期。以 8 位 阿拉 伯数 字标 注，如“20170101”；f)密级：文件 密级 按文 件实 际标识 情况，填 写秘 密、机密、绝密。没 有密 级的，不用 标识；g)保密期 限：文 件密级 时效 的规定。按发 文单 位设定 的文件 保密期 限填 写，如“3 年”。未 设 定的，不 用标 识；h)备注：注释 文件 需说 明的 情况。5.5.3 归档文 件目 录应 打印 并按 保管期 限或 年度 分别 集中 装订成 册，放入 归档 文件 目录夹，一 年一 本或若干 年一 本。5.5.4 归档文 件目 录应 编制 目录 索引，置于 每本 目录 起始 位置，项目 设置 保管 期限、年度、机 构（问题）、起止 件号、页 号、备 注项（参见 附 录B 图 B.2）。逐册 编制 页码；a)保管期 限、年度、机 构（问题）：按 照 5.5.2 编制，与此册 归档 文件 目录 内容 一致；b)起止件 号：册内 分类 方案 最低一 级类 目下 归档 文件 的起止 件号。如：“1 120”；c)页号：分类 方案 最低 一级 类目的 归档 文件 目录 在此 册目录 中的 起始 页号。如“8”，最后 一 条 填写起止 页号，如“62-70”；d)备注：注释 需说 明的 情况。5.5.5 归档文 件目 录夹 封面 及脊 背，设 置全 宗名 称、全宗 号、档 案类 别、目录 号/分 类号、保管 期限、年度项 目（参见 附 录B 图B.3、B.4）。a)全宗名 称：立档 单位 全称 或通用 简称，不 得简 称为“本委”、“本局”；b)档案类 别填 写档 案类 别名 称：如“文 书”、“会 计”；c)目录号/分 类号：按 照 根 据 立档单 位分 类方 案设 置的 实际情 况填 写，无 目录 号/分类号 的，可 省略；d)全宗号、保 管期 限、年度：按照 5.5.2 编 制，与此 册归档 文件 目录 内容 一致。6 纸质归 档文 件整 理的 其他 要求 6.1 修整 6.1.1 归档文 件装 订前，应 对不 符合要 求的 文件 材料 进行 修整。6.1.2 归档文 件已 破损 的，应按 照 DA/T 25 予以 修复；字 迹模糊 或易 褪变 的，应予 复制。6.1.3 保管期 限为 永久 和 30 年 的 归档文 件，应去 除易 锈蚀、易氧 化的 金属 或塑 料装 订用品。6.1.4 幅面过 大的 文件 应进 行折 叠，尽 量减 少折 叠层 次，减少文 件受 损，便于 阅读。6.2 装订 DB12/T 127 2018 5 6.2.1 归档文 件以 件为 单位 进行 装订。归档 文件 装订 应牢 固、安 全、简便，不 压字，便于 归档 文件 的保护和 管理。6.2.2 永久 和30 年的 归档 文件，应采用 棉线 或 不 锈钢 订书 钉装订。使 用棉 线装 订，页数较 少的，采 取直角装 订法（参 见附 录C 图 C.1、C.2），页数 较多 的，使 用文 件左 侧“三孔 一线”装订 法。6.2.3 用于装 订的 材料，不 能包 含或产 生可 能损 害归 档文 件的物 质，确保 装订 材料 符合耐 久性 保管 要求。不 使用 金属 或塑 料回 形针、大头 针、燕尾 夹、热熔胶、浆 糊、胶水、装 订夹条、封 套等 装 订 材 料 进行装订。不 使用 缝纫 机轧 边装订。6.3 编页 6.3.1 归档文 件以 件为 单位 进行 编制页 码。文件 有图 文的 页面为 一件。6.3.2 归档文 件已 印制 成册 并编 有页码 的，或拟 编制 页码 与文件 原有 页码 相同 的，可以保 持原 有页 码不变。如文 件首 页附 加盖 归档 章 的纸 张，编入 该件 页数。6.3.3 编制页 码应 使用 耐久 性书 写材料，在 文件 正面 右下 角或背 面左 下角 的空 白位 置逐页 编制 页码。6.4 装盒 6.4.1 将分类 方案 最低 一级 类目 下的归 档文 件按 件号 顺序 分别装 入档 案盒，填 写备 考表，使用 红色 印油在档 案盒 封面 和盒 脊加 盖相关 内容 印章。6.4.2 备考 表置 于盒 内文 件之 后。备考 表项 目包 括盒 内文 件情况 说明、全 宗号、保 管期限、年 度、机构（问 题）、起 止件 号、整 理人、整理 日期、检 查人、检查 日期 项目（参 见附 录D 图 D.1）：a)盒内文 件情 况说 明：说明 盒内文 件缺 损、修改、补 充、销 毁等 情况；b)全宗号、保 管期 限、年度、机构（问 题）：与 此 盒 归 档文件 目录 内容 一致；c)起止件 号：盒 内文 件第 一 件文件 和最 后一 件文 件的 件号，起 件号 填写 在上 格，止 件号 填写 在下格；d)整理人：负 责整 理此 盒归 档文件 的人 员签 名或 签章；e)整理日 期：此盒 归档 文件 整理完 成日 期；f)检查人：负 责检 查此 盒归 档文件 整理 质量 的人 员签 名或签 章；g)检查日 期：此盒 归档 文件 检查完 毕日 期。