ICS 01.1 40 A 14 DB45 广西壮族自治区地方标准 DB 45/T 19202018 社会保险档案管理数字化操作规程 Digital operation rules of socia l insurance arch ives management 2018-12-20 发布 2018-12-31 实施广西壮族自治区市场监督管理局 发布 DB 45/T 1 92 0 20 18 I 前 言 本标准按照G B/T 1.12 0 09给出的规 则起草。本标准提出单位：贺州市质量技术监督局。本标准起草单位：贺州市社会保险事业管理局、贺州市质量技术监督局。本标准主要起草人：黄康德、张健、吴助才、吴显娟、文珩、许珂嘉、李文峰、刘华岭、韦福广、莫晓玲。DB 45/T 1 92 0 20 18 1 社会保险档案管理数字化操作规程 1 范围 本标准规定了社会保险档案管理数字化操作的术语和定义、基本原则、档案整理、目录建库、档案 扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理。本标准适用于广西各级社会保险经办机构（简称社保机构）对纸质档案的数字化操作。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 1 8 档 案著录规则 中华人民共和国财政部、国家档案局2 01 5第 7 9号令 会计 档案管理办法 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 数字化 d i gitiza tion 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2 纸质档案数字化 d ig iti za ti on o f p ap er-b as ed re co rd s 采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转换为存储在磁带、磁盘、光 碟等 载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.3 数字图像 digita l i m age 表示实物图像的整数陈列。注：一个二维或更高维的采样并量化的函数，有相同维数的连续图像产生。在矩陈（或 其他）网络上采样一连续函 数，并在采样点上将值最小化后的成列。3.4 黑白二值图像 b in ar y i ma ge 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。3.5 连续色调静态图像 c ont i n uo us-t one s till imag e 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。注：在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种模式。DB 45/T 1 92 0 20 18 2 3.6 分辨率 r eso lu ti on 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dp i）表示。3.7 失真度 dist or ti on m eas ur e 对档案进行数字化转换 后，数字图像 与 档案原件在色 彩、几何钾方面 的 偏离 程度。3.8 可懂度 i nte ll ig ib il ity 数字图像 向 人或机 器 提 供 信 息 的能 力。3.9 图像压缩 im ag e co mp res si on 消除 图像 冗余 或对图像 近似 的 任 一种过程。注1：是对图像以更紧凑的形式表示。注2：纸质档案数字化过程中，较常见的有 TIFF(G4)、JPEG 等格式。4 基本原则 包括 守 法原则、保 密性 原则、安全性 原则、价值性 原则、实用 性 原则。注1：安全性 原则。纸质档 案的 数 字化，应符 合 国家档 案开 放 规定以 及有 关 规定，加强 档 案数字 化各 个 环节的 管理工作，确保纸质档案和数字化档案的安全。注2：价值性 原则。属于归 档范 围 应永久 或长 期 保存的、社 会 利用价 值高 的 档案应 列入 数 字化加 工的 范 围，有 条件的应对属于归档范围内的全部档案进行数字化加工。注3：实用性 原则。体现档 案的 最 终价值 原则，档案最 终目 的 就是对 利用 者 提供利 用，所 以要确 定哪 些 档案具 体需要进行数字化加工，一个重要的衡量条件就是看档案的利用率高低。5 纸质档案数字化基本要求 5.1 范围要求 业 务 档案数字化处理的档案的 范围参见附 录A。5.2 操作流程 纸质档案数字化的基本 环节 主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数 据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理，操作 流 程 参见附 录B。