I C S 0 3.0 8 0.9 9A 1 6DB54西 藏 自 治 区 地 方 标 准DB 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 0养 老 机 构 档 案 管 理 规 范2 0 2 0-0 7-21 发 布 2 0 2 0-0 8-1 9 实 施西 藏 自 治 区 市 场 监 督 管 理 局发 布D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 0I目 次前 言.I I1 范 围.12 术 语 和 定 义.13 基 本 要 求.14 档 案 分 类.25 档 案 管 理.2附 录 A（资 料 性 附 录）档 案 归 档 登 记 记 录.7附 录 B（资 料 性 附 录）档 案 借 阅 登 记 记 录.8参 考 文 献.9D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 0I I前 言本 标 准 按 照 G B/T 1.1-2 0 0 9 给 出 的 规 则 起 草。本 标 准 由 西 藏 自 治 区 民 政 厅 提 出 并 归 口。本 标 准 起 草 单 位：西 藏 自 治 区 民 政 厅、拉 萨 市 民 政 局、山 南 市 民 政 局、中 国 标 准 化 研 究 院、西 藏 自治 区 标 准 化 研 究 所。本 标 准 主 要 起 草 人：魏 利 伟、白 玛 玉 珍、李 宏、刘 文 红、李 彦 鹏、次 仁 德 吉、达 娃 次 仁、刘 守 华、张 莺、张 剑、李 坤 威、李 文 武、石 维 彬、扎 西 央 宗、贡 桑 卓 玛。D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 01养 老 机 构 档 案 管 理 规 范1 范 围本 标 准 规 定 了 养 老 机 构 档 案 管 理 的 基 本 要 求，以 及 档 案 的 分 类、收 集、整 理、立 卷、归 档、保 管、鉴 定、销 毁 和 利 用 等 管 理 要 求。本 标 准 适 用 于 养 老 机 构 的 档 案 管 理。2 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件。2.1档 案 a r c h i v e s国 家 机 构、社 会 组 织 或 个 人 在 社 会 活 动 中 直 接 形 成 的 有 价 值 的 各 种 形 式 的 历 史 记 录。D A/T 1-2 0 0 0，定 义 2.1 2.2档 案 管 理 a r c h i v e s m a n a g e m e n t档 案 的 收 集、整 理、保 管、借 阅 和 提 供 利 用 等 活 动。3 基 本 要 求3.1 养 老 机 构 应 按 照 国 家 有 关 政 策 要 求 建 立 档 案 的 管 理 制 度、审 批 授 权 制 度、监 督 检 查 制 度、人 员 管理 培 训 制 度 等，具 体 要 求 如 下：a)明 确 工 作 流 程，编 制 技 术 操 作 手 册 和 管 理 要 求 等；b)明 确 审 批 授 权 的 范 围、权 限 内 容、方 式 和 程 序 等；c)明 确 监 督 检 查 的 内 容、方 式、频 率 和 责 任 人 等；d)明 确 人 员 岗 位 职 责 和 要 求，以 及 人 员 培 训 的 内 容、方 式、对 象 和 频 率 等。3.2 养 老 机 构 应 对 本 机 构 形 成 的 业 务 材 料 做 好 收 集、整 理、立 卷、归 档、保 管、鉴 定、销 毁、统 计、利 用 和 移 交 等 工 作。档 案 应 真 实、完 整、安 全 和 有 效。3.3 档 案 应 由 机 构 集 中 保 存。3.4 养 老 机 构 应 对 档 案 中 记 载 的 信 息 负 有 保 密 责 任。3.5 档 案 同 时 存 在 纸 质 和 电 子 两 种 载 体 形 式 的，在 内 容、相 关 说 明 及 描 述 上 应 保 持 一 致。不 一 致 时 应以 纸 质 档 案 记 载 信 息 为 准。3.6 养 老 机 构 应 设 置 档 案 室 和 配 备 档 案 管 理 人 员。