目录 摘要 . 1 （一）主要经验及做法 . 3 （二）存在的问题 . 3 （三）建议和改进措施 . 4 一、项目基本情况 . 5 （一）项目概况 . 5 （二）绩效目标 . 18 二、绩效评价工作情况 . 19 （一）绩效评价目的 . 19 （二）绩效评价工作方案 制定过程 . 19 （三）绩效评价原则和评价方法 . 20 （四）数据采集方法及过程 . 20 （五）绩效评价实施过程 . 21 三、评价结 论及绩效分析 . 22 （一）评价结论 . 22 （二）具体绩效分析 . 23 四、主要经验及做法、存在的问题和建议 . 31 （一）主 要经验及做法 . 31 （二）存在的问题 . 31 （三）建议和改进措施 . 33 1 住建委档案资料整理保管利用及数字化 项目绩效评价报告 摘要 档案是各级国家机构、社会组织等在各项活动中形成的各种载体 形态的珍贵历史记录。随着电子计算机、通信和网络等信息技术的快 速发展，本市电 子政务、电子商务、办公自动化、计算机辅助设计、 制造、管理得以迅速普及与应用，社会生活各个领域产生的包括电子 公文、数码照片、音视频文件和电子邮件等多种类型的电子文件与日 俱增，其中对国家社会具有保存价值的电子文件应作为档案保存。上 海市住房和城乡建设管理委员会为加强本委及其直属事业单位档案 的科学化、规范化、高效化管理，有效保护和开发利用各类档案，充 分发挥档案在本市经济社会发展和住房城乡建设管理领域中的作用， 指定委下属上海市住房保障房屋管理局档案管理中心承担市住建委 档案管理和服务工作。因此，上海市住房保障和房 屋管理局档案管理 中心开展了住建委档案资料整理保管利用及数字化项目。受上海市住 房和城乡建设管理委员会委托，上海文汇工程咨询有限公司对此项目 进行绩效评价。 本次绩效评价的主要目的是通过 分析项目的 投入管理组织实施 情况 ， 发现并指出预算单位项目执行过程中存在的问题，为今后开展 相似项目，提出合理化建议 。 一、评价结论和绩效分析 本次评价从项目决策、项目管理、项目绩效三方面进行独立打分， 该项目绩效分值最终为 91.41 分，其中项目决策指标得 10 分，得分 率为 100%；项目管理指标得 32.5分，得分率为 92.86%；项目绩效指 2 标得 48.91 分，得分率为 88.92%，项目绩效评级为“优”。 根据 我国档案管理目标以及 上级 对其工作要求 ， 上海市住房保障 和房屋管理局档案管理中心 业务部门已完成 住建委档案资料整理保 管利用及数字化 项目且符合其工作职能。项目绩效目标 完成程度较 好，各项指标均达到较好水平。完成了档案技术规范编制及业务指导、 实体档案接收整理、档案资料数字化等工作。 资金使用方面，项目年初预算 392万元， 其中包括档案技术规范 编制及业务指导预算批复 19万元、档案资料数字化预算批复 57万元、 实体档案接收整理预算批复 181万元、档案实体及信息 数据的保管利 用预算批复 135万元。年中进行两次预算调整，对本项目的二级构成 “实体档案接收整理”下的三级明细进行调整，共计调增 10.36万元， 调减 10.36 万元，“实体档案接收整理”最终预算批复仍为 181万元， 项目最终预算金额为 392万元。项目实际支出金额为 380.1802 万元， 预算执行率为 96.98%，其中档案技术规范编制及业务指导支出 13.5866万元、档案资料数字化支出 56.46万元、实体档案接收整理 支出 176.300801 万元、档案实体及信息数据的保管利用支出 133.832852 万元。 项目产出方面， 档案管理中心有效开发利用各类档案，积极开展 前期相关单位的调研工作，并对调研成果组织评审，编制相关技术规 范，进行业务指导。负责委办局档案资料的整理、保管利用及数字化 工作。组织接收搬运住建委及房管局的机关档案资料 ,包括声像档案、 文书档案等，并进行专业的整理 ;对整理好的档案装盒、入库上架 ; 定期检查库房消防、监控设备，做好库房的防霉防蛀等库房管理工作。 对委办局档案进行数字化扫描，进而编写和录入条目，并进行条目的 图像的勾联，做好各类档案光盘。 3 二、经验教训和建议 （一）主要经验及做法 1.