5.3 过程管理 5.3.1 应加 强 纸质档案数字化各 环节 的 安全 保 密 管理机 制，确 保纸质档案和数字化档案的 安全。5.3.2 纸质档案数字化的各 个环节 应进行 登记、整理和 汇总，装订 成 册。DB 45/T 1 92 0 20 18 3 5.4 纸质档案整理 5.4.1 已应用档案唯一标识符技术的档案馆（室），按 照 分配好的唯一标识符范围打印唯一标识符，并按照档案粘贴要求将其粘贴在档案上；未 应用档案唯一标识符技术的档案馆（室）应 符合 D A/T 18 的 要求。5.4.2 纸质档案应拆除装订物，拆除装订物时应保护纸质档案不受损害。5.4.3 纸质档案页面破损严重、无法直接进行扫描的，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的 纸质档案应先进行应处理（压平或烫平等）后在进行扫描。5.4.4 纸质档案整理、登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录纸质档案整 理后每份文件的起始页号和页数。5.4.5 纸质档案 恢复装订时，应注意保持卷内文件的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。5.5 目录建库 5.5.1 格式选择 目录建库所选定的数据格式应能直接或间接通过XM L文档进 行数据交换。5.5.2 基本要求 建立档案目录数据库应按照DA/T 1 8 的规定 执行。5.5.3 质量检查 电子版目录数据采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著 录信息是否完整、目录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。5.6 纸质档案扫描 5.6.1 扫描方式 5.6.1.1 根据纸质档案幅面的大小（A4、A 3、A0）等选择 相关规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图 纸可采用 0 号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面纸质档案可采用大幅面数码平台，或 者缩微拍摄后 的胶片 数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。5.6.1.2 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可 采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。5.6.2 色彩模式选择 5.6.2.1 扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色度等。通常采用黑白二值。5.6.2.2 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值进行扫描。5.6.2.3 页面为黑白两色，但字迹清晰度较差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用 灰度模式扫描。5.6.2.4 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式 进行扫描。5.6.3 分辨率选择 5.6.3.1 分辨率参数的选择，以图像清晰完整为原则。DB 45/T 1 92 0 20 18 4 5.6.3.2 采用黑白 二值、灰度、彩 色 几 种模 式 对档案进行扫描 时，分辨率 应 选择 20 0 dp i。特殊情况 下，如 文字 偏小、密集、清晰 度 较差 等，可适 当 提 高分辨率。5.6.3.3 数码相机 拍摄精 度应 达到 80 0 万 像 素。5.6.3.4 扫描图像 缩放比 应为 10 0；用数码相机 拍摄时 要注 意 被 拍摄 物的 影 像要 充满取景框。5.6.3.5 照 片 档案数字化应采用扫描 方式 进行。彩 色照 片 扫描 类型 采用“百万 种颜色”模 式；黑白照 片 扫描 类型 采用“灰度”模 式。5.6.4 登记要求 扫描操作 完 成 后，应 认真填写 纸质档案数字化转换过程 交 接 登记 表单，登记 扫描的 页 数，核 对每份 文件的实 际 扫描 页 数 与 档案整理 时填写 的文件 页 数是 否 一 致，不一 致 应注 明具 体原 因 和处理 方 法。5.7 扫描图像处理要求 5.7.1 图像质量检验 5.7.1.1 对图像 斜 度、清晰 度、失真 度等进行检 查。发现 不 符 合图像质量要 求时，应 重 新进行图像的 处理。5.7.1.2 由 于操作不 当，造 成扫描的图像文件不 完 整或 无 法 清晰 识别 时，应 重 新扫描。5.7.1.3 发现 文件 漏 扫 时，应 及时补 扫并 正确插入 图像。