3.7 养 老 机 构 应 对 所 有 档 案 进 行 分 类 管 理，且 每 份 档 案 应 有 唯 一 的 档 案 号，即 唯 一 的 编 码。D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 023.8 档 案 管 理 人 员 应 遵 守 保 密 守 则 和 保 密 纪 律，无 关 人 员 不 应 随 意 浏 览 档 案 柜 或 翻 阅 档 案 资 料，不 应在 私 人 通 信、电 话、公 共 场 所 或 与 无 关 人 员 谈 论 工 作 中 透 露 档 案 内 容 和 档 案 机 密，不 携 带 任 何 档 案 外 出。绝 密 档 案 应 存 入 保 险 柜，借 出 或 归 还 的 档 案 应 仔 细 清 点 登 记，不 应 擅 自 提 供 或 复 制 保 密 档 案。3.9 档 案 应 进 行 定 期 或 不 定 期 检 查，注 意 查 看 永 久 保 存 的 档 案，发 现 破 损、字 迹 模 糊 应 及 时 加 以 修 补和 复 制。3.1 0 档 案 记 录 应 满 足 如 下 要 求：a)记 录 应 及 时、准 确、完 整，内 容 简 明 扼 要、实 用，医 用、安 全 等 专 用 术 语 应 准 确。b)字 迹 清 楚、端 正。出 现 错 字 时，应 当 用 双 线 划 在 错 字 上，保 留 原 记 录 清 楚、可 辨，并 注 明 修 改时 间，修 改 人 签 名。不 得 采 用 刮、粘、涂 等 方 法 掩 盖 或 去 除 原 来 的 字 迹。c)眉 栏、页 码 填 写 完 整，记 录 者 签 全 名。d)宜 使 用 钢 笔、签 字 笔，颜 色 为 蓝 黑 色 或 黑 色。4 档 案 分 类4.1 档 案 按 类 别 分 为：a)老 年 人 档 案：包 括 入 院 档 案、健 康 档 案、院 期 档 案 和 后 事 档 案；b)文 书 档 案：包 括 行 政 管 理 档 案、服 务 档 案 和 党 务 档 案；c)科 技 档 案：包 括 工 程 建 设 档 案 和 设 施 设 备 档 案；d)人 事 档 案：包 括 入 职 档 案、培 训 档 案、职 位 档 案、薪 酬 考 核 档 案 和 其 他 档 案。e)会 计 档 案：指 会 计 凭 证、会 计 账 簿、财 务 报 表、账 簿 备 份 数 据 及 单 位 经 济 活 动 相 关 的 其 他 资 料。f)声 像 实 物 档 案：指 照 片、磁 性 载 体、电 子 文 件、电 子 邮 件 及 实 物 等。4.2 档 案 按 材 质 分 为 纸 制 档 案 和 电 子 档 案。4.3 档 案 保 管 期 限 按 时 间 分 为 永 久、长 期、中 期 和 短 期，具 体 保 管 时 限 如 下：永 久 保 管；长 期 保 管：3 0 年；中 期 保 管：1 0 年；短 期 保 管：5 年。5 档 案 管 理5.1 收 集5.1.1 范 围档 案 材 料 收 集 范 围 见 表 1。表 1 档 案 材 料 收 集 范 围序号档案分类 收集范围 保管期限 归档时间1老 年 人 档案入院档案基本 情况 登记表（包 括家 属信息），入住申 请书，特困供养证（五保供养证），身份证和户口本复印件（包括亲 属身 份证和 户口 本复 印件），入 住合同（供 养协议）。长期第二年第一季度完成D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 03健康档案入住 评估 结果，初次 入住 体检结 果，每年体 检表，医务室诊疗记录，重大疾病住院记录。院期档案老 年 人 在 院 期 间 形 成 的 具 有 一 定 保 存 价 值 的 各 种 材料。后事档案遗嘱、财产处置记录等。2 文书档案行政管理档案外来 文件、内部 文件、法 律法规、产 权产籍、资 质、合同协议、质量管理体系文件、标准化建设文件等。中期第二年第一季度完成服务档案为老 年人 提供服 务或 相关 支撑保 障过 程中所 形成 的材料，例如 清洁卫 生服 务记 录、洗 涤服 务记录、膳 食服务记录、能源统计记录和消防巡视演练记录等。短期党务档案党务工作中形成的文件材料。中期3 科技档案工程建设档案工程 申请、设计、施 工、验收等 过程 中形成 的基 础性的文件材料。