ICS 01.140.20 CCS A 14 45 广 西 壮 族 自 治 区 地 方 标 准 DB45/T 2708 2023 幼儿园档 案管理 规范 Specification for archive management of kindergarten 2023-08-10 发布 2023-09-30 实施 广西壮族 自治区 市场监 督管理 局 发 布 DB45/T 2708 2023 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引 用文件.1 3 术语和定 义.1 4 一般要求.1 管理范 围.1 4.1 档案质 量.1 4.2 档案室 管理.2 4.3 5 工作职责.2 6 档案分类.2 党务档 案.2 6.1 园务档 案.2 6.2 教育教 学档案.3 6.3 幼儿园 保健档案.4 6.4 人事档 案.4 6.5 其他专 项活动档 案.4 6.6 7 档案保存.5 纸质文 件.5 7.1 电子文 件.6 7.2 8 档案借阅.8 要求.8 8.1 程序.8 8.2 9 档案销毁.8 要求.8 9.1 程序.8 9.2 10 档案信 息化基础 建设.8 参考文献.9 DB45/T 2708 2023 II 前 言 本文件按照GB/T 1.1 2020 标准化 工作导则 第1 部分：标准化文 件的结构 和起草规则 的规定起草。本文件由广 西壮族自 治区机关 事务管理 局提出 并 归口。本文件起草 单位：广 西壮族自 治区直属 机关第一 幼儿 园、广西壮 族自治区 标准技术 研究院。本文件主要 起 草人：黄小川、李广军、梁万山、罗斌、王合义、林丽、潘 攀、秦义、林建业、黄煜淇、何剑、朱立 德、李皖华、吴宁忠、梁源、王 江、牙 思文、农 丽英、郭静、骆伟光、黄海 烽、陈 媛媛、杨洁蓓、严 婷。DB45/T 2708 2023 1 幼儿园档 案管理 规范 1 范围 本文件 规定 了幼儿园 档案 管理 规范中 的 一般要求、工 作职责、档 案分类、档案 保存、档案借 阅、档案销毁 和档 案信息化 基础建设。本文件 适用 于 广西壮 族自治区 行政区域 范围内 幼 儿园 档案管理。2 规范性引用 文件 本文件没有 规范性引 用文件。3 术语和定义 下列术语和 定义适用 于本文件。3.1 纸质文 件 paper document 立档单位在 其职能活 动中形成 和办理完 毕 后作为 文书 档案保存的 纸质文件 材料。3.2 电子文件 electronic record 以数码形式 记录于磁 带、磁盘、光盘等载 体，依赖 计算 机系统阅读、处理并 可在网络 上传输的 文件。来源：DA/T 1 2000，2.13 3.3 逻辑归档 logical archiving 将电子文件 的管理权 从网络上 转移至档 案部门，在逻辑 归档工作 中，电子 文件的 存 储格式和 位置保持不变。4 一般 要求 管理范围 4.1 下列档案应 纳入幼儿 园档案管 理：党务档案；人事档案；园务档案；教育教学档 案；幼儿园保健 档案；其他专项活 动档案。注：这些 档案 具体 包括 的材 料见 第6章。档案质量 4.2 DB45/T 2708 2023 2 4.2.1 档案资料的 手写内容 应使用黑 色墨水笔 书写。4.2.2 档案资料字 迹应清晰、工整。4.2.3 每学期应清 理规整档 案不少于1 次，每 学年应更 新档 案目录不少 于 1 次。档案室管理 4.3 4.3.1 档案室应保持清 洁、干燥，配置防火、防盗、防 尘、防潮、防高温、防鼠害、防有害光线、防污染 和碎纸 机等 设施 设备，并 安装铁门、铁窗。4.3.2 未经档案管 理员允许，非档案 室工作人 员不 应进 入档 案室的档案 存放区。4.3.3 档案室的档 案存放区 内 不准许 拍照、录 音、录像。5 工作 职责 应明确园务档案 管理部门 职责，设置 专（兼）职 档案 管理岗位，负责 指导各部 门各项材料 收集、5.1 整理，并 负责园内 各项档案 纸质文档 和电子 文 档的收 集、整理、分类 保存、借阅、销毁的 相关工作。各项档案管理 制度条款 应悬挂在 档案室内 明显位置。园长 应对园 务档案管 理工作负 总责任，分管 副园 长 应 负责监督检 查档案管 理员日常 工作。5.2 园务档案管 理部门应 定期向本 单位负责 人报告档 案管 理情况。