5.7.1.4 发现 扫描图像的 排序与 档案原件不一 致时，应 及时 进行 调 整。5.7.1.5 认真填写 相 关 表单，记 录质检 结 果和处理 意见。5.7.2 图像方向调整 5.7.3 图像纠偏 对图像 偏斜 的图像应进行 纠偏 处理，以 达到视觉 上基本不 感觉偏斜 为准。对 方向 不 正确 的图像应进 行 旋 转 还 原，以 符 合 阅读习惯。5.7.4 图像去污 去污 对图像 页面 中 发现 的 影响 图像质量的 杂 质 如 黑点、黑线、黑 框、黑 边 等应进行 去污 处理。处理 过程中应 遵循 在不 影响 可 懂 度的 前 提下 展现 档案原 貌 的原则。5.7.5 图像拼接 对 大幅面 档案进行 分区 扫描 形 成的多 副 图像，应进行 拼 接处理，合并为一 个完 整的图像，以保 证 档 案数字化图像的整体 性。5.7.6 裁边处理 采用 彩 色模 式 扫描的图像应进行 裁边 处理，去除 多 余 的白 边。5.8 图像存储要求 5.8.1 存储格式 5.8.1.1 扫描的图像应保存为 T IF 格 式 或 JP G 格式，一般黑白 二值 图像保存为 T IFF(G 4)格式。灰度或 彩 色图像保存为 JP G 格式；数码相机 拍摄 的图像应保存为 JP G 格式。DB 45/T 1 92 0 20 18 5 5.8.1.2 以单份文件为单位存储为 PD F格 式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读 的前提下，尽量减小存储容量为准则。5.8.2 P DF 文件的命名和存储 5.8.2.1 传统卷内文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对的唯 一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。对应用档案唯一标识定位符技术的为案卷档案定 位符卷内顺序号PD F，存 储 路径为 6 级文件夹，按 唯一标识定位符每两位分割，最后一级为案卷唯一 标识定位符。5.8.2.2 以件为保管单位的文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之 相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。对以应用档案唯一标识定位符技术的 为文件档案唯一标识定位符PD F，存 储 路径 5 级文件夹，按唯一标识定位符每两位分割。5.9 数据检查 5.9.1 将纸质档案扫描后的数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加 说明性文件。5.9.2 对数据进行检查，给出合格或不合格结论。将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝 到活动硬盘上。5.9.3 系统应自动记录检验进度。5.1 0 数据挂接 5.10.1 档案条目数据与图像文件对应准确对应程度的控制。5.10.2 在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫 描 前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像 文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处理人 员补扫。5.1 1 数据验收 5.1 1.1 数据抽检 5.11.1.1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的 总体质量。5.11.1.2 一个数字化全宗档案，数据验收时抽检的比率应不低于1 0。5.11.2 验 收指 标 5.11.2.1 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有 错 误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。5.11.2.2 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到 98以上（含 98）时，给 予验收“通 过”。合格率=抽检合格的 文件数/抽检文 件 总数10 0。5.1 2 数据备份 5.1 2.1 备份范围 经验收合格的完整数据库应及时进行备份。DB 45/T 1 92 0 20 18 6 5.1 2.2 备份方式 为保 证 数据 安全，备份载体的 选择 应多 样 化，应采用在线、离 线相 结 合的 方式 实 现 多 套 备份，宜 进 行 异地 保存。5.1 2.3 备份数据检查 5.12.3.1 备份数据 也 应进行检 查。备份数据检验的内 容 主要包括检 查 不 符 合要 求 的数据应 重 新采 集。