ICS 03.080 CCS A 16 DB50 重庆市地方标 准 DB50/T 1060 2020 重要会议 会场服务 规范 2020-11-01 发布 2021-02-01 实施 重 庆 市 市 场 监 督 管 理 局 发布 DB50/T 1060 2020 I 目 次 前 言.II 1 范围.1 2 规范 性引 用文 件.1 3 术语 与定 义.1 4 基础 管理.1 4.1 场 所要 求.1 4.2 工 作人 员.2 4.3 管 理制 度.2 5 流程 及要 求.2 5.1 会 场预 定.2 5.2 会 前准 备.2 5.3 会 场服 务.3 5.4 会 后清 场.4 6 服务 质量.4 6.1 服 务评 价.4 6.2 持 续改 进.4 附录A（规 范性）会议 服 务座次 安排.5 附录B（资 料性）会议 物 品摆放.10 DB50/T 1060 2020 II 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020 标准化工作 导则 第1部 分：标准化文 件的结构 和 起草规则的 规定起草。请注意 本文 件的 某些 内容 可能涉 及专 利。本文 件的 发布机 构不 承担 识别 这些 专利的 责任。本文件 由重 庆市 机关 事务 管理局 提出 并归 口。本文件 起草 单位：重 庆市 机关事 务管 理局、重 庆市 质量 和 标准 化研 究院、重 庆渝州 宾馆（重 庆市 政务接待 服务 中心）、重庆 市机关 管理 服务 中心、重 庆市人 民大 礼堂 管理 处、沙坪坝 区机 关事 务管 理 局。本文件 主要 起草 人：邱松、陈馨、王 志杰、邱 克斌、向龙 宇、田比 友、曾萍、兰辉、崔 静怡、李 兆华、赵 莉、文群、康 显红、陈晶、孙 全和、李 冬晴。DB50/T 1060 2020 1 重 要会议 会场服务 规范 1 范围 本文件 规定 了 重 要会 议会场 服务 的相 关术 语与 定义、基础 管理、流 程及 要求、服务 质量 等要 求。本文件 适用 于市 级党 政机 关承办 的重 要会 议1)，其 他 会议可 参照 执行。2 规范性 引用 文件 下列文 件中 的内 容通 过文 中的规 范性 引用 而构 成本 文件必 不 可 少的 条款。其 中，注日 期的 引用 文件，仅该日 期对 应的 版本 适用 于本文 件；不注 日期 的引 用文件，其 最新 版本(包括 所有的 修改 单)适用 于本 文件。GB/T 10001.1 标志 用公 共 信息图 形符 号 第1部分:通 用符号 GB/T 10001.2 标志 用公 共 信息图 形符 号 第2部分:旅 游设施 与服 务符 号 3 术语与 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。3.1 会议conference 在特定 的时 间和 空间，通 过发言、讨 论、演示、商 议、表决 等多 种形 式以 达到 议事协 调、交流 信息、传播知 识、推介 联络 等目 的的一 定人 数的 群体 活动。来源：GB/T 30520，定 义3.1.1 4 基础管 理 4.1 场所要 求 4.1.1 服务资 格 会议服 务机 构应 具有 党政 机关会 议定 点场 所资 格。4.1.2 设施设 备 4.1.2.1 会场设 立引 导标 识和 指示 牌应符 合 GB/T 10001.1 和 GB/T 10001.2 的 要求。4.1.2.2 会场应 具备 基本 的扩 声、灯光、电子 屏系 统等；特 殊场所 应具 备视 频投 票、表决、报到 和电视电话 会议 系统、手 机屏 蔽系统 或手 机屏 蔽柜 等。1)重要会议是指 重庆市市级机关会议费管理办法（渝财行 2014 42 号）规定的一类会 议、二类会议、三类会议。DB50/T 1060 2020 2 4.1.2.3 会场应 具备 完善 的视 频监 控系统、消 防设 施设 备等 安防设 施设 备，相关 设备 由专业 人员 负责操作。