5.3 园务档案管 理部门应 定期 组织 档案工作 培训。5.4 6 档案 分类 党务 档案 6.1 党 务 工作、活动形成 的文件材 料，包括：上级党组织 下发的文件、通知、学习资 料、党支 部会 议记录 材料；党组织引领 幼儿园发 展的规划 材料 年度党务工 作计划、总结 材料；党员花名册、党费缴 纳台账；发展党员材 料；党 支委做的 工作报告、专题讲 话、党课 讲稿和演 示材 料；重要党务活 动的文字 材料和照 片、录音 和视频材 料；党员组织关 系转移的 相关材料 和台账；年度民主评 议党员材 料；上级党组织 的表彰 文 件和相关 材料；向上级党组 织报送的 请示 文件，上级党 组织的指 示、批复 文件；其他党务材 料。园务 档案 6.2 幼儿园开展 日常工作 产 生的材料，包括：上级 部门下 达的指导 性文件；幼儿园机构 设置及变 动材料；幼儿园规章 制度文件；园务工作计 划和总结 材料；DB45/T 2708 2023 3 人员编制、岗位设置 材料；园务会议材料；幼儿园大事 记 材料。教育教学档案 6.3 6.3.1 教师个人业 务档案 教师个人业 务档案，包括：学历证明材 料；职称证明材 料；继续教育材 料；荣誉和获奖 材料；个人计划 和 总结材料；著作成果材 料；其他材料。6.3.2 教师研修档案 教师 研修档案，包括：研修计划和 总结材料；研修方案材料；研修通知材料；研修记录材料；研修资料。6.3.3 教学活动档案 教学活动档 案，包括：学期教学计 划 和总结 材料；周计划表 单；活动方案 和 总结 材料；活动反思材料；教学参考资 料。6.3.4 教科研档案 教科研档案，包括：教科研计划 和总结材料；教科研活动 记录 材料；课题研究资 料；教师业务考 核方案和 总结 材料；项目活动方 案和总结 材料；班组工作计 划和总结 材料。6.3.5 家园共育档 案 家园共育档 案，包括：DB45/T 2708 2023 4 家长学校材 料；家长会记录 材料；家长开放日 活动记录 材料；班级家园栏 材料；班级 家园联 系材料；家长进课堂 活动材料。幼儿 园保健 档案 6.4 幼儿园保健 档案，包 括：组织管理工 作形成的 材料；生活制度材 料；办园条件材 料；健康检查材 料；体格锻炼材料；膳食营养材料；疾病控制材料；伤害预防 材 料应有保 健室（医 务室）儿 童在园伤 害事 故登记表 单；健康教育材料；信息管理材料。人事 档案 6.5 人事档案，包括：教职工 履历 材料；自传材料包括 由本人 书 写的叙 述本人经 历、思想 变化 过程、家庭 情况、社 会关系等 内容的材料；鉴定、考核 和考察材 料；学历和评聘 技术职务 材料；政审材料；加入党团材 料；奖励材料；处分材料；任免、工资、出国和 退（离）休等材料；其他类 材料。其他专项活 动 档案 6.6 幼儿园 开展 其他专项 活动产生 的 档案文 件，包括：安全 管理档 案；群团组织档 案；财务管理档 案 采购项目档案；食堂管理档 案；总务 工程、维修档案；物业管理档 案；DB45/T 2708 2023 5 其他专项分 类 档案。7 档案保存 纸质文件 7.1 7.1.1 归档 文件归档 可 按如下任一 规定执 行：根据项目具 体要求 归 档；根据项目完 成的时间 归档；根据最小的 部门单位 归档。7.1.2 装订 7.1.2.1 档案应 采用 抽杆或三 孔一线的 方式 装订，已成册 不易 拆钉的，可 保持原貌 不变。7.1.2.2 文件按件装 订，应符 合如下要 求：正文在前，附件在后；有文件处理 单的，放 在最前面。7.1.3 分类 7.1.3.1 应按年度分 类：将归 档文件按 其形成的 年度进行 分类。7.1.3.2 应按保管期 限分类：归档文件（文书档 案）保管 期限 分为永久和 定期两种，定期分30 年、10年。7.1.3.3 应按事项 分 类：将单 位的归档 文件按事项 进行分 类。7.1.4 编号和装盒 7.1.4.1 档案装盒前 应将 归档文件按 排列顺序 逐件编号，在文 件首面上端的空 白位置加 盖归档章并 添加如下标识：年度：文件 形成年度，以四位 阿拉伯数 标注公元 纪年；示例：文件 形成 年度为2022 年 的，标注“2022”。保管期限：归档文件 保管期限 的简称。示例：例如“永久”“30 年”或“10 年”。7.1.4.2 档案盒封面 正面 应标 明档案名 称。