I C S 0 3.0 8 0.9 9A 1 6DB54西 藏 自 治 区 地 方 标 准DB 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 0儿 童 福 利 机 构 档 案 管 理 规 范2 0 2 0-0 7-2 1 发 布 2 0 2 0-0 8-1 9 实 施西 藏 自 治 区 市 场 监 督 管 理 局发 布D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 0I目 次前 言.I I1 范 围.12 规 范 性 引 用 文 件.13 术 语 和 定 义.14 基 本 要 求.15 档 案 分 类.26 档 案 管 理.2附 录 A（资 料 性 附 录）档 案 归 档 登 记 记 录.7附 录 B（资 料 性 附 录）档 案 借 阅 登 记 记 录.8参 考 文 献.9D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 0I I前 言本 标 准 按 照 G B/T 1.1-2 0 0 9 给 出 的 规 则 起 草。本 标 准 由 西 藏 自 治 区 民 政 厅 提 出 并 归 口。本 标 准 起 草 单 位：西 藏 自 治 区 民 政 厅、拉 萨 市 民 政 局、山 南 市 民 政 局、中 国 标 准 化 研 究 院、西 藏 自治 区 标 准 化 研 究 所。本 标 准 主 要 起 草 人：魏 利 伟、苏 萌、王 金 安、徐 增 英、旦 增 曲 珍、次 仁 央 宗、普 布 卓 玛、刘 贺、李文 武、张 莺、张 剑、李 坤 威、石 维 彬、扎 西 央 宗、贡 桑 卓 玛。D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 01儿 童 福 利 机 构 档 案 管 理 规 范1 范 围本 标 准 规 定 了 儿 童 福 利 机 构 档 案 管 理 的 基 本 要 求，以 及 档 案 的 分 类、收 集、整 理、立 卷、归 档、保管、鉴 定、销 毁 和 利 用 等 管 理 要 求。本 标 准 适 用 于 儿 童 福 利 机 构 的 档 案 管 理。2 术 语 和 定 义2.1档 案 a r c h i v e s国 家 机 构、社 会 组 织 或 个 人 在 社 会 活 动 中 直 接 形 成 的 有 价 值 的 各 种 形 式 的 历 史 记 录。D A/T 1-2 0 0 0，定 义 2.1 2.2档 案 管 理 a r c h i v e s m a n a g e m e n t档 案 的 收 集、整 理、保 管、借 阅 和 提 供 利 用 等 活 动。3 基 本 要 求3.1 儿 童 福 利 机 构 应 按 照 国 家 有 关 政 策 要 求 建 立 档 案 的 管 理 制 度、审 批 授 权 制 度、监 督 检 查 制 度、人员 管 理 培 训 制 度 等，具 体 要 求 如 下：a)明 确 工 作 流 程，编 制 技 术 操 作 手 册 和 管 理 要 求 等；b)明 确 审 批 授 权 的 范 围、权 限 内 容、方 式 和 程 序 等；c)明 确 监 督 检 查 的 内 容、方 式、频 率 和 责 任 人 等；d)明 确 人 员 岗 位 职 责 和 要 求，以 及 人 员 培 训 的 内 容、方 式、对 象 和 频 率 等。3.2 儿 童 福 利 机 构 应 对 本 机 构 形 成 的 业 务 材 料 做 好 收 集、整 理、立 卷、归 档、保 管、鉴 定、销 毁、统计、利 用 和 移 交 等 工 作，档 案 应 真 实、完 整、安 全 和 有 效。3.3 档 案 应 由 机 构 集 中 保 存。3.4 儿 童 福 利 机 构 应 对 档 案 中 记 载 的 信 息 负 有 保 密 责 任。3.5 档 案 同 时 存 在 纸 质 和 电 子 两 种 载 体 形 式 的，在 内 容、相 关 说 明 及 描 述 上 应 保 持 一 致。不 一 致 时 应以 纸 质 档 案 记 载 信 息 为 准。3.6 儿 童 福 利 机 构 应 设 置 档 案 室 和 配 备 档 案 管 理 人 员。3.7 儿 童 福 利 机 构 应 对 所 有 档 案 进 行 分 类 管 理，且 每 份 档 案 应 有 唯 一 的 档 案 号，即 唯 一 的 编 码。