4.1.2.4 会场设 施设 备应 符合 国家 和行业 规定。4.1.2.5 应明确 设施 设备 维保 责任，定期 检查、维 修、保养，保证 设施 设备 安 全 技术 性能符 合要 求，并做好 相应 记录。4.2 工作人 员 4.2.1 工作人 员应 具有 相应 的政 治素质、身 体素 质、保密 意识；具备 相应 的业 务知 识和技 能。4.2.2 会议服 务机 构应 根据 需要 科学设 定岗 位，实行 岗位 责任制，并 根据 岗位 职责 开展工 作人 员岗 前培训，考核 合格 后方 可上 岗。4.2.3 设备操 作人 员应 具有 相应 的执业 资格 或职 业技 能。4.3 管理制 度 会议服 务机 构应 建立 包含 但不限 于以 下制 度：a)会议接 待；b)人员培 训；c)设施设 备管 理；d)安全管 理；e)应急预 案；f)档案管 理；g)保密管 理。5 流程及 要求 5.1 会场预 定 5.1.1 会议服 务机 构应 提前 与会 议主办 单位 对接，确 定会 议的规 模、等级、规 格和 要 求等，接 受会 场预定，并根 据主 办单 位的 方案，制定 执行 方案，分 解任务，明 确分 工。须 对 接和确 认包 括但 不限 于 以 下事宜：a)会议主 办单 位的 名称、通 讯地址、联 系人 及电 话；b)会议时 间、会议 日程、参 会人数、服 务项 目、会议 用品和 设备 要求 等。5.1.2 若会议 方案 发生 人数、场 所、日 期等 重大 变更，应 以会议 主办 单位 的通 知为 准，由 专人 负责 变更并做 好记 录。5.2 会前准 备 5.2.1 会场指 引 会场电 梯口 和会 场入 口处 设置指 示牌，根 据需 要可 安排迎 宾人 员提 供指 引服 务。5.2.2 人员安 排 5.2.2.1 会议期 间，应设 立专 门的 会场服 务小 组，明确 责任，落实 会议 期间 的物 资调 配、服 务保 障等工作。DB50/T 1060 2020 3 5.2.2.2 按照会 议工 作方 案，工作 人员应 提前 准备 会议 设备、会议 用品，调 试音 响、灯光、视频 设备，确保设 备正 常运 行。5.2.2.3 服务员 到岗 前完 成换 装、化妆、仪容 仪表 检查，应 保持干 净整 洁，不得 染彩 发、不 涂指 甲油、不擦拭 香水。5.2.3 会场布 置 5.2.3.1 会场卫 生 会场厅 室、门 窗、墙 面、地面、通 道、卫 生间 等应 保持干 净整 洁、无 异味。桌椅、文 具、水 杯等 会议物品 应保 持外 观整 洁、无破损。5.2.3.2 会场设 备 5.2.3.2.1 会场灯 具发 光正 常，光线 柔和不 刺眼，照 度适 宜；主席台 区域 亮度 均匀、无 阴影、无眩 光。调光台 宜为 一主 一备，中 途可实 现无 缝切 换。5.2.3.2.2 会场音 响设 备应 能正 常使 用，音 量适 中，无啸 叫、无杂音、无 回声，音 控设 备宜为 一主 一备，中 途可 实现 无缝 切换。5.2.3.2.3 话筒高 度根 据讲 话人 员的 高度调 整到 位，话筒 线的 布线尽 量隐 蔽，用与 周围 地板、桌椅 颜色接近 的的 布基 胶带 粘贴 固定；若同 一区 域多 个座 位均摆 放话 筒，则话 筒麦 头之间 高度、弧 度等 应保持一致。5.2.3.2.4 会场视 频设 施应 能正 常使 用，应 提前 将需 投影 的资 料拷贝 到投 影设 施中。5.2.3.2.5 会场使 用的 党徽、国 徽应 符合国 家规 范要 求。5.2.3.2.6 必要时，会 场设 置红 旗，旗杆倾 斜角 度控 制 在 67 70 之间。5.2.3.2.7 会场温 度设 置原 则上 夏季 不低 于 26，冬季 不高 于20。根 据室 外 温 度、会 场大小 等实 际情况，提前 开启 空调 并及 时调整。5.2.3.3 座次 5.2.3.3.1 会场座 次按 照附 录 A 布置，根据 实际 情况 可调 整座 次安排。5.2.3.3.2 邀请媒 体的 会议，应 设置 专门的 摄影 摄像 和采 访区 域。