7.1.4.3 档案盒子 脊 应标明档 案内容。7.1.4.4 存档材料应 有封面、目录。7.1.4.5 应根据卷内 目录放置 相应材料，除此之 外，还应 放置 有关卷内档 案情况的 说明材料：有关文件缺 损、修改、补充、移出、销 毁情况 的 说明 材料；记录有 负责 整理本盒 归档文件 的人员姓 名 信息的 材料；记录有 负责 检查本盒 归档文件 整理质量 的人员姓 名 信 息的材料；记录有 归档 文件整理 完毕日期 信息的材 料。7.1.5 排架 7.1.5.1 归档文件整理完 毕装盒后，上架排列 方法应与 幼 儿园 归档文件分类方 案一致，排架方法应 避免频繁倒架。DB45/T 2708 2023 6 7.1.5.2 归档 档案 应 按照档案 分类、编 号分类依 次上架。电子文件 7.2 7.2.1 一般 要求 文 件形成 部门或 信息管 理部门 应定期 将 经过鉴 定 和检测 符合归 档条件 的电子 文件 移 交到档案 管理部门，并按 档案管理 要求的格 式将其存 储到符合 保管 期限要求的 脱机载体 上。7.2.2 鉴定 7.2.2.1 电子文件的鉴定 工作，应包 括对电子 文件的真实 性、完整性、有效性 的鉴定及 确定、归档 范围和划定保 管期限。7.2.2.2 电子文件应 包 含背景 信息和元 数据。7.2.2.3 电子文件的 背景信息 和元数据 的保管期 限应当与 内容 信息的保管 期限一致。7.2.2.4 应在电子文 件的机读 目录上逐 件标注保 管期限的 标识。7.2.3 检测 在进行电子 文件归档 工作时，应 对归档电 子文件的 基 本技术条件 进行检测，检 测内容 包括：硬件环境的有效性，软件环 境的有效 性及其信 息记录格 式、有无病毒感 染等。7.2.4 归档 7.2.4.1 通用要求 7.2.4.1.1 电子文件的归档，按照鉴定 标识进行，电子文件 的归 档 操作 应包括逻 辑归档 操作 和物理 归档操作。7.2.4.1.2 逻辑归档可 实时进行，也可与 物理 归档 工作一起 定期 完成。7.2.4.2 物理归档 7.2.4.2.1 凡在网络中 予以逻辑 归档的电 子文件，均应定期 完成 物理归档。7.2.4.2.2 应把带有归 档标识的 电子文件 集中，复制 至耐久 性好 的载体上，一式 3 套，分别用 于 封存保管、供查 阅使用、异地保存。加密的 电子文件，则 应在解密后 再制作复 制。7.2.4.2.3 推荐采用的载体，应 按优先 顺序依次 为：只读光 盘、一次写 入光盘、磁带、可擦 写光盘、固态硬盘、硬磁盘等。但不准 许使用 软 磁盘作为 归档 文件长期保 存的载体。7.2.4.2.4 存储电子文件的 载体或装具 上应 贴 有 标签，标签 上应 注明载体序号、类别号、密 级、保管期限、存入 日期等，归档后的 电子文件 的载体应 设置 为“只读”状态。7.2.4.2.5 特殊格式的 电子文件，应在存 储载体中 同时 存放 有相 应的查看软 件。7.2.4.2.6 应将相应的 电子文件 机读目录、相关软 件、其他 说明等 一同归档，并附 上归 档文件登 记表。7.2.4.2.7 需要长期保 存的电子 文件，应 在每 一个 电子文件 的载 体中同时存 有相应的 机读目录。7.2.4.2.8 电子文件 归 档后，形 成部门 还 应至少保 存 存有归 档电 子文件的载 体 1 年。7.2.5 归档电子文 件的整理 7.2.5.1 归档电子文 件 应以件 为单位整 理。7.2.5.2 电子文件应 按照年度、保管 期限、机构（问题）或保 管期限、年度、机构(问题)等分 类方案进行分类。7.2.5.3 应按电子文 件类别代 码 相对集 中组织存 储载体。DB45/T 2708 2023 7 7.2.6 归档电子文 件的移交、接收与 保管 7.2.6.1 移交、接收 与保管要 求 对归档电子 文件 应按 有关规定 检验，并 在检验合 格后 将其如期移 交至档案 管理 部门，集中保 管。注：在已 联网 的情 况下，可 通过 网络 进行 归档 电子 文件 的移 交和 接 收工 作。7.2.6.2 移交、接收 检验 7.2.6.2.1 档案 管理部门在 接收电子文 件之前，均应对归档 的每 套载体及其技术 环境进行检 验，合格率达到 100 时方可 进行交接。