6.4.3 档案盒 封面 应标 明全 宗名 称。盒 脊和 底边 设置 全宗 号、年 度、保 管期 限、机 构（问 题）、起止 件号、室编 盒号、馆编 盒号，根据摆 放方 式的 不同 选取 盒脊或 底边 位置 标明 相关 项目（参 见附 录 E 图E.2、E.3）：a)全宗号、年度、保 管期限、机构（问题）：按照 盒内 文 件实际 情况 填写，具体 填 写方法 参 照 5.4.4；b)起止件 号：标注 盒内 第一 件文件 和最 后一 件文 件的 件号；c)室编盒 号：档案 盒在 档案 室的排 列顺 序号。按 照档 案室管 理需 求编 制，如不 需要可 不标 注；d)馆编盒 号：档案 盒在 档案 馆的排 列顺 序号。在 档案 移交进 馆前 按档 案馆 要求 编制。6.4.4 档案盒 的外 形尺 寸 为 310mm 220mm（长 宽），盒脊 厚度可 以根 据需 要设 置 为20mm、30mm、40mm、50mm。档案 盒采 用337 克 以上无 酸牛 皮纸 制作（参 见附 录 E 图 E.1）。6.5 排架 6.5.1 归档文 件整 理完 毕装 盒后，上架 排列 方法 应与 本单 位归档 文件 分类 方案 一致，排架 方法 应避 免频繁倒 架。排架 按照“从 上到下，从 左到 右”的 原 则，从 左边 一列 开始 从上 到下排 满后，再 从右 边一 列从上到 下依 次排 架。DB12/T 127 2018 6 6.5.2 归档文 件按“保 管期 限 年度 机构”或“保 管期 限 年度 问题”分 类的，库房 排架 时，在各保管 期限 下，将每 年形 成的档 案按 机构 或问 题排 序依次 上架；归 档文 件按“年度 保 管期 限 机构”或“年度 保 管期 限 问 题”库房 排架 时，每 年形 成 的档案 在各 保管 期限 下按 照机构 或问 题顺 序依 次上架；归档 文件 按“保管 期限 年度”库房 排架 时，在各 保管期 限下，将每 年形 成 的档案 依次 上架，按“年度 保 管期 限”分 类 的，每年形 成的 档案 按保 管期 限依次 上架，便 于实 体管 理。7 归档电 子文 件整 理的 其他 要求 7.1 归档电 子文 件的 组件、分 类、排 列、编号、编 目，应符合 本标 准“5 纸 质和 电子归 档文 件整 理的一般要 求”的规 定。7.2 归档电 子文 件的 格式 转换、元数 据收 集、归档 数据 包组织、存 储等 整理 要求，按 照 GB/T 18894、DA/T 48、DB12/T 692-2016、DB12/T 693-2016、天 津市电 子文 件归 档光 盘管 理实施 细则、天津 市电子公文 归档 管理 办法 执 行。7.3 归档电 子文 件的 整理，应 使用符 合 天津 市机 关数 字档案 室建 设规 范（试行）规 定 的应 用 系 统。DB12/T 127 2018 7 A A 附 录 A（规范 性附 录）归档章 式样 全宗号 年度 件号 机 构（问 题）保管期限 页数 31 7 单位：mm 比例：1:1 图A.1 归档章 式样 图A.2 归档章 填写 示例全宗号 年度 件号 X61 2017 1 机 构（问 题）保管期限限 页数 办公室 永久 15 5 5 8 8 DB12/T 127 2018 8 B B 附 录 B（资料 性附 录）归档文 件目 录、归档 文件 目录索 引、归档 文件 目录 夹式样 归档文件目录 全宗号：保管期限：年度：机构（问题）：档号 文号 责任者 题名 日期 页数 密级 保密期限 备注 图B.1 归档文 件目 录式 样 归 档 文 件 目 录 索引 保管期限 年度 机构（问题）起止件号 页号 备注 图B.2 归档文 件目 录索 引式 样DB12/T 127 2018 9 归 档 文 件 目 录 全宗名称 单位：mm 比例：1:2 图B.3 归档文 件目 录 夹 封面 式样 220 310 DB12/T 127 2018 10 单位：mm 比例1:2 图B.4 归档文 件目 录 夹 脊背 式样 DB12/T 127 2018 11 C C 附 录 C（资料 性附 录）直角装 订 图C.1 直角装 订方 法 图C.2 直角装 订效 果 DB12/T 127 2018 12 D D 附 录 D（资料 性附 录）备考表 式样 图D.1 备考表 式样 DB12/T 127 2018 13 E E 附 录 E（资料 性附 录）档案盒 式样 A=B=C=20,30,40,50mm 等 图E.1 档案盒 封面 式样 及规 格 A C B DB12/T 127 2018 14 a)盒脊 b)底边 图E.2 档案盒 盒脊、底 边式样 DB12/T 127 2018 15 参 考 文 献 1 DA/T 1 档案 工作 基 本术语 2 DA/T 22-2015 归 档 文件整 理规 则 3 天津 市机 关档 案管 理 规范（津档 2010 22号）_