ICS 03.080.01 A 14 DB21 辽 宁 省 地 方 标 准 DB21/T 3112 2019 货运代理 企业业务 档案管理 规范 Specification for business file management of freight fowards 2019-02-28 发布 2019-03-28 实施 辽 宁 省 市场监督管理 局 发布 DB21/T 3112 2019 前 言 本标准 按照GB/T 1.1-2009 标准 化工 作导 则第1部 分：标准 的结 构和 编写 给 出的规 则起 草。本标准 由大 连市 市场 监督 管理局 提出。本标准 由辽 宁省 商务 厅归 口。本标准 起草 单位：锦 程国 际物流 集团 股份 有限 公司。本标准 主要 起草 人：高颖、董玉 荣、史玉 明、高瑀 晗、徐 音、韩冬、张 亮。DB21/T 3112 2019 货 运代理 企业业务 档案管 理规范 1 范围 本标准 规定 了货 运代 理企 业业务 档案 的建 立要求 和 管理要 求。本标准 适用 于货 运代 理企 业业务 档案 的建 立和 管理。2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的，凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 22154 国 际货 运代 理服务 质量 要求 3 业务档 案建 立要 求 3.1 业务档 案创 建时 间 自接到 订舱 委托 时，分配 工作号，该 工作 号即 为该 票业务 的档 案号 码。3.2 业务档 案主 要内 容 应包括 业务 流转 单、订舱 委托、提单 复印 件（签单 章齐全 或有 电放 章或 有电 放通知）、费用 确 认 单/账单、其他 相关文 件如 配 舱回执、各类 保函、提单 确认件、重要 往来 邮件包 括报价 及操作 指令 等打 印文本、箱单、发 票、报关 单复印 件等。3.3 业务档 案装 订顺 序 按 顺序 依次为 业务 流转单、费用 确认单/账单、正 本 或电放 提单复 印件、提单 确认件、各类 保函、订舱回 执、订舱 委托 书、客户委 托书、报 关单 复印 件等、报价 单及 重要 往来 邮件等。3.4 业务档 案归 档时 间 宜 在 业 务完 毕 后进 行，业务 完 毕 的判 断 节点 以 收付款 完 结、提 单 签放、货物交 运 为 依据。档案 管理部门 应在 操作 完成 后的 一个月 内将 业务 档案 归档 完毕。3.5 业务档 案归 档要 求 3.5.1 应按照 海运 出口 整箱、拼 箱；海 运进 口整 箱、拼箱；空运 出口；空 运进 口等 不同业 务类 型进 行分类归 档。当单 个业 务类 型当月 票数 低 于20 票，可 与同类 业务 合并 归档。3.5.2 归档顺 序应 按业 务日 期及 如下规 则排 序：a)按 业务 日期 由早 到晚，由下 到上 排序；b）当 业务 日期 相同 时，按工作 号字 头 由A 到 Z，由下到 上排 序；c）当 业务 日期 及工 作号 字头都 相同 时，按工 作号 尾号由 小到 大，由下 到上 排序。3.5.3 每档案 袋宜 封 存 15 至40 票，可 根据 具体 单据 量安 排。3.5.4 业务档 案袋 外应 标注 业务 类型、业务 日期 范围 及总 票数。DB21/T 3112 2019 示例：海运出口整箱，2018 年1 月24 日至1 月 30 日，共25 票。3.5.5 业务档 案袋 内首 页应 随附 档案明 细，可参 见附录 A。3.5.6 档案明 细应 保留 电子 版汇 总，以 便移 交档 案时 签收。3.5.7 归档月 份周 期应 与业 务周 期一致。3.5.8 档案管 理人 员应 按上 述要 求及时 将档 案文 件整 理完 毕，移 交至 档案 管理 部门 负责人 审核 并签 字确认，并在 标明 归档 时间 后进行 统一 封存 保管。4 业务档 案管 理要 求 4.1 档案封 存 档 案 管 理部 门 负责 人 或代为 行 使 档案 管 理权 限 的人员 负 责 档案 整 理封 存，确保 档 案 的完 整 性、归档的及 时性。4.2 档案移 交 应符合GB/T 22154 的 要求，档案留 存时 间为 两年，宜 以季度 为单 位进 行汇 总，并定期 移交 档案 管 理部门。4.3 档案借 阅 档案借 阅由 借阅 人提 出申 请，经档 案管 理部 门负 责 人批准 同意 后，向 档案 管 理人员 借阅。档案 管理人员做 好借阅 记录，并按 规定填写 留存 档 案借阅 记录表（可 参见 附录B），借阅 档案原 件应 在当 日内归还 于档 案管 理人 员，如需继 续参 阅，可将 原件 复印，且借 阅人 不得 随意 传播借 阅内 容。4.4 档案销 毁 4.4.1 销毁范 围 包含下 列情 况：a)业务发 生日 起超 过五 年以 上（含 五年）的 业务 档案；b)涉及法 律纠 纷或 诉讼 的业 务档案 不得 销毁，档 案 原 件应第 一时 间交 由 法 务相 关部门，与 案件档案并存，档 案管 理部 门 留 存复印 件 或 扫描 件；c)涉及特 殊性 的业 务档 案不 得销毁，档 案 原 件应 第一 时间交 由 档 案管 理部 门 留 存，其 他部 门 留存复印件 或扫 描件。4.4.2 销毁流 程 4.4.2.1 由档案 管理 部门 按报 文模 板并随 附 销毁 业务 档案 明细 报 文提报，可参 见 附录C 及附 录D，经档案 管理 负责 人审 批，由法务 部门 审批 后报 单位 负责人 最终 批复 意见。4.4.2.2 应采用 焚烧 或粉 碎销 毁。4.4.2.3 销毁档 案时 应由 两人 或两 人以上 同行，原 则上 经办 人应为 业务 档案 管理 部门 相关人 员。经办人应确 保所 处理 的档 案被 彻底销 毁，未向 本单 位以 外泄露 任何 信息。4.4.2.4 销毁执 行完 毕后，档 案管 理人员 在 销毁 业务 档案 明细 中将 销毁 经办 人及 实际销 毁时 间填写完整，并 将原 件与 业务 档案一 并存 档。DB21/T 3112 2019 A A 附 录 A（资料 性附 录）档案明 细表 _ 年_ 月 单 单位:部门：序号 业务日 期 工作号 客户名 称 业务员 档 案管 理人 员 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 交接人:签收人：日期：DB21/T 3112 2019 附 录 B（资料 性附 录）档案借 阅记录 表 _ 年_ 月 单 单位:部门：序号 档案 借阅 人 借 阅时 间 借阅事 由 档 案文 件明 细 档 案管 理人 员 返 还时 间 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 交接人:签收人：日期：DB21/T 3112 2019 B B 附 录 C（资料 性附 录）报文模 板 关于XX 单位 业务 档案 销毁 的请示 申请销 毁原 因：申请销 毁范 围：销毁办 法：销毁拟 实施 时间：销毁经 办人：申请 单位：申请 时间：DB21/T 3112 2019 C C 附 录 D（资料 性附 录）销毁业 务档 案明 细表 _ 年_ 月 单单位:部门：序号 业务日 期 工作号 客户名 称 业务员 档案管 理人 员 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 第 页，共 页 档案 提交 人：销毁 经办 人：实际销 毁日 期：注1：本表末行以上内容续随附关于XX 单位业务档案销毁的请示 上报时填写完整，待审批同意并执行后填写末行内容；注2：本表全部填写完整后应作为重要业务档案一并留存。