7.2.6.2.2 检验项目如 下：a)载体有无划 痕，是否 清洁；b)有无病毒；c)审核手续是 否完善；d)资料的真实 性，完整 性，有效 性；e)登记表、软 件、说明 资料等是 否齐全；f)对特殊格式 的电子文 件，应核 实其相关 的软件、版本、操作手册 等是否齐 全。7.2.6.2.3 档案保管部门应 按照要求及 检验项目 对归档电子 文件 逐一验收。对检 验不合格者，应退回形成单位重 新制作，并再次对 其进行验 收。7.2.6.3 移交手续 档案保管部 门验收合 格，填写 归 档电子文 件移交、接 受验收登记 表，该表还应 同时向 电子文件 形成单位 提供。7.2.6.4 保管要求 归档电子文 件的保管 除应符合 纸质档案 的要求外，还 应符合以下 条件：归档载体应 作防 水处理，且避 免擦、划、触摸记 录涂 层；单片载体应 装盒，竖 立存放，且避免挤压；存放时应远 离强磁场、强热源，并与有 害气体隔 离。7.2.6.5 利用 7.2.6.5.1 归档电子文 件的封存 载体不应 外借。未 经批准任 何单 位或 人员不 允许擅自 复制电子 文件。7.2.6.5.2 利用时应使 用拷贝件。7.2.6.5.3 利用时应遵守保 密规定。对 具有保密 要求的归档 电子 文件采用联网的 方式利用时，应遵守国家部门有 关保密的 规定，有 稳妥的安 全保密措 施。7.2.6.5.4 利用者对归 档电子文 件的使用 应在权限 规定范围 之内。7.2.6.6 统计 档案管理部 门应及时 按年度对 电子文件 的接收、保管、利用和鉴 定销毁情 况进行统 计。DB45/T 2708 2023 8 8 档案借阅 要求 8.1 8.1.1 档案借阅履 行审 批手 续，应由 指定负责 人审批后，方 可调取档案 复印件。8.1.2 借阅档案的 时间不应 超过一周，必要时 可 以续借，需 长期借阅的 应获得园 长的批准。8.1.3 外借档案丢 失，应及 时向 分管 副园长报告 并好记 录。程序 8.2 档案借阅程 序应按 照 如下要求 执行：a)应 填写档案 借阅登记 表；b)归还档案应 在借阅登 记表 中填 写归档日 期并签名；c)超期未归还 档案，档 案管理员 应催促其 归还。9 档案销毁 要求 9.1 9.1.1 超过保管期 限的档案，档案管 理员应定 期集中销 毁。9.1.2 任何人不应 私自销毁 档案。9.1.3 档案销毁时 应有两人 以上进行 现场监督。9.1.4 归档电子文 件的鉴定 销毁，参 照国家关 于档案 鉴定销 毁的有关规 定执行，且应在办 理审批手 续后实 施。9.1.5 属于保密范围的 归档电子 文件，如存 储在不可擦 除载 体上，应连同存 储体一起 销毁，并在 网络中彻底清除。注：不属 于保 密范 围的 归档 电子 文件 可进 行逻 辑删 除。程序 9.2 档案销毁按 如下程序 执行：a)填写 档案销 毁登记表，提交销 毁申请；b)审批程序：档案管理 员审核、分管园长 批准；c)核查实物与 清单，销 毁档案。10 档案信息化 基础 建设 档案信息化 基础设施 和信息安 全设施应 能保障电 子档 案管理系统 的正常运 行，满足 电子文件 和 电 10.1 子档案管理 活动的实 际需求。应为档案部 门配备局 域网、政 务网 和互 联网等 网 络基 础设施，网络 性能应 能适应各 门类电子 文件、10.2 电子档案传 输、利用 要求。应配备与电 子档案管 理系统以 及电子档 案管理需 求相 适应的系统 硬件、基 础软件和 存储、备 份等 10.3 设备。应配备与电 子档案管 理系统相 适应的安 全保障设 施，包括杀毒软 件、防火 墙 等 设备。10.4 DB45/T 2708 2023 9 参 考 文 献 1 GB/T 18894 电 子文件归 档与电子 档案管 理规 范 2 GB/T 31599 社 会保险业 务档案管 理规范 3 DA/T 1 档案工 作基本术 语 4 DA/T 22 归档 文件整理 规范 5 DA/T 31 纸质 档案数字 化规范 6 南宁市 教育局.南宁市教 育局关于 印发 南 宁市 中小学校文 件材料归 档范围 南宁市 中小学校归档文件 保管期限 表 的通 知（南教 办2022 24 号）Z.2022-5-5.7 南 宁 市 教 育 局.关 于 规 范 南 宁 市 中 小 学 校 档 案 管 理 工 作 的 通 知（南 教 办 2022 21 号）Z.2022-4-21.