年初工作计划清晰，工作完成情 况良好 项目实施过程中，档案管理中心制定了清晰明确的年初工作计 划，确保了各科室分工明确，责任明确，促进各管理工作的规范化。 档案管理中心全年的工作内容及进度按照工作计划有序开展，完成了 工作计划完成率为 100%的目标，使得整个项目的产出达到了较高水 平。 2.项目管理制度健全，项目验收管理规范 项目验收过程中，内部管理体制和运行机制建全，将各档案服务 单位的服务验收结果作为考核内容，设置了项目管理制度，建立了相 关工作流程，对档案管理各个环节的工作设有相关的验收工作。从而 使得整个工作能够有条不紊的高质量开展，保障了项 目的整体工作成 效。 （二）存在的问题 1.预算编制依据不够充分 档案管理中心在年初报预算时，按照上级及预算法规定根据工作 安排、历史数据以及不同服务单位采购情况，编制分类子项目明细。 但是个别自行采购的子项目预算编制未明确具体的单价、数量以及编 制依据，单价依据不够充分。预算编制的不够细化，编制依据的不充 分在一定程度上会影响档案管理中心对预算资金的使用。 2.档案人员培训机制不够完善 为有效开发利用各类档案，档案管理中心严格按照相关规定，开 展档案管理中心档案业务培训工作。但 在建立针对档案管理中心以外 的涉及档案工作 的委机关各处室人员的档案培训方面，档案管理中心 还未建立一套系统的对于委机关处室档案负责人员的档案培训机制， 4 年度培训计划做的不够完善，有相关处室反映培训内容不能完全满足 处室当前档案管理需求。档案管理中心需要进一步提高履职质量，从 而推动住建委档案管理整体水平。 （三）建议和改进措施 1. 政策建议 加快推进数字档案室建设工作 评价小组建议加快推进数字档案室的建设工作，加速促进住建委 机关档案工作的转型发展，加强信息化基础设施和数字档案资源建 设，以文档一体化管理为原则，以电子文件归档管理为重点，兼顾传 统载体档案的数 字化，运用档案管理系统实现档案信息的科学管理和 有效利用。 2. 改进措施 强化预算编制，细化预算编制依据 在预算申请时，评价小组建议档案管理中心在针对自行采购的项 目编制预算时，要对子项目进行认真的评估论证，细化到具体单位、 采购品目和金额，预算科目细化到最末级，列明构成单价、数量并分 别说明其依据。 补充完善人员培训机制 评价小组建议档案管理中心加强培训指导力度，定期组织系统内 对于委机关各处档案负责人员培训，做到细化培训计划，加强信息沟 通，执行反馈处理机制。针对有档案管理需求的处室内勤，培训的重 点都应放在实用技 能、注重培训效果的基础上，强调培训内容实用性 以及基础性；针对各处室已有经验的档案管理工作人员，应当及时对 新增、变更的档案整理细则及时更进开展培训工作。从而提高机关档 案管理人员的档案管理水平，助推住建委档案事业进步。 5 住建委档案资料整理保管利用及数字化 绩效评价报告 前言 上海文汇工程咨询有限公司受上海市住房和城乡建设管理委员 会委托，根据 上海市预算绩效管理实施办法 （沪财绩 2014 22 号）等规定，结合政府公共绩效管理的一般原理，采用因素分析法及 公众评判法，对住建委档案资料整理保管利用及数字化项目进行绩 效 评价，重点考察项目实施的规范性及产生的效果，并形成绩效评价报 告。 一、项目基本情况 （一）项目概况 1. 项目立项背景 档案是各级国家机构、社会组织等在各项活动中形成的各种载体 形式的具有保存价值的原始记录。随着社会的发展，市场经济的不断 完善，档案管理作为单位的一项基本工作，加强和规范档案管理具有 十分重要的意义。由于历史的原因，以前的档案业务基础差，案卷质 量不高，特别是各类档案的内容相容性不强，档案自动化工作尚无统 一标准，这在很大程度上档案管理工作的系统化、标准化。 2011 年 11 月，国家档案局已把住房保障相 关档案列入民生类、国家基本专 业档案目录，这是满足住房保障事业和人民群众基本需求必须建立的 方案种类，是国家档案资源的重要组成部分，并作为专业主管部门和 各级档案行政管理部门监管的重点项目。 