5.2.3.4 摆台 5.2.3.4.1 根据会 议需 要采 取课 堂式、回 字形 等形 式摆 台。主 席台应 摆放 座牌，桌椅 摆 放应横 平竖 直、整齐划 一，桌椅 之间 间距 适当，扶手 椅距 桌 子25 cm，不 带扶 手椅 距桌 子 15 cm，多 排座 次中 间走 道间距 120 cm，每 排桌 与桌 间 距 100 cm。必 要时，根 据 会场实 际合 理安 排。5.2.3.4.2 桌面物 品摆 放应 横平 竖直、整齐 划一。座 牌位 置、杯垫位 置、茶杯 方向、纸 笔位置 等均 应统一。毛巾 缝 朝 右摆 放。会议资 料放 置于 座位 对应 桌面居 中位 置，笔放 置于 会议资 料右 边。5.2.3.4.3 会场宜 使用 深色 台布，台 布应无 褶皱、无 破损、无 污渍。5.2.3.4.4 会场物 品参 照附 录 B 摆放。5.3 会场服 务 5.3.1 会议需 要茶 水服 务的，服 务人员 在会 议开 始 前 20 min 进 入会 场内 倒水，会 议 开始 后 15 min 进入会场 续水。茶 杯倒 水至 八分满。如 有特 殊情 况，根据实 际需 要及 时续 水。5.3.2 工作人 员应 在会 议期 间随 时待命，做 好会 议期 间的 音响、灯光、视 频、投影 等操作 工作，确 保各个设 施设 备正 常运 行。可安排 人员 在会 场内 巡场，密切 关注 现场 动态，发 现问题 及时 处理。DB50/T 1060 2020 4 5.3.3 会议进 行期 间如 发生 突发 事件，按相 应应 急预 案执 行。5.3.4 各岗位 的人 员应 就位，并 按照工 作细 则、方案 及服 务流程 提供 相应 的会 议服 务。5.4 会后清 场 5.4.1 会议结 束后，应 按照 相关 操作程 序关 闭各 设施 设备，及时 对会 场进 行保 洁。5.4.2 将所有 的会 议服 务物 品清 理归位。相 关损 耗及 时上 报更新。6 服务质 量 6.1 服务评 价 6.1.1 应建立 全面 有效 的服 务质 量监督 和评 价管 理制 度，及时发 现会 议服 务存 在的 问题。6.1.2 及时响 应参 会人 员意 见或 投诉，在规 定的 时间 内进 行处置 并反 馈。6.2 持续改 进 6.2.1 根据服 务评 价获 得的 意见，结合 自身 总结 以及 现场 服务情 况，对出 现的 不合 格、不 适当 服务 情况，认 真分 析产 生的 原因，制定 整改 措施 并跟 踪落 实情况。6.2.2 对新需 求进 行分 析，制定 相关预 防措 施，持续 改进 服务品 质。DB50/T 1060 2020 5 A A 附 录 A（规范 性）会议服 务座 次安 排 A.1 课堂式 布置 A.1.1 主席台 座次 安排 A.1.1.1 主席台 采用 单主 位设 置 A.1.1.1.1 主 席台 人数 为 奇数 主席台 人数 为奇 数时，座 次按如 下安 排，见图A.1：a)主要领 导位 置居 中；b)2 号位 在1 号位 左手 位置；c)3 号位 在1 号位 右手 位置；d)其余位 置按 一左 一右 顺序 依次排 列。图A.1 主席台 人数 为奇 数时 单主 位的座 次安 排示 意图 A.1.1.1.2 主席 台人 数为 偶数 主席台 人数 为偶 数时，座 次按如 下安 排，见图A.2：a)主要领 导位 置居 中；b)2 号位 在1 号位 左手 位置；c)3 号位 在1 号位 右手 位置；d)其余位 置按 一左 一右 顺序 依次排 列。DB50/T 1060 2020 6 图A.2 主席台 人数 为偶 数时 单主 位的座 次安 排示 意图 A.1.1.2 主席台 采取 双主 位布 置 A.1.1.2.1 主席台 人数 为奇 数时，座 次按如 下安 排，见图A.3：a)1、2 号位 居中 平分；b)1 号位 在2 号位 右手 位置；c)2 号位 在1 号位 左手 位置；d)3 号位 在1 号位 右手 位置；e)其余位 置按 一左 一右 顺序 依次排 列。