5.12.3.2 数据备份 后 应在相应的备份 介 质上 做好 标识，以 便 查 找 和管理。5.1 2.4 备份登记 填写 纸质档案数字化备份管理 登记 表单。5.1 3 数字化档案管理 5.13.1 应加 强 对纸质档案数字化成果的管理，确 保其 安全、完 整和长期可用。5.13.2 纸质档案数字化成果提 供 网 上检 索利 用 时，应 有 制 作单位的 电子 标识，并 根 据 具 体 情况分 别采 用可下载或不可下载的数据 格式。6 安全保密 6.1 服务机构要求 6.1.1 数字化实 施 单位应按照 安全 保 密 的相 关 规定，选择具 有一定规模、管理 制 度健 全、社会信 誉 好、经验 丰富、具 备相 关 资 质要 求 的 服 务 机构 承担 数字化加工。6.1.2 数字化 服 务 机构应接 受 档案行政管理部 门、保 密 工作部 门 的保 密 审 查 和 指导 监督，并 与 数字化 实 施 单位 签 订 保 密 协议。6.2 人员管理 档案数字化加工人 员 上 岗 前 应接 受 保 密安全 培训，签 订 保 密 承诺书，并 保 持 相对 稳 定。数字化 服 务 机构对 参 加数字化工作的人 员，应进行 身 份 登记 和 安全 保 密 审 查。6.3 管理制度 档案数字化过程中应实行保 密 管理 领导责 任制，制 定 与 信 息 涉 密 等级相应的管理 制 度，定期对 制 度 实 施 情况 进行检 查。6.4 场所管理 6.4.1 数字化加工 场 所一般设在数字化实 施 单位内部，按 临 时 保 密 要 害 部位进行管理。加工 场 所应 安 装 监 控 摄 像 头 和录像设备，全 程 摄 录加工 现 场 情况 备 查。6.4.2 数字化加工 场 所应 配 备 专 门 的储物 柜，用于工作人 员 存 放 私 人物 品。不 得 数字化加工人 员 将 个 人 手 机、数码 拍摄 设备 及 移 动 存储 介 质等带 入 数字化加工 场 所。不 得 存 放 易燃、易爆 物 品。6.4.3 应 制 定 消 防预 案，配 备一定数量的 手携 消 防 器 材，定期、专 人检 查。设 置兼职 消 防 安全 员，实 施 消 防 安全 员 值 日 制 度，定期检 查，发现 异 常情况立 即报告 并采 取 适 当 措施。DB 45/T 1 92 0 20 18 7 6.5 设备管理 6.5.1 数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应符合有关保密技术标准 和保密要求。6.5.2 应根据所加工档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，并采取相应的保密技术防护 措施，加强现场监管。6.5.3 数字化加工使用的计算机应与相关设备组成专用网络，并封闭外联接口。禁止接入互联网或其 它公共网络，禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备。6.5.4 档案数字化任务完成后，加工使用过的计算机及设备应继续按 涉密设备使用和管理。采用外包 方式加工的计算机，应拆除硬盘，与其它使用过的存储介质一并向数字化实施单位移交。6.6 档案过程管理 档案实体在数字化加工过程中未经批准，不得查阅和借出。档案调卷、还卷、作业中各道手续应详 细登记，出 入库不得人档分离。数字化作业完毕的档案应及时归还库房，暂存数字化加工场所的档案应 专人管理，妥善保存。6.7 存储介质管理 应对数据存储光盘、硬盘等介质进行防护，防止造成弯曲、划伤、破损等。数据备份和存储介质保 管及安全管理参照国家及广西壮族自治区有关 规范进行。DB 45/T 1 92 0 20 18 8 A A 附 录 A（资料性附录）业务档案数字化处理的档案的范围 A.1 社会保险管理类 A.1.1 参 保单位 登记 材料。包 括 参 保单位 办理 参 保 登记、变 更 登记、注 销 登 记时填 报 的 登记 表单 及 相 关 审 核 材料。A.1.2 参 保人 员 登记 材料。包 括 缴费 单位 职 工和 退休 人 员，以家 庭 为单位或 个 人 身 份 参 加社会保险 的 城镇 无 业 居 民、农村居 民、个 体工 商户、就 业人 员 办理 参 保、社会保 险 关 系 变动、基本信 息变 更 等 登 记 手续 时，填 报 的 登记 表单 及 相 关 审 核 材料。A.1.3 社会保险 个 人 账户 管理 材料。包括 养老、医疗 保险 个 人 账户 对 账、个 人 账户 修改等相 关 材料。A.1.4 社会保险 登记 证 管理 材料。包括社 会保险经办 机构 向参 保单 位 核发 社 会保险 登记 证、对 已核 发 的社会保险 登记证 验 证 换 证、对 遗失 社会保险 登记证 的单位 补证时 的 登记 表单 及 相 关 审 验 材料。A.1.5 社会保险 卡（证、手 册）管理 材料。为 参 保人 员 办理社会 保险 卡（证、手 册）首 发、补发、收回 等管理的 登记 表单 及 相 关 材料。