6 上海市住房和城乡建设管理委员会（以下简称“住建委”）为加 强本委及其直属事业单位档案管理的制度化、规范化、信息化建设， 努力提高住房保障档案管理水平，有效保护和开发利用各类档案，充 分发挥档案在本市经济社会发展和住房城乡建设管理领域中的作用， 指定委直属事业单位上海市住房保障和房屋管理局档案管理中心（以 下简称“档案管理中心”）承担住 建委档案接收整理及保管利用等工 作。 档案管理中心成立于 2010 年，前身是上海市房屋土地资源管理 局档案馆，为住建委的直属事业单位，档案管理中心现有库房面积约 500 平方米，馆藏实体档案资料共有 7 个全宗约 35.1 万卷（件）。 2018 年档案管理中心按照上海市住房和城乡建设管理委员会档案 管理暂行规定（沪建办 2016 31 号）中共上海市城乡建设和 交通工作委员会、上海市住房和城乡建设管理委员会机关文件材料归 档范围和文书档案保管期限表（沪建办 2017 21 号）等有关规 定要求，集中统一管理住建委和上海市房屋管理局 （以下简称“房管 局”）机关处室应当归档的材料，由档案管理中心负责资料的整理、 信息化和保管利用工作，经过归档整理，形成了系统集中、专业优质 的特点，有利于迅捷的查阅利用，为市政府、住建委和房管局机关制 订相关规章制度等提供了强有力的依据。 2. 项目立项目的 住建委档案资料整理保管利用及数字化项目（以下简称“本项 目”）的设立是为了加强住建委和房管局的档案管理工作，对档案进 行科学化、规范化、高效化的管理，有效保护和开发利用各类档案， 进一步加强档案管理和利用工作，充分发挥档案在本市经济社会发展 和住房城乡建设管理领域中 的作用。 7 3.立项依据 1.关于印发上海市住房保障和房屋管理局档案管理中心主要职 责内设机构和人员编制的通知（沪房管人 2010 324 号）； 2. 住房保障档案管理办法（建办保 2013 4号）； 3. 上海市数字档案室建设指南（沪档 2014 94号）； 4. 上海市档案局印发“深入贯彻关于加强和改进新形势下本 市档案工作的实施意见的工作措施”的通知（沪档 2015 17号）； 5.关于转发国家档案局办公室关于印发 的通知（沪档 2015 10号）； 6.上海市住房和城乡建设管理委员会档案管理暂行规定（沪 建办 2016 31号）； 7.关于印发 的通知（沪建办 2017 21号）； 8.中华人民共和国档案法； 9.上海市档案实施条例； 10.上海市档案事业发展“十三五”规划。 4. 预算资金及使用情况 本项目预算由档案管理中心编制，通过住建委上报至上海市财政 局，经评审后确定本项目预算总额为 392万元，中包括档案技术规范 编制及业务指 导预算批复 19万元、档案资料数字化预算批复 57万元、 实体档案接收整理预算批复 181万元、档案实体及信息数据的保管利 用预算批复 135万元，项目资金由上海市财政局拨付，为一次性项目。 年中进行两次预算调整，对本项目的二级构成“实体档案接收整 理”下的三级明细进行调整，共计调增 10.36万元，调减 10.36万元， 8 “实体档案接收整理”最终预算批复仍为 181万元，项目最终预算金 额为 392万元。 2018 年 5 月第一次进行预算调整，由于需要购买一批档案整理 专用裱糊台、装订操作台以及座椅等办公设备， 档案专用设备采购由 8.4万元调整至 9.13 万元，档案材料费由 16.4万元调整至 14.07 万 元，由于实际库房面积增加，专用电费由 10.2万元调整至 11.8万元； 2018 年 9 月进行第二次预算调整，由于需要购买档案专用扫描仪等 专用设备，档案专用设备采购由 9.13 万元调整至 13.63 万元，因业 务调整，重大活动档案整理费由 8万元调整至 0 元，由于需要购买档 案盒装具等专用材料，档案材料费由 14.07万元调整至 17.57万元。 最终本项目预算明细构成表详见下表 1。 