3.8 档 案 管 理 人 员 应 遵 守 保 密 守 则 和 保 密 纪 律，无 关 人 员 不 应 随 意 浏 览 档 案 柜 或 翻 阅 档 案 资 料，不 应在 私 人 通 信、电 话、公 共 场 所 或 与 无 关 人 员 谈 论 工 作 中 透 露 档 案 内 容 和 档 案 机 密，不 携 带 任 何 档 案 外 出。绝 密 档 案 应 存 入 保 险 柜，借 出 或 归 还 的 档 案 应 仔 细 清 点 登 记，不 应 擅 自 提 供 或 复 制 保 密 档 案。D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 023.9 档 案 应 进 行 定 期 或 不 定 期 检 查，注 意 查 看 永 久 保 存 的 档 案，发 现 破 损、字 迹 模 糊 应 及 时 加 以 修 补和 复 制。3.1 0 档 案 记 录 应 满 足 如 下 要 求：a)记 录 应 及 时、准 确、完 整，内 容 简 明 扼 要、实 用，医 用、安 全 等 专 用 术 语 应 准 确。b)字 迹 清 楚、端 正。出 现 错 字 时，应 当 用 双 线 划 在 错 字 上，保 留 原 记 录 清 楚、可 辨，并 注 明 修 改时 间，修 改 人 签 名。不 得 采 用 刮、粘、涂 等 方 法 掩 盖 或 去 除 原 来 的 字 迹。c)眉 栏、页 码 填 写 完 整，记 录 者 签 全 名。d)宜 使 用 钢 笔、签 字 笔，颜 色 为 蓝 黑 色 或 黑 色。4 档 案 分 类4.1 档 案 按 类 别 分 为：a)儿 童 档 案：入 院 档 案、健 康 档 案、成 长 档 案、离 院 档 案；b)文 书 档 案：行 政 管 理 档 案、服 务 档 案、党 务 档 案；c)科 技 档 案：工 程 建 设 档 案、设 施 设 备 档 案；d)人 事 档 案：入 职 档 案、培 训 档 案、职 位 档 案、薪 酬 考 核 档 案、其 他 档 案。e)会 计 档 案：指 会 计 凭 证、会 计 账 簿、财 务 报 表、账 簿 备 份 数 据 及 单 位 经 济 活 动 相 关 的 其 他 资 料。f)声 像 实 物 档 案：指 照 片、磁 性 载 体、电 子 文 件、电 子 邮 件 及 实 物 等。4.2 档 案 按 材 质 分 为 纸 制 档 案 和 电 子 档 案。4.3 档 案 保 管 期 限 按 时 间 分 为 永 久、长 期、中 期 和 短 期，具 体 保 管 时 限 如 下：永 久 保 管；长 期 保 管：3 0 年；中 期 保 管：1 0 年；短 期 保 管：5 年。5 档 案 管 理5.1 收 集5.1.1 范 围档 案 材 料 收 集 范 围 见 表 1。表 1 档 案 材 料 收 集 范 围序号档案分类 收集范围 保管期限归档时间1 儿童档案入院档案公安部门出具的捡拾证明、弃婴（儿）证明；接收弃婴入院登记表（3 岁以下按脚印、3 岁按以上手印等存档）入院照片；基本情况登记表（包括家属信息）；身份证和户口本复印件，儿童亲属身份证和户口本复印件。永久第二年第一季度完成健康档案入院时体格检查记录（含救治记录），入院后的观察记录；心理测试报告单、门诊病历（包含病史，既往史，过敏史）；D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 03婴幼儿生长发育体检表（包括每年常规体检）、出院小结（含手术内容）、主要的辅助检查，（附检查报告如心脏彩超，核磁，智力测试等）；每年的体检报告、预防接种记录（原件或复印件）；康复和治疗记录、指导方案、评估报告等。成长档案幼儿园、小学、初中、高中、大学或职业教育的基本信息表、入学通知书、毕业证、每学期成绩单和在校期间各种获奖证明；特长和就业等培训记录；儿童在院期间形成的具有一定保存价值的其他各种材料。离院档案离院申请书；成年孤儿参加工作安置通知单；家属认领证明和亲子鉴定证明（认领孤儿）等。2 文书档案行 政 管 理档案外来文件、内部文件、法律法规、产权产籍、资质、合同协议、质量管理体系文件、标准化建设文件等。中期第二年第一季度完成服务档案为儿童提供服务或相关支撑保障过程中所形成的材料，例如清洁卫生服务记录、膳食服务记录、能源统计记录和消防巡视演练记录等。