A.1.6 社会保险 待遇 领 取 资 格 验 证 材料。包括对 享 受 社会保险 待遇 人 员 进行 领 取 资 格 检 查 验 证 的相 关 审 核 材料。A.1.7 退休 人 员 社 会化管理 服 务 材料。包 括对实行社 会化管理 服 务 的 退休 人 员 进行信 息 采 集、移 交、日 常 管理 服 务 的 登记 表单 及 相 关 材料。A.1.8 异地 安 置 登记 材料。包 括 异地 安 置 应 享 受 社会 保险 待遇 人 员 和长期 派 驻异地 工作 的 参 保人 员，办理 安 置地 或 派驻地享 受 各 项 社会保险 待遇 所 填 报 的 核 定表、备案表 及 相 关 材料。A.1.9 服 务 协议 管理 材料。包 括 与 基 金 收 付款协议银 行、定点 医疗 机构、定点 零 售药店、工 伤协议 医疗 康 复 机构、工 伤协议辅 助 器具配 置 机构、网络 通信 运营商、附 加保险 承 保单位等 签 订 的 协议书、考 核 材料、终止协议材料。A.2 社会保险费征缴类 A.2.1 社会保险 费征 缴 核 定 材料。包括 缴费 基数 核 定以 及 工 伤费 率确 定、中 断缴费、恢复 缴费、补 缴 费、预（补）缴费、退费、加收 滞纳金、加收 利 息 等 申报 核 定业 务 表单 及 相 关 审 核 材料。A.2.2 收 款凭 证、会计 账簿、会计 报 表等，按 会计档案管理办法 的规定 确 定保管期 限。A.2.3 社会保险基 金征缴 明细 表和 汇总 表。A.2.4 社会保险基 金征缴年 度 汇总 表。A.2.5 催缴材料。包括社会保险 费 补 缴 通 知书、补 缴协议。A.2.6 缴费 证明 材料。包括为 缴费 单位、缴费 个 人出 具 的 缴费 证明及 相 关 材料。A.3 养老保险待遇类 A.3.1 养老 保险 待遇 核 定 材料。参 保人 员 基本 养老金、养老金领 取 人 员死亡 后供 养 直 系亲 属 及 其 抚恤金待遇、养老金领 取 人 员丧葬费、养老 保险其 他 一次 性 待遇 核 定、养老 保险 待遇 调 整、养老 保险 待遇 变 更、养老 保险 待遇 补 支付、养老 保险 待遇 减 支付 等 申报 核 定业 务 表单 及 相 关 审 核 材料。DB 45/T 1 92 0 20 18 9 A.3.2 养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料。A.3.3 劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料。A.3.4 养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等。A.3.5 养老保险支付明细表和汇总表。A.3.6 养老保险基金支付年度汇总表。A.4 医疗保险待遇类 A.4.1 门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审 核材料。A.4.2 就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料。A.4.3 医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料。A.4.4 医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料。A.4.5 医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等。A.4.6 医疗保险支付明细表和汇总表。A.4.7 医疗保险基金支付年度 汇总表。A.5 失业保险待遇类 A.5.1 失业备案材料。包括失 业保险待遇 享受资格审 查登记业务 表单、失业人 员名单及 相关失业证明材料。A.5.2 失业人员失业保险关系转移材料，包括领取期限、待遇标准等相关材料。A.5.3 失业保险待遇核定材料，包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料。A.5.4 促进就业补贴核定材料，包 括 失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务 表单及相关材料。A.5.5 失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按会计档案管理办法确定保管期限。A.5.6 失业保险支付明细表和汇总表。A.5.7 失业保险基金支付年度汇总表。A.6 工伤保险待遇类 A.6.1 工伤备案材料，包括工伤事故备案登记表单及相关材料。A.6.2 工伤认定材料，包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料。A.6.3 工伤人员登记变动材料，包括工伤人员登记、工伤保险信息变动登记 表单及相关材料。