表 1.2018年住建委档案资料整理保管利用及数字化项目 预算 明细构成表 单位：万元 序 号 二级构成 三级明细 单 价 数 量 预算 金额 政府采 购情况 编制依据 1 档案技术 规范编制 及业务 编印规范 汇编制作 5 1 5 自行采 购 印刷规范汇编及资料等相 关费用（ 1次 *5万 /次） 2 档案编研 成果印刷 9 1 9 自行采 购 档案编研成果印刷 (1 次 *9 万 /次） 3 业务指导 5 1 5 自行采 购 档案业务指导宣传活动工 作等 1次 *5万 /次 4 档案资料 数字化 档案数据 维护费 30 1 30 公开招 标 电子档案数据维护委托业 务（ 1次 *30万 /次） 5 档案数字 化扫描 费 12 1 12 内部比 选 档案数字化扫描委托业务 （ 1 次 *12万 /次） 6 声像档案 光盘整理 制作费 15 1 15 内部比 选 声像档案光盘整理制作委 托业务（ 1次 *15万 /次） 7 实体接收 档案整理 档案材料 费 17. 57 1 17.5 7 自行采 购 装具盒等 8 元 /套 *5000 套 =4 万、档案箱 30 元 /个 9 *2000 个 =6万、档案专用光 盘 35 元 /张 *500=1.75 万、 其它档案耗材数据存储介 质等 3.75万 8 档案专用 设备采购 13. 63 1 13.6 3 自行采 购 档案消毒柜 3 万元 /个 *1=3 万；档案专 用电脑 5台 *0.6 万 /台 =3 万；档案机房专用 个笔记本 3 台 *0.8 万 /台 =2.4 9 库房专用 电费 11. 8 1 11.8 自行采 购 浦东房地大厦库房面积 833.45 ，年室内电费 0.6 万元，年库房专用设备电费 6.6 万元。北京西路浦西库 房房地大厦 1F 面积小计 223 ，年库房专用设备电 费 3.01 万。 10 文书档案 整理费 60 1 60 公开招 标 文书档案整理费委托业务 （ 1 次 *60万 /次 11 物业公司 招投标资 料整理费 48 1 48 公开招 标 物业小区招投标资料项目 数 3000个 *160元 /个 =48万 元 12 专业档案 整理费 30 1 30 公开招 标 业档案整理费委托业务（ 1 次 *30 万 /次） 13 档案实体 及信息数 据的保管 利用 档案接收 搬运费 1.5 12 18 自行采 购 档案搬运 1.5 万元 /次 *12 次 =18 万 14 馆藏实体 档案修复 费 16 1 16 内部比 选 档案修复委托业务（ 32000 件 *5 元 /件 =16万） 15 库房档案 密集架更 新 16 1 16 内部比 选 档案密集架更新一批 1 批 *16 万 /批 =16万 16 库房防尘、 防霉防蛀 费 1.5 12 18 内部比 选 库房防尘、防霉防 蛀费 1.5 万 /次 *12次 =18万 17 库房设施 维护费 21 1 21 自行采 购 消防维护（ 2个库房 *2.5万 /个 =5 万）、监控维护（ 2 个库房 *2.5万 /个 =5万）、 防爆灯库房设施日常维护 10 （ 2 个库房 *2.5 万 /个 =5 万）、库房电脑等信息网络 维护费 6万 /年 18 私房落政 档案整理 费 30 1 30 公开招 标 私房落政档案整理项目委 托业务（ 1次 *30万 /次） 19 制作档案 资料清册 16 1 16 内部比 选 制作档案条目资料清册 6万 条委托业务（ 1次 *16万 /次） 合计 392 截止 2018年 12 月底，项目预算资金金额为 392 万元，实际支出 金额为 380.1802 万元，预算执行率为 96.98%。各子项目资金使用情 况如下表 2 所示，近两年预算及支出情况如下表 3 所示： 表 2.2018年住建委档案资料整理保管利用及数字化项目 预算执行情况表 单位：万元 序 号 二级构成 三级明细 预算金额 执行金额 预算执行 率 1 档案技术规 范编制及业 务 编印规范汇编制作 5 3.558 71.16% 2 档案编研成果印刷 9 8.9596 99.55% 3 业务指导 5 1.069 21.38% 4 档案资料数 字化 档案数据维护费 30 29.6 98.67% 5 档案数字化扫描费 12 11.92 99.33% 6 声像档案光盘整理制作 费 15 14.94 99.6% 7 实体接收档 案整理 档案材料费 17.57 15.006066 85.41% 8 档案专用设备采购 13.63 13.2665 97.33% 9 库房专用电费 11.8 10.34823 5 87.7% 10 文书档案整理费 60 60 100% 11 11 