短期党务档案党务工作中形成的文件材料。中期3 科技档案工 程 建 设档案工程申请、设计、施工、验收等过程中形成的基础性的文件材料。长期验收完成后即时登记归档设 施 设 备档案说明书，采购、安装、调试和验收过程中的技术性与凭证性文件材料，运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。4 人事档案入职档案个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息，劳动合同、劳务合同、保密协议、补充协议等实习协议等。永久三个月内培训档案入职培训试卷、培训总结或结业证、培训登记表、培训申请表。职位档案职务任命书、职务变动申请表、职位职务变更记录表。薪 酬 考 核档案试用期考核、年度考核、调薪申请。其他档案个人党团相关资料、各类奖励和处罚记录，离职申请、离职交接表、离职证明存根、补偿金协议等。5 会计档案会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。长期第二年第一季度完成6 声像实物档案处以上领导检查指导工作等重大活动、本院重大会议活动所拍摄的照片、录像，还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书等材料。长期第二年第一季度完成5.1.2 要 求5.1.2.1 各 部 门 应 定 期 收 集 应 归 档 的 材 料，按 照 档 案 分 类 结 合 办 结 时 间 进 行 归 集。D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 045.1.2.2 收 集 材 料 时 应 按 照“业 务 用 表 在 前、审 核 凭 证 在 后，重 要 凭 证 在 前、次 要 凭 证 在 后”的 原 则顺 序 排 列。业 务 审 核 凭 证 排 列 顺 序 应 与 业 务 报 表 名 册 中 人 员 顺 序 保 持 一 致。5.1.2.3 材 料 的 字 迹、印 章 和 日 期 应 完 整、清 晰、准 确。5.1.2.4 各 部 门 档 案 管 理 人 员 应 对 收 集 的 材 料 进 行 检 验，经 检 验 合 格 后 与 经 办 人 员 办 理 交 接 手 续，做到 账 物 相 符。5.2 整 理5.2.1 各 部 门 档 案 管 理 人 员 应 按 照 档 案 分 类 对 收 集 的 材 料 进 行 整 理。5.2.2 归 档 材 料 所 使 用 的 载 体 应 符 合 档 案 保 管 及 保 护 的 要 求。5.2.3 纸 质 材 料 宜 采 用 国 际 标 准 A 4 幅 面，表 头 方 向 应 向 上 或 向 左。5.2.4 材 料 应 剔 除 影 响 档 案 保 管 保 护 的 附 着 物。5.3 立 卷5.3.1 组 卷5.3.1.1 经 收 集 整 理 的 材 料 应 及 时 组 卷，视 情 况 可 按 月、季 或 年 度 组 卷，不 应 跨 年 组 卷。材 料 以 办 结日 期 确 定 形 成 时 间。5.3.1.2 案 卷 内 材 料 应 按 照 案 卷 封 面、卷 内 文 件 目 录、材 料、卷 内 备 考 表 的 顺 序 依 次 排 列。5.3.2 编 号5.3.2.1 档 案 的 案 卷 档 号 包 括：年 度、保 管 期 限 代 码、档 案 类 别、案 卷 类 别、案 卷 号。5.3.2.2 档 案 的 文 件 档 号 包 括：年 度、保 管 期 限 代 码、档 案 类 别 代 码、案 卷 类 别 代 码、案 卷 号、件 号。5.3.2.3 档 号 编 制 要 求 为：年 度：以 四 位 阿 拉 伯 数 字 表 示；保 管 期 限：以 中 文 表 示；档 案 类 别：以 中 文 表 示；案 卷 号：在 分 类 的 最 低 一 级 案 卷 类 别 内 从“0 0 0 1”开 始 依 次 标 注；件 号：在 案 卷 内 从“0 0 1”开 始 依 次 标 注。5.3.2.4 案 卷 内 材 料 应 编 制 页 码，以 三 位 阿 拉 伯 数 字 表 示，在 案 卷 内 从“0 0 1”开 始 依 次 标 注。页 码 位置 在 材 料 右 上 角 处，背 面 有 正 文 的 位 置 在 左 上 角 相 同 位 置。