A.6.4 工伤保险伤残 工亡待遇 核定材料，包括一次性 伤残补助金、伤残津贴、生活护理 费、一次性 工 亡补助金、工 亡人员丧 葬补助金、工 亡人员供 养直系亲属 及其抚恤金 等 工伤保险 待遇申报核 定表单及 相关材料。A.6.5 工伤保险医疗待 遇 核定 材料，包括 工伤人员因 工伤发生的 医疗、康复、配置辅助 器具、劳动 能 力 鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料。A.6.6 工伤预防费用核定材料，包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料。A.6.7 工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按会计档案管理办法确定保管期限。A.6.8 工伤保险支付明细表和汇总表。A.6.9 工伤保险基金支付年度汇总表。DB 45/T 1 92 0 20 18 10 A.7 生育保险待遇类 A.7.1 妊娠 登记 材料，包括 女职 工办理 妊娠 登记 申报 核 定业 务 表单 及 相 关 材料。A.7.2 并 发 症 登记 材料。包括计 划生育手 术并 发 症 等 申报 核 定业 务 表单 及 相 关 材料。A.7.3 生育 保险 待遇 核 定 材料，包括 参 保人 员 因 生育、计 划生育、治疗 并 发 症 发 生 的 医疗 费 用 及 生育津 贴 等 申报 核 定业 务 表单等相 关 审 核 材料。A.7.4 生育 保险 付款凭 证、会计 账簿、会计 报 表等。A.7.5 生育 保险 支付 明细 表和 汇总 表。A.7.6 生育 保险基 金支付年 度 汇总 表。A.8 社会保险业务统计报表类 A.8.1 各 项 社会保险 年 度 统 计 报 表。A.8.2 社会保险数据和 分 析报告 等 资料。A.8.3 社会保险业 务 月/季 统 计 报 表。A.8.4 各 项 社会保险基 金年 度 预决 算表。A.9 社会保险稽核监管类 A.9.1 社会保险 稽 核 材料，包 括 稽 核方 案、稽 核 通 知书、工作 记 录、相 关证 据、稽 核 告知 书 或整改 意 见 书、处 罚 建 议书、稽 核 报告 等 专 业文 书 及 相 关 材料。A.9.2 社会保险监 察材料，社 会保险行政 部 门依 照有 关 规定 向 社 会保险经办 机构通 报 的 社会保险 违 法 案件的 查 处 情况及 相 关 行政 执 法文 书 和其 他材料。A.9.3 社会保险经办机构内部 控 制 材料，包括内部 控 制 监督工作 方 案、内部 控 制 检 查 通 知、工 作 记 录、相 关证 据、告知书 或整改 意见 书、内部 控 制 报告 等 专 业文 书 及 相 关 材料。A.9.4 社会保险 大 案、要案、特殊 案件的 稽 核 材料。DB 45/T 1 92 0 20 18 11 附 录 B（资料性附录）业务档案数字化处理档案的操作流程 B.1 业务档案数字化的档案整理 B.1.1 档案整理，在扫描之前，根据档案 管理情况，按 下 述步骤 对档案进行 适当整理，并视需要作 出 标识，确保档案数字化质量。B.1.2 目录数据准备，按DA/T 1 8等规定的要 求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文 件 名、责任者、起 止页号和页数等，应进行修 改。B.1.3 拆除装订，拆除文件中 的装订物，拆除装订物 时应注意保 护档案不受 损害；在不 去除装订物 情 况下，影响扫描工作进行的档案。B.1.4 区分扫描件 和非扫描件，按要求把 同一案卷中 的扫描件和 非扫描件 区分 开。普发性 文件区分 的 原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。B.1.5 页面修整，对破损严重、无法直接 进行扫描的 档案，应先 进行技术修 复、裱糊；折 皱 不平影 响 扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。B.1.6 档案整理登记，制作并 填写纸质档 案数字化加 工过程交接 登记表单，详细记录档 案整理后每份文件的起始页号和页数。B.2 档案扫描 B.2.1 扫描方式（扫描前应准备一台专业的高速扫描仪，并带平板）。B.2.2 根据档案幅面的大小(A 4、A3、A O等)选择相应规格 的扫描仪或专业担描仪，如工程图纸可采用 0号图纸扫描仪进行扫描。B.2.3 普通A4纸质 文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描。B.2.4 纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描。B.2.5 纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描。B.2.6 对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描。