物业公司招投标资料整 理费 48 47.85 99.69% 12 专业档案整理费 30 29.83 99.43% 13 档案实体及 信息数据的 保管利用 档案接收搬运费 18 17.701028 98.34% 14 馆藏实体档案修复费 16 15.95 99.69% 15 库房档案密集架更新 16 15.9050 99.41% 16 库房防尘、防霉防蛀费 18 17.92682 4 99.59% 17 库房设施维护费 21 21 100.00% 18 私房落政档案整理费 30 29.55 98.5% 19 制作档案资料清册 16 15.8 98.75% 392 380.1802 96.98% 表 3.近两年预算执行情况表 单位：万元 年度 预算金额 执行金额 预算执行率 预算调整金额 2016 252.18 251.426790 99.70% 0 2017 362.70 335.290329 92.44% 0 5. 项目实施情况 本项目包括档案技术规范编制及业务指导、实体档案接收整理、 档案实体及信息数据的保管利用、档案资料数字化四个方面。 档案技术规范编制及业务指导 2017 年国家和市档案局相继出台了大量的政策法规和技术规范 标准，有些从 根本上否定了以往的档案整理模式，许多技术标准是新 增内容。 2018 年，档案管理中心按照国家档案局、市档案局相关档 案技术标准规范，完善了委档案管理相关制度，汇编了 2018 年档 12 案工作政策法规汇编和档案技术规范标准；对档案管理服务 作业指导书进行了全面详细的修改，进一步强化了档案整理各个工 作环节的精细化操作要求；积极配合委办公室梳理住建委行政审批事 项类型，加强住建委行政业务档案的规范化管理。 为有效开发利用各类档案，档案管理中心严格按照相关规定，积 极开展前期相关单位的调研工作，并对调研成果组织评审，编制相 关 技术规范，进行业务指导，组织好一年一度的档案宣传日活动，做好 档案业务培训工作，从而使得档案收集、整理更为规范，信息化程度 更高，便于发挥更大的档案利用价值。档案管理中心联合委办公室， 组织区局档案部门两次赴市档案局学习档案裱糊技术；开展了“百年 记忆，见证历史沧桑；旧貌新颜，见证改革伟业”为主题的档案日宣 传活动，参观了上海自来水科技馆以及杨浦滨江地区，领略杨浦百年 工业历史的沧桑巨变；召开了“电子标签在档案管理中的运用及专业 档案（测绘资料、私房落政）整理经验介绍”的档案管理经验交流会； 为住建委各业务处室、房管局和 部分区局在制度建设、档案接收整理 等方面进行了业务指导和专题培训。 实体档案接收整理 档案管理中心负责住建委机关各处室、房管局机关各处室档案资 料的接收整理工作。组织接收搬运住建委机关各处室、房管局机关各 处室的档案资料，包括声像档案、文书档案等，并进行专业的整理。 档案每两个月接收一次，并做好归档文件接收清单；每半年进行年度 未归档文件的催交工作，下发催交通知。截止 2018 年底，共接收档 案 11446件（卷），整理档案 12699件。档案管理中心现有库藏文书 档案 300530 件、专业档案 39157 卷、资料 51198 件、财 务档案 6472 卷、音像档案 480 盒、光盘 5840 盘、照片档案 1538 张、实物档案 13 273件。 档案实体及信息数据的保管利用 档案管理中心负责住建委机关各处室、房管局机关各处室档案资 料的保管利用及数字化工作；对整理好的档案装盒、入库上架；定期 检查库房消防、监控设备，做好库房的防霉防蛀等库房管理工作。 2018 年通过告知、复制、摘抄等方式，为机关处室、事业单位和其他单位 在信访、信息公开、编史修志、廉政风险、案件证据等方面提供档案 查阅服务。 2018年档案查阅共 298人次，文件数约 1350 件，打印传 真近 5000 页。档案 的库房管理是档案安全管理的重点，继续落实档 案库房管理的“八防”措施；浦东南泉北路库房更新了密集架；严格 遵守库房管理制度，专人负责库房管理，无关人员一律禁止入内；在 进博会召开期间，专门对库房安全进行了巡视检查，确保实体档案的 安全；为确保涉密档案的信息数据安全，在 2018 年为涉密档案单独 配置了不联网的电脑单机、打印设备和档案管理系统，把以往的涉密 档案信息数据 10398 件从数据库中抓取出来，存放在单机版电脑中， 保证了涉密档案的信息安全。 