长期验收完成后即时登记归档 设施设备档案说明 书，采购、安装、调 试和验 收过 程中的 技术 性与凭证 性文 件材料，运 行、维修记 录、设备改 进、改装和报废的文件材料等。4 人事档案入职档案个人 简历、员工 登记 表、身份证、学 历学位 证书、英语等 级证 书、计 算机 等级 证书、各类 资格证 书复 印件等个 人入 职基本 信息，劳 动合同、劳 务合同、保 密协议、补充协议等实习协议等。永久 三个月内培训档案入职 培训 试卷、培训 总结 或结业 证、培训登 记表、培训申请表。职位档案职务任命书、职务变动申请表、职位职务变更记录表。薪酬考核档案试用期考核、年度考核、调薪申请。其他档案个人党团相关资料、各类奖励和处罚记录，离职申请、离职交接表、离职证明存根、补偿金协议等。5 会计档案会计 凭证、会计 账簿、财 务报表、账 簿备份 数据 及单位经济活动相关的其他资料。长期第二年第一季度完成6 声像实物档案处以 上领 导检查 指导 工作 等重大 活动、本院 重大 会议活动所拍摄的照片、录像，奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书等材料。长期第二年第一季度完成5.1.2 要 求5.1.2.1 各 部 门 应 定 期 收 集 应 归 档 的 材 料，按 照 档 案 分 类 结 合 办 结 时 间 进 行 归 集。5.1.2.2 收 集 材 料 时 应 按 照“业 务 用 表 在 前、审 核 凭 证 在 后，重 要 凭 证 在 前、次 要 凭 证 在 后”的 原 则顺 序 排 列。业 务 审 核 凭 证 排 列 顺 序 应 与 业 务 报 表 名 册 中 人 员 顺 序 保 持 一 致。5.1.2.3 材 料 的 字 迹、印 章 和 日 期 应 完 整、清 晰、准 确。5.1.2.4 各 部 门 档 案 管 理 人 员 应 对 收 集 的 材 料 进 行 检 验，经 检 验 合 格 后 与 经 办 人 员 办 理 交 接 手 续，做到 账 物 相 符。5.2 整 理D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 045.2.1 各 部 门 档 案 管 理 人 员 应 按 照 档 案 分 类 对 收 集 的 材 料 进 行 整 理。5.2.2 归 档 材 料 所 使 用 的 载 体 应 符 合 档 案 保 管 及 保 护 的 要 求。5.2.3 纸 质 材 料 宜 采 用 国 际 标 准 A 4 幅 面，表 头 方 向 应 向 上 或 向 左。5.2.4 材 料 应 剔 除 影 响 档 案 保 管 保 护 的 附 着 物。5.3 立 卷5.3.1 组 卷5.3.1.1 经 收 集 整 理 的 材 料 应 及 时 组 卷，视 情 况 可 按 月、季 或 年 度 组 卷，不 应 跨 年 组 卷。材 料 以 办 结日 期 确 定 形 成 时 间。5.3.1.2 案 卷 内 材 料 应 按 照 案 卷 封 面、卷 内 文 件 目 录、材 料、卷 内 备 考 表 的 顺 序 依 次 排 列。5.3.2 编 号5.3.2.1 档 案 的 案 卷 档 号 包 括：年 度、保 管 期 限 代 码、档 案 类 别、案 卷 类 别、案 卷 号。5.3.2.2 档 案 的 文 件 档 号 包 括：年 度、保 管 期 限 代 码、档 案 类 别 代 码、案 卷 类 别 代 码、案 卷 号、件 号。5.3.2.3 档 号 编 制 要 求 为：年 度：以 四 位 阿 拉 伯 数 字 表 示；保 管 期 限：以 中 文 表 示；档 案 类 别：以 中 文 表 示；案 卷 号：在 分 类 的 最 低 一 级 案 卷 类 别 内 从“0 0 0 1”开 始 依 次 标 注；件 号：在 案 卷 内 从“0 0 1”开 始 依 次 标 注。5.3.2.4 案 卷 内 材 料 应 编 制 页 码，以 三 位 阿 拉 伯 数 字 表 示，在 案 卷 内 从“0 0 1”开 始 依 次 标 注。页 码 位置 在 材 料 右 上 角 处，背 面 有 正 文 的 位 置 在 左 上 角 相 同 位 置。5.3.2.5 案 卷 内 以“件”为 单 位 组 卷 的，应 在 卷 内 文 件 目 录 中 标 注 材 料 的 页 数。