B.2.7 扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）。B.2.8 页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式。B.2.9 页面为黑白 两色，清晰 度较差或者 带有图片 的档 案 材料，以 及页面多为 彩色文字 的档案，采 用 彩色或灰度模式（因情况而定）。B.2.10 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。B.3 分辨率选择 B.3.1 采用黑白、2 56级灰度模 式扫描的文件，其分辨率选择为20 0 DPI。B.3.2 采用24位为 彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为10 0 D PI。注：以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情调理。DB 45/T 1 92 0 20 18 12 B.3.3 扫描的线数、阀 值、亮 度、灰度、对 比 度等 值 可 根 据所扫描文件 材料 的 清晰 度进行适 当 的 调 整；B.3.4 需 要 时 可 根 据原件的 清晰 度适 当调 整扫描 分辨 率。如 原件 质量 较差且 尺 寸 较小，可 适 当 提 高分辨率；反 之也 可相应 减 少 分辨率，增 减 的多少以扫描 后 图像按原 尺 寸显示 后 是 否清晰 为准。B.3.5 粘贴折页与 表 格，对于 粘贴折页，可 用 大幅面 扫描仪扫描，或 先 部 分 扫描 后拼 接；对部 分 字体很 小、字 迹密集 的 情况，可适 当 提 高 扫描 分辨率，选择 灰度扫描或 彩 色扫描，采用局部 深 化技术 解决；对字 迹与 表 格 颜色 深 度不同的，采用局部淡化技术 解决。B.4 图像深处理 B.4.1 将扫描 后 的 文档一一保 存，保存为T IFF格式，再针 对每份 影 像 页面 进行 深 处理，以 获得 最 好 的 图像质量，保 证 图像 完 整、端 正、无 扭 区、版 面无 暗 影、无 干扰 信 息，主 要 完 成 影 像 深 处理包括：去 黑 边、去污 点、纠偏 等，处理 完 的图像保存 格式 为 P D F。B.4.2 纠偏：对扫 描过程中出 现 的 偏斜 图 像进行整体 纠正，包括 自校 和 手 校，保 证 数字 图像的 偏斜 角 度 小 于1度（图像 偏斜 不 超 过 页面 内 半 个 文字）。B.4.3 旋 转：按 方 字 方向 将图 片旋 转 至 正 确方向，没 有文字的图 片，判断 其 方向后 进行 左 旋、右 旋、翻 转、旋 转等工 具。B.4.4 去污：对图 像 页面 中出 现 的 影响 图 像质量的 杂 质，去除 数 字图像中 影响 可 懂 度的 杂 质，如去 除 黑 边、多 余边、污 点，文字中的黑点不用 考虑。B.4.5 载 边：采用 彩 色模 式 扫 描的图像应 进行 裁边 处理，去除 多 余 的白 边，以 有 效缩小 图像文件的 容 量，节 省 存储 空 间。B.4.6 删 除 空 白 页：将扫描 后页面之间 的 空 白 页 进行 删 除。B.4.7 断 字修 补：对部 分 文字不 清 楚 可进行修 补。B.4.8 反 白字修 正：将部 分 反 白文字可进行描 述。B.4.9 分 割：将A 3幅面 的文件 分 割 为两份A 4幅面 的文件。B.4.10 拼 接：对 大幅面 档案进行 分区 扫描 形 成的多 幅 图像，应进行 拼 接处理，合并为一 个完 整的图像，以保 证 档案数字化图像的整体 性。B.5 图像处理质检 B.5.1 由 于操作不 当，造 成扫描的图像文件不 完 整或 无 法 清晰 识别 时，应 重 新扫描。B.5.2 对图像 偏斜 度、清晰 度、失真 度等 进行检 查。发现 不 符 合 图像质量要 求时，应 重 新进行图像 的 处理。B.5.3 图像处理的是 否 得 当，严重 的应 重 扫，处理不 当 的应 重 新处理。B.5.4 扫描图像 页 码 顺序 是 否与 原文件一 致，有 无漏 扫、多扫（重复）、纸张 倒 置 等 情况。B.5.5 顺序：如 果 页 码不 连 续，与 原文不一 致，需 对 页面 进行 排序。B.5.6 漏 扫：将 漏 扫的 页面重 新扫描，并 插入到正确 的位 置。B.5.7 多扫：将多扫 页面 删 除。B.5.8 倒 置：不 符 合要 求 的 需 进行 调 整，保 持与 原文一 致。B.6 图像存储 B.6.1 纸质档案目 录数据库中 的每一份文 件，都 有一 个与之 相对 应的 唯 一档 号，以 该 档号 为 这 份文 件 扫描 后 的图像文件 命名。多 页 文件可采用 该 档号建 立 相应文件 夹，按 页 码 顺序 对图像文件 命名。DB 45/T 1 92 0 20 18 13 B.6.2 文件的保存格式为TIF F，图 片的保存格式为JP G，保 存 到指定的路径，便于准确挂接入库，与档 案管理软件 中的目录建 立一一对应 的关系。