档案资料数字化 档案管理中心对住建委机关各处室、房管局机关各处室档案进行 数字 化扫描，进而编写和录入条目，并进行条目的图像的勾联，做好 各类档案光盘。继续规范日常档案整理中的档案数字化标准及检查馆 藏档案数字化情况，同时配合相关科室，积极应用新的技术手段，有 效融合现有档案系统，进一步加强电子文件归档和电子档案的规范化 管理，实现各种类型档案数字化，逐步实现档案全文信息查询，不断 提高档案服务效率和质量，从而实现电子文件与纸质文件同步归档和 有效管理。截止 2018 年底，共接收档案 11446 件（卷），整理档案 14 12699件，扫描 428096 页，档案数字化率达到 95%以上。档案管理中 心按照上海市档案 事业发展“十三五”规划的要求，继续推进数 字档案室建设。配合综合业务科，梳理纸质档案和电子档案业务操作 流程，在数字档案室系统建设模块中提出档案业务需求；根据国家档 案局和上海市档案局对档案整理的新要求，及时调整工作操作流程， 对现有的档案管理信息系统提出了业务模块更新，增加系统功能，优 化系统性能，去除系统漏洞。 6. 项目组织及管理 （ 1）项目组织 住建委是本项目的主管部门，负责项目的立项审核、资金拨付审 核、对委机关的档案工作统筹规划、组织协调、规范制度、监督指导 和管理服务等各方面的工作，对本项目实行统一领导， 分级管理。 委机关各处室是各自部门档案工作的主体，负责文件材料（含其 他档案资料）的收集、预立卷和移交， 由档案中心定期上门接收，负 责整理形成档案， 确保文件材料归档管理与部门各项工作同计划、同 部署、同落实。 档案管理中心承担本市住建委及房管局档案管理和服务具体工 作，负责机关各处室档案的接收、整理、信息化、保管利用，指导委 各机关处室及其直属事业单位档案管理，组织业务培训，开展档案利 用，加强行业单位业务指导。按照国家相关规定，负责向市档案馆移 交相关档案。同时按照政府采购要求规范项目采购工作，确定服务单 位，并严格根据 服务合同来监督和考核服务单位履约情况，对项目实 施实行监督和管理。 档案管理中心内部管理及职责分工： 接收整理科：负责委机关业务处室和受委托事业单位的档案接收 15 及档案鉴定整理；负责档案数字化工作；负责制定档案接收整理相关 规定；负责档案管理业务的指导和培训。 保管利用科：负责实体档案和电子档案的保管；负责档案库房管 理；负责档案的统计、利用、销毁、移交；负责制定档案保管利用的 相关规定。 财务部门：财务部门负责资金的核拨、财务审计与管理等工作。 （ 2）项目管理 政府采购项目组织管理流程 档案管理中心根据住建委工作要求 申请立项，在住建委审核通过 后汇总上报上海市财政局，立项申请获批复后正式启动项目。然后由 档案管理中心按规定进行政府采购，并和中标公司签订合同，同时向 上级申请首期款。在项目实施过程中，档案管理中心对项目实行质量、 安全监督管理。在项目完成后，档案管理中心进行验收工作，并在验 收合格后支付尾款。 政府采购操作流程 档案管理中心按照中华人民共和国政府采购法、中华人民 共和国招标投标法制定本单位政府采购制度，单项服务金额 20 万 元（含 20 万元）以上政府采购采用网上公开招标；单项服务金额 10 万元以上（含 10 万元） -20 万以下，通过上海市政府采购网选出的 具有合法资格的第三方代理机构进行内部比选，选定服务单位；单项 服务金额 10 万元以下优先采用合格供应商目录中的单位，其他采用 自行采购的方式。根据预算金额，本项目的档案数据维护、文书档案 整理、物业公司招投标资料整理、专业档案整理以及私房落政档案整 理采用网上公开招标；馆藏实体档案修复、库房档案密集架更新、库 房防尘、防霉防蛀、制作档案资料清册、档案数字化扫描、声像档案 光盘整理制作采 用内部比选方式；其余子项目均采用自行采购。档案 16 管理中心负责合同的签订、合同履行情况的监督以及验收工作。具体 政府采购工作及合同签订情况祥见附件 3。 