图A.3 主席台 人数 为奇 数时 双主 位的座 次安 排示 意图 A.1.1.2.2 主席台 人数 为偶 数时，座 次按如 下安 排，见图A.4：a)1、2 号位 居中 平分；b)1 号位 在2 号位 右手 位置；c)2 号位在 1 号位 左手 位置；d)3 号位 在1 号位 右手 位置；e)其余位 置按 一左 一右 顺序 依次排 列。DB50/T 1060 2020 7 图A.4 主席台 人数 为偶 数时 双主 位的座 次安 排示 意图 A.1.2 与会席 座次 安排 A.1.2.1 与会席 人数 为奇 数 与会席 人数 为奇 数时，座 次按如 下安 排，见图A.5：a)1 号位 居中；b)2 号位 在1 号位 左手 位置；c)3 号位 在1 号位 右手 位置；d)其余位 置按 一左 一右 顺序 依次排 列。图A.5 与会席 人数 为奇 数时 的座 次安排 示意 图 A.1.2.2 与会席 人数 为偶 数 与会席 人数 为偶 数时，座 次按如 下安 排，见图A.6：a)1 号位 在过 道右 边；b)2 号位 在1 号位 左手 位置；c)3 号位 在1 号位 右手 位置；d)其余位 置 按 一左 一右 顺序 依次排 列。DB50/T 1060 2020 8 图A.6 与会席 人数 为偶 数时 的座 次安排 示意 图 A.2 回型桌 布置 回型桌 座次 按如 下安 排，见图A.7：a)面对门 的方 向为 上；进门 右边为 上；b)上方1 号位 居中，其 余位 置按一 左一 右顺 序依 次排 列；c)客人为 平级 或上 级单 位时，客人 坐上 方；d)客人为 下级 单位 时，主人 坐上方。图A.7 回型桌 座次 安排 示意 图 A.3 见面会 座次 见面会 的座 次按 如下 安排，见图A.8：a)主人和 主宾 座位 居中，主 方位于 进门 右侧，客 方位 于进门 左侧；b)客方人 员按 礼宾 顺序 在主 宾所在 的一 侧就 座；c)主方陪 见人 员在 主人 所在 的一侧 就座。DB50/T 1060 2020 9 图A.8 见面会 座次 安排 示意 图 A.4 签约会 座次 签约会 的座 次按 如下 安排，见图A.9：a)签约人 就坐 于签 约台 后，主方位 于进 门右 侧、客方 位于进 门左 侧；b)安排有 助签 人的，助 签人 站立于 签约 人旁；c)主方见 证人 从左 至右 依次 站立于 主方 一侧 见证 席；d)客方见 证人 从右 至左 依次 站立于 客方 一侧 见证 席。图A.9 签约会 座次 安排 示意 图 DB50/T 1060 2020 10 附 录 B（资料 性）会议物 品摆 放 B.1 课堂式、回 形桌 座牌、话筒、毛巾 碟、茶 杯从左 至右依 次摆 放，中 心线横 向呈一 条直 线并距 桌外沿20 cm（适用 于宽70 cm 75 cm 会议 桌），间距1 cm；话筒 摆放位 置、弧 度整齐 划一，麦 头 与桌面 高度25 cm；茶杯 摆成 一 条直 线，杯把 统一 向右（可摆 放杯 垫），杯 把与 垂 直方 向呈90 角（或45 角）；会议 资料 和A4便签纸 整齐 摆放 在桌 子居 中位置，紧 贴桌 子下 沿，铅笔置 于A4 便签 纸右 侧，见图B.1。图B.1 座牌、话筒、毛 巾碟、茶 杯、便 签纸 等的 摆放 示意 图 B.2 见面会 座牌距 离茶 几外 沿2 cm，毛巾碟、茶 杯置 于座 牌后，保持 中心 线一 致，毛 巾 碟、座 牌、茶 杯之 间的间距均 为1 cm；杯把 统一 朝向客 人，杯把 与垂 直方 向呈90（或45），见 图B.2。图B.2 座牌、话筒、毛 巾碟、茶 杯摆放 示意 图 B.3 签约会 DB50/T 1060 2020 11 签约牌、签 约本、签 约凳 竖向呈 一条 直线，放 置于 签约桌1/4 处，签约 本下 边 沿与签 约桌 边沿 齐平，笔置于 签约 本右 侧，签约 牌中心 距签 约桌 外沿20 cm，见图B.3。图B.3 签约物 品摆 放示 意图 _