5.3.3 编 目5.3.3.1 案 卷 封 面 项 目 应 包 括：全 宗 名 称、档 案 类 别、案 卷 题 名、案 卷 档 号、材 料 形 成 起 止 年 月、保管 期 限、材 料 件 数、材 料 页 数。5.3.3.2 卷 内 文 件 目 录 项 目 应 包 括：件 号、单 位 名 称（姓 名）、文 件 题 名、材 料 形 成 年 月、页 号（页数）。5.3.3.3 卷 内 备 考 表 项 目 应 包 括：本 卷 情 况 说 明（卷 内 材 料 缺 损、修 改、补 充、移 出、销 毁 等 情 况 的说 明，由 档 案 管 理 人 员 注 明 发 生 或 发 现 问 题 的 时 间、人 员）、立 卷 人、立 卷 日 期、检 查 人、检 查 日 期。5.3.3.4 案 卷 目 录 项 目 应 包 括：全 宗 名 称、年 度、保 管 期 限、档 案 类 别、案 卷 题 名、案 卷 号、材 料 件数、材 料 页 数、存 放 位 置、备 注。5.3.4 装 订5.3.4.1 材 料 装 订 时 应 使 用 对 纸 张 无 害 的 装 订 工 具 及 耗 材。5.3.4.2 具 有 电 子 文 件 形 式 的 纸 质 材 料 可 不 装 订，采 取 封 装 方 式 保 管。5.4 归 档5.4.1 档 案 形 成 后 应 按 表 1 中 归 档 时 间 要 求 归 集 到 本 机 构 档 案 管 理 部 门 集 中 保 管。5.4.2 实 物 档 案 应 原 件 归 档。D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 055.4.3 档 案 归 档 时，档 案 管 理 员 应 对 档 案 进 行 检 验，根 据 档 案 目 录，查 收 档 案，合 格 后 与 各 部 门 办 理归 档 交 接 手 续，做 到 账 物 相 符。5.4.4 交 接 时，双 方 应 在 档 案 交 接 清 单 上（一 式 两 份）签 字，双 方 各 自 保 存 1 份。5.4.5 档 案 管 理 员 按 类 将 拟 归 档 的 档 案 存 放 于 档 案 室 中，填 写 档 案 归 档 登 记 记 录（参 见 附 录 A）5.5 保 管5.5.1 要 求5.5.1.1 档 案 实 体 应 避 免 受 到 人 为 因 素 和 自 然 因 素 的 损 害，在 保 管 和 利 用 过 程 中 应 始 终 有 序。5.5.1.2 养 老 机 构 应 设 置 专 门 的 档 案 室，采 取 防 护 设 备 和 管 理 措 施，维 护 档 案 实 体 的 完 整 与 安 全。5.5.1.3 档 案 室 宜 按 照 保 管 期 限（见 表 1）、档 案 类 别 和 年 度 划 分 区 域，入 库 档 案 应 按 统 一 规 则 定 位。5.5.1.4 档 案 管 理 人 员 应 定 期 清 点 库 存 档 案，检 查 受 损 情 况，并 对 受 损 档 案 采 取 措 施 进 行 抢 救 和 修 复。5.5.1.5 有 条 件 的 养 老 机 构 宜 采 用 档 案 室 安 全 保 护 智 能 化 综 合 管 理、物 联 网 等 技 术 提 高 库 房 管 理 水 平。5.5.2 档 案 室 管 理5.5.2.1 档 案 室 面 积 不 少 于 1 5 平 方 米。5.5.2.2 档 案 室 应 指 定 专（兼）职 的 档 案 管 理 人 员 管 理，其 他 人 员 未 经 批 准 不 应 进 入。进 入 时，应 由专 职 档 案 管 理 人 员 陪 同 并 登 记 进 入 人 员、进 入 事 由 和 进 出 时 间。5.5.2.3 档 案 室 应 配 备 必 要 的 防 火、防 盗、防 水、防 潮、防 光、防 紫 外 线、防 尘、防 高 温、防 有 害 生物 以 及 照 明 等 设 备。5.5.2.4 档 案 室 内 温、湿 度 应 符 合 相 关 要 求，设 备 应 定 期 进 行 保 养 和 维 护。5.5.3 应 急 预 案档 案 管 理 部 门 应 对 可 能 发 生 的 突 发 事 件 和 自 然 灾 害 制 定 应 急 预 案，提 高 对 各 种 险 情 的 应 急 抢 险 能力，最 大 限 度 地 防 止 灾 害 对 档 案 可 能 造 成 的 损 害。