项目具体实施操作流程 档案管理中心与委各机关处室及其直属事业单位确认接收归档 文件及目录时间，根据时间与数量安排车辆及相关人员到现场接收档 案；档案接收环节由档案管理中心将实体档案与归档材料接收材料进 行核对，检查档案完整性并退回不完整的档案；整理鉴定环节由档案 管理中心根据保管期限对接收来的档案进行分类，件内文件排序并编 页、编目、编号，装盒后移交给信息录入人员；归档文件 信息化处理 环节由录入人员采集归档文件相关信息录入进档案信息系统；质量检 查环节由质检人员检查档案质量，对质量合格的档案进行装订；入库 上架环节针对每份档案进行登记入库；档案保管环节根据档案库房管 理制度做好日常安全巡视登记及档案进出入房登记，同时针对库房做 好“八防”工作；档案利用环节由档案管理中心审核查档者查阅资格， 检查查阅内容与查阅结果是否一致，提供查档内容。具体实施操作流 程详见下图。 17 档 案 形 成 单 位 提 交 归 档 文 件 材 料 及 目 录 档 案 接 收 整 理 鉴 定 质 量 检 查 入 库 上 架 档 案 保 管 档 案 信 息 基 本 登 记 与 统 计 归 档 文 件 信 息 化 处 理 档 案 利 用 图 1 具体实施操作流程图 主要管理制度 上海市住房和城乡建设管理委 员会档案管理暂行规定 中共上海市城乡建设和交通工作委员会、上海市住房和城乡建 设管理委员会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 文书档案、专业档案整理细则 归档文件整理操作细则 档案技术规范标准 业务管理作业指导书 ISO 质量手册与程序文件 18 档案中心财务管理制度 （二）绩效目标 年度绩效目标：通过做好住建委系统和馆藏档案资源的接收整 理、保护、开发、利用等工作，有利于提高机关档案工作水平，维护 机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共 服务能力，实现信息资源总 量增加、质量提高和结构优化，为推动住 建委档案事业进步和上海经济社会发展提供最优质的服务。 绩效指标：结合本项目的工作实际情况，在征求各方意见后确定 项目的绩效目标包含产出目标、效果目标和影响力目标， 2018 年度 本项目绩效目标如下所示： 1.产出目标 （ 1）档案规范编制及业务指导工作完成率 100%； （ 2）实体档案管理工作完成率 100%； （ 3）档案资料数字化工作完成率 95%以上（书籍、财务、实体 档案无法扫描）； （ 4）归档资料检验合格率 100%； （ 5）档案资料数字化转化质量合格率 100%； （ 6）库房管理工 作验收通过率 100%； （ 7) 服务对象书面有效投诉率 0； （ 8）每二个月完成一次档案接收工作； （ 9）每半年完成一次未归档文件催交工作。 2.效果目标 （ 1）提高机关档案工作水平； （ 2）增加信息资源总量、提高信息质量和优化结构； （ 3）提升机关行政效率和公共服务能力； 19 （ 4）委机关各处室满意度 90%以上。 3.影响力目标 （ 1）健全系统档案人员培训机制； （ 2）完善系统平台信息化建设。 二、绩效评价工作情况 （一）绩效评价目的 本次绩效评价主要是 通过对项目的实施方、受益方等多方面了解 本 项目实施的合理性 及所产生的效果 ， 科学地分析、评价住建委档案 资料整理保管利用及数字化项目资金使用的规范性和效益性， 并从中 发现 项目实施过程中 的不足，提出改善项目管理的建议和措施，帮助 提高预算单位的项目管理水平。 （二）绩效评价工作方案制定过程 评价小组经过前期的充分调研后，进行了相关文件资料的收集并 进行研读，参照上海财政支出绩效评价指标框架分工进行设计，包括 项目决策、项目管理、项目绩效三部分内容，主要围绕项目立项、资 金使用、项目的控制与管理、长效管理制度等客观分析项目的产出和 效果，体现从决策、投入、运行、产出到效果的逻辑路径。 访谈。 访谈对象的覆盖面直接影响到访谈结果的真实性和全面 性，因此，在设置访谈时尽量考虑到预算单位所有涉及本项目的人员， 包括档案管理中心接收整理科以及保管利用科负责此项目的工作人 员，以及财务部门的财务管理人员。