5.3.2.5 案 卷 内 以“件”为 单 位 组 卷 的，应 在 卷 内 文 件 目 录 中 标 注 材 料 的 页 数。5.3.3 编 目5.3.3.1 案 卷 封 面 项 目 应 包 括：全 宗 名 称、档 案 类 别、案 卷 题 名、案 卷 档 号、材 料 形 成 起 止 年 月、保管 期 限、材 料 件 数、材 料 页 数。5.3.3.2 卷 内 文 件 目 录 项 目 应 包 括：件 号、单 位 名 称（姓 名）、文 件 题 名、材 料 形 成 年 月、页 号（页数）。5.3.3.3 卷 内 备 考 表 项 目 应 包 括：本 卷 情 况 说 明（卷 内 材 料 缺 损、修 改、补 充、移 出、销 毁 等 情 况 的说 明，由 档 案 管 理 人 员 注 明 发 生 或 发 现 问 题 的 时 间、人 员）、立 卷 人、立 卷 日 期、检 查 人、检 查 日 期。5.3.3.4 案 卷 目 录 项 目 应 包 括：全 宗 名 称、年 度、保 管 期 限、档 案 类 别、案 卷 题 名、案 卷 号、材 料 件数、材 料 页 数、存 放 位 置、备 注。5.3.4 装 订D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 055.3.4.1 材 料 装 订 时 应 使 用 对 纸 张 无 害 的 装 订 工 具 及 耗 材。5.3.4.2 具 有 电 子 文 件 形 式 的 纸 质 材 料 可 不 装 订，采 取 封 装 方 式 保 管。5.4 归 档5.4.1 档 案 形 成 后 应 按 表 1 中 归 档 时 间 要 求 归 集 到 本 机 构 档 案 管 理 部 门 集 中 保 管。5.4.2 实 物 档 案 应 原 件 归 档。5.4.3 档 案 归 档 时，档 案 管 理 员 应 对 档 案 进 行 检 验，根 据 档 案 目 录，查 收 档 案，合 格 后 与 各 部 门 办 理归 档 交 接 手 续，做 到 账 物 相 符。5.4.4 交 接 时，双 方 应 在 档 案 交 接 清 单 上（一 式 两 份）签 字，双 方 各 自 保 存 1 份。5.4.5 档 案 管 理 员 按 类 将 拟 归 档 的 档 案 存 放 于 档 案 室 中，填 写 档 案 归 档 登 记 记 录（参 见 附 录 A）5.5 保 管5.5.1 要 求5.5.1.1 档 案 实 体 应 避 免 受 到 人 为 因 素 和 自 然 因 素 的 损 害，在 保 管 和 利 用 过 程 中 应 始 终 有 序。5.5.1.2 儿 童 福 利 机 构 应 设 置 专 门 的 档 案 室，采 取 防 护 设 备 和 管 理 措 施，维 护 档 案 实 体 的 完 整 与 安 全。5.5.1.3 档 案 室 宜 档 案 按 照 保 管 期 限（见 表 1）、档 案 类 别 和 年 度 划 分 区 域，入 库 档 案 应 按 统 一 规 则定 位。5.5.1.4 档 案 管 理 人 员 应 定 期 清 点 库 存 档 案，检 查 受 损 情 况，并 对 受 损 档 案 采 取 措 施 进 行 抢 救 和 修 复。5.5.1.5 有 条 件 的 儿 童 福 利 机 构 宜 采 用 档 案 室 安 全 保 护 智 能 化 综 合 管 理、物 联 网 等 技 术 提 高 库 房 管 理水 平。5.5.2 档 案 室 管 理5.5.2.1 档 案 室 面 积 不 少 于 1 5 平 方 米。5.5.2.2 档 案 室 应 指 定 专（兼）职 的 档 案 管 理 人 员 管 理，其 他 人 员 未 经 批 准 不 应 进 入。进 入 时，应 由专 职 档 案 管 理 人 员 陪 同 并 登 记 进 入 人 员、进 入 事 由 和 进 出 时 间。5.5.2.3 档 案 室 应 配 备 必 要 的 防 火、防 盗、防 水、防 潮、防 光、防 紫 外 线、防 尘、防 高 温、防 有 害 生物 以 及 照 明 等 设 备。5.5.2.4 档 案 室 内 温、湿 度 应 符 合 相 关 要 求，设 备 应 定 期 进 行 保 养 和 维 护。5.5.3 应 急 预 案档 案 管 理 部 门 应 对 可 能 发 生 的 突 发 事 件 和 自 然 灾 害 制 定 应 急 预 案，提 高 对 各 种 险 情 的 应 急 抢 险 能力，最 大 限 度 地 防 止 灾 害 对 档 案 可 能 造 成 的 损 害。