再 对数字化后 的文档进行 批量处理，处理完将保 存为PDF格 式；最后将 所有文档批 量转换为可 以复制、检 索利用的双 层PDF格式，然后进行光 盘刻录，确 保刻录好 的光盘能正确地读出，并做好标识标签。注：不得用Word文档保存扫描图像。B.7 目录建库 按照 D A/T 18的 要 求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所 选定的 数据格式应能直接或间接通过XM L文 档进行数据交换。注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容 是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。B.8 数据挂接 B.8.1 挂接前的数据关联检查,以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个 或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要 认真核查每一份图像文件的名称 与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是 否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案 目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建 立起一一对应的关联关系，为 实 现档案目录数据库 与图像文件的批量挂接提供条件。B.8.2 汇总挂接,档 案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通 过 网络及时 加载到数据服务器端汇总。通 过 编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联 的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。B.9 数据验收 B.9.1 一个全宗的 档案，数字 化转换质量 抽检的合格 率达到95以上（含95）时，给 予以验收“通 过”。目录 数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有 错误等 质量问题时，抽检标记为“不合格”。B.9.2 验收“通过”的结论，必须经分 管领导审核、签字后方有效。B.1 0 双层P DF输出、数据备份 B.10.1 双层PD F输出,对验收合格后 的文件进行双层PD F格 式输出。PDF 格式具有双层结构，即图层和 文 字层，可以1 00保留原 始版面效果，又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。B.10.2 数据备份,经验收合格 的 完 整数据应 及时进行备份。进行一 式 两份DV D光盘刻 录提 交到 客 户 单 位，著录条目和全文数据向客户单位数据库迁移。移交前检测光盘读取性能，抽 查刻录好的光盘影像质 量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数 据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保 密的需标明密级。DB 45/T 1 92 0 20 18 14 B.1 1 数字化成果管理 B.11.1 可 选 用在线和 离 线 方式，配 合相应的 软 件对数字化成果进行管理。B.11.2 应加 强 对纸质档案数字化成果的管理，确 保其 安全、完 整和长期可用。B.11.3 纸质档案数字化成果提 供 网 上检 索利 用 时，应 有 制 作单位的 电子 标识，并 根 据 具 体 情分 别采用 可下载或不可下载的数据 格式。B.1 2 扫描注意事项 B.12.1 扫描 前 应对 文档进行 拆 除装订 物，并检 查 文档 内是 否 藏 有 干扰 物（如 钉 书 钉、碎 纸等），以 免 产 生卡 纸、损 坏 扫描仪，应保 持 文档 干 净送 入 扫描仪中。B.12.2 对 破损严重、无 法进行扫描的原件应 先 进行修 复、裱糊。B.12.3 褶 皱 不 平影响 扫描质量的原件应 先压平 再 进行扫描。B.12.4 对纸质过 薄、透 明 的（如 信纸、便签 纸）、纸质 过 厚、照 片 等采用 高速 扫描仪的 平板 扫描。B.12.5 对文件 页面贴 有 附 属 小页面、纸张 时，将 大小页面 单 独 在 平板 中扫描。B.12.6 扫描 完 每一份文件，应对照原文 仔 细 检 查 扫描是 否清晰、完 整。B.12.7 按要 求 使 用扫描仪、清 洗，并对每次 使 用 完 扫描仪进行保 洁，检 查 是 否关 闭 电 源。B _ _ _ _ _ _