5.6 鉴 定、销 毁5.6.1 养 老 机 构 应 由 相 关 负 责 人、档 案 管 理 人 员 和 经 办 人 员 组 成 档 案 鉴 定 小 组，负 责 鉴 定 材 料 的 归 档范 围 和 保 管 期 限，并 对 到 期 档 案 进 行 销 毁 鉴 定。5.6.2 档 案 保 管 时 间 自 形 成 之 日 的 次 年 1 月 1 日 开 始 计 算。5.6.3 对 达 到 或 超 过 保 管 期 限 的 档 案 应 定 期 组 织 鉴 定。鉴 定 时，应 对 照 材 料 归 档 范 围 和 保 管 期 限 的 条款 从 档 案 的 内 容、来 源、产 生 时 间 和 利 用 价 值 等 方 面 综 合 分 析 判 断 档 案 的 保 存 价 值，提 出 销 毁 或 延 长 保管 期 限 的 意 见。5.6.4 对 经 过 鉴 定 可 以 销 毁 的 档 案 应 编 制 销 毁 清 册，报 机 构 主 要 负 责 人 批 准。5.6.5 销 毁 档 案 时，应 由 两 人 或 两 人 以 上 监 销，在 档 案 行 政 管 理 部 门 指 定 地 点 实 施 销 毁。5.6.6 销 毁 人 员 和 监 销 人 员 应 在 销 毁 清 册 上 签 字 确 认。销 毁 清 册 应 永 久 保 存。5.7 利 用5.7.1 档 案 利 用 包 括 阅 览、复 制、摘 录、外 借、编 研 等 方 式。5.7.2 养 老 机 构 应 按 相 关 规 定 提 供 检 索 和 查 询 服 务。5.7.3 查 阅、借 阅 档 案 应 填 写 档 案 借 阅 登 记 记 录（参 见 附 录 B）表，履 行 审 批 手 续，采 取 保 护 措施，避 免 造 成 档 案 损 害 和 遗 失。5.7.4 查 阅 人 员 对 借 用 的 档 案 应 妥 善 保 管 和 爱 护，不 得 涂 改、转 借、拆 散、毁 损、复 印。D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 065.7.5 确 因 工 作 需 要 外 带、借 走，应 写 情 况 说 明，经 相 关 负 责 人 批 准 后 方 可 外 带。外 带 时 间 一 般 不 超过 3 个 工 作 日。外 带 时 应 保 管 好 档 案，确 保 档 案 的 安 全。5.7.6 凡 使 用、借 阅 档 案 时，应 注 意 档 案 安 全、保 密，不 得 自 行 转 借、涂 改、拆 散、抽 取，未 经 负 责人 批 准 不 得 复 印。5.7.7 档 案 室 管 理 人 员 对 借 阅、外 带 归 还 的 档 案 应 检 查、确 认 档 案 无 差 错、无 短 缺、无 破 损 后 办 理 归还 手 续。5.7.8 借 阅、外 带 的 档 案 发 生 丢 失、损 坏、泄 密 时，档 案 管 理 人 员 应 立 即 报 告，并 采 取 措 施 妥 善 处 理，撰 写 处 理 情 况 说 明。D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 07A A附 录 A（资 料 性 附 录）档 案 归 档 登 记 记 录A.1 档 案 归 档 登 记 记 录档 案 归 档 登 记 记 录 见 表 A.1。表 A.1 档 案 归 档 登 记 记 录序号 档案类别 归档范围 档案编号 保管期限 归档时间 归档人D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 08B B附 录 B（资 料 性 附 录）档 案 借 阅 登 记 记 录B.1 档 案 借 阅 登 记 记 录档 案 借 阅 登 记 记 录 见 表 B.1。表 B.1 档 案 借 阅 登 记 记 录序号 借阅日期 文件名 目的 期限 文件编号 借阅人签字 归还日期 备注D B 5 4/T 0 2 0 5 2 0 2 09参 考 文 献 1 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 2 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 实 施 办 法 3 财 会 字 1 9 9 8 3 2 号 会 计 档 案 管 理 办 法_