5.6 鉴 定、销 毁5.6.1 儿 童 福 利 机 构 应 由 相 关 负 责 人、档 案 管 理 人 员 和 经 办 人 员 组 成 档 案 鉴 定 小 组，负 责 鉴 定 材 料 的归 档 范 围 和 保 管 期 限，并 对 到 期 档 案 进 行 销 毁 鉴 定。5.6.2 档 案 保 管 时 间 自 形 成 之 日 的 次 年 1 月 1 日 开 始 计 算。5.6.3 对 达 到 或 超 过 保 管 期 限 的 档 案 应 定 期 组 织 鉴 定。鉴 定 时，应 对 照 材 料 归 档 范 围 和 保 管 期 限 的 条款 从 档 案 的 内 容、来 源、产 生 时 间 和 利 用 价 值 等 方 面 综 合 分 析 判 断 档 案 的 保 存 价 值，提 出 销 毁 或 延 长 保管 期 限 的 意 见。5.6.4 对 经 过 鉴 定 可 以 销 毁 的 档 案 应 编 制 销 毁 清 册，报 机 构 主 要 负 责 人 批 准5.6.5 销 毁 档 案 时，应 由 两 人 或 两 人 以 上 监 销，在 档 案 行 政 管 理 部 门 指 定 地 点 实 施 销 毁。D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 065.6.6 销 毁 人 员 和 监 销 人 员 应 在 销 毁 清 册 上 签 字 确 认。销 毁 清 册 应 永 久 保 存。5.7 利 用5.7.1 档 案 利 用 包 括 阅 览、复 制、摘 录、外 借、编 研 等 方 式。5.7.2 儿 童 福 利 机 构 应 按 相 关 规 定 提 供 检 索 和 查 询 服 务。5.7.3 查 阅、借 阅 档 案 应 档 案 借 阅 登 记 记 录（参 见 附 录 B），履 行 审 批 手 续，采 取 保 护 措 施，避免 造 成 档 案 损 害 和 遗 失。5.7.4 查 阅 人 员 对 借 用 的 档 案 应 妥 善 保 管 和 爱 护，不 得 涂 改、转 借、拆 散、毁 损、复 印。5.7.5 确 因 工 作 需 要 外 带、借 走，应 写 情 况 说 明，领 导 批 准 后 方 可 外 带。外 带 时 间 一 般 不 超 过 3 个 工作 日。外 带 时 应 保 管 好 档 案，确 保 档 案 的 安 全。5.7.6 凡 使 用、借 阅 档 案 时，应 注 意 档 案 安 全、保 密，不 得 自 行 转 借、涂 改、拆 散、抽 取，未 经 领 导批 准 不 得 复 印。5.7.7 档 案 室 管 理 人 员 对 借 阅、外 带 归 还 的 档 案 应 检 查、确 认 档 案 无 差 错、无 短 缺、无 破 损 后 办 理 归还 手 续。5.7.8 借 阅、外 带 的 档 案 发 生 丢 失、损 坏、泄 密 时，档 案 管 理 人 员 应 立 即 报 告，并 采 取 措 施 妥 善 处 理，撰 写 处 理 情 况 说 明。D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 07A A附 录 A（资 料 性 附 录）档 案 归 档 登 记 记 录A.1 档 案 归 档 登 记 记 录档 案 归 档 登 记 记 录 见 表 A.1。表 A.1 档 案 归 档 登 记 记 录序号 档案类别 归档范围 档案编号 保管期限 归档时间 归档人D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 08B B附 录 B（资 料 性 附 录）档 案 借 阅 登 记 记 录B.1 档 案 借 阅 登 记 记 录档 案 借 阅 登 记 记 录 见 表 B.1。表 B.1 档 案 借 阅 登 记 记 录序号 借阅日期 文件名 目的 期限 文件编号 借阅人签字 归还日期 备注D B 5 4/T 0 2 2 5 2 0 2 09参 考 文 献 1 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 2 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 实 施 办 法 3 机 关 档 案 管 理 规 定_