访谈内容的差异性主要考虑到被 访谈对象的身份及工作职责，针对财务管理人员主要是对项目专项资 金的使用以及该专项资金管理上的审批流程的问题，针对接收整理科 以及保管利用科主要访谈关于档案管理工作的实施过程及项目效果 的相关问题。 调查问卷。 本次调研的对象为住建委机关各处室以及房管局机关 20 各处室。调研内容为住建委机关 各处室以及房管局机关各处室对档案 的接收整理工作、档案保管工作、档案查询工作以及归档业务的培训 与指导工作的满意度以及对住建委档案资料整理保管利用及数字化 的意见和建议，通过开放式问答搜集，涵盖各个方面。 （三）绩效评价原则和评价方法 1. 绩效评价原则 绩效评价本着公开公正、科学规范的原则，根据项目所要实现的 主要工作目标、绩效目标，根据制度的要求确定各项三级指标的标杆 值。定性指标实行分级计分，定量指标设计计算公式计分。 2. 评价方法 本次绩效评价主要采用文件参考法、因素分析法、公正评判法， 在指标体系中，对于定 性指标一般通过问卷及访谈采集相关数据，在 实施过程中根据项目实际执行与规定要求的符合度进行打分；而对于 定量指标，一般以计划标准为满分，按照区间赋值计算；对于其他指 标，依据其特征给予增减计分。参与打分的评价小组成员共 4人，所 有最终的评价分数以评价小组成员所有评分加权平均获得。 （四）数据采集方法及过程 本次绩效评价工作主要通过资料收集、现场访谈、实地调查来进 行数据采集。主要采集的内容有： 一是 具体的 住建委档案资料整理保管利用及数字化项目 的建设 情况。评价小组对所有关于 住建委档案资料整理保管利用及数字化项 目 的相关批 复资料进行翻阅，了解其建设背景、建设的必要性以及业 务现状。 21 二是 对所有与项目相关的财务凭证进行审计，评价小组主要获取 项目支出相关的合同、财务账册、凭证等原始资料进行检查，以确认 项目支出的真实性、合理性。 三是 涉及到指标的其他文件等，如招投标文件、项目实施方案、 2018 年工作计划、归档材料移交清单、相关工作、归档、设备验收 记录、内部管理的规章制度等，通过翻看上述资料，对于指标中涉及 的制度规范性、日常管理执行情况进行评价、打分。 访谈工作主要面向 包括 档案管理中心接收整理科以及保管利用 科负责此项目的工作人员，以及 财务部门的财务管理人员 。 主要通过 面谈、电话访谈等方式了解项目在申请和管理中存在的问题，访谈内 容汇总见附件 4。 问卷调查工作主要面向 住建委机关各处室以及房管局机关各处 室 ， 根据中共上海市城乡建设和交通工作委员会、上海市住房和城 乡建设管理委员会机关文件机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限表中涉及的 38个处室， 共计发放 38份问卷， 实际回收有效问 卷 38分，占发放总数的 100%。调查问卷具体分析报告见附件 5。 （五）绩效评价实施过程 1、准备阶段（ 2019.3） 成立评价组，制定工作计划，召开评价工作协调会，确定 相关 部门联络人员。 2、指标体系设计与评价方案制定阶段 (2019.3-2019.4) 通过调研，初步了解项目背景等情况后，确定该项目绩效评价 的整体框架，制定绩效评价工作方案，设计绩效评价指标体系和访谈 提纲。 3、绩效评价工作执行阶段 (2019.4-2019.5) 22 根据绩效评价指标体系收集相关数据，组织实施基层调研工作， 包括原始数据采集、核实资金投入和使用情况、检查项目完成与管理 情况、开展访谈工作和实地调研等。调查结束后，将访谈中的信息数 据和实地调研所获得的资料进行整理、统计、分析，作为此次绩效评 价的重要依据 。 4、绩效评价报告撰写阶段 (2019.5) 在对前期数据汇总、分析的基础上，撰写 住建委档案资料整理 保管利用及数字化 绩效评价报告 初稿。 评价报告经过专家评审后，形成正式的绩效评价报告。 三、评价结论及绩效分析 （一）评价结论 1. 评价结果 评价小组根据上海市预算绩效管理实施办法（沪财绩 2014 22 号）中的绩效评价指标框架，细化形成本项目的评价指标体系和 评分标准，并通过专家组的认可。通过 项目决策、项目管理、项目绩 效三方面 进行评价，最终绩效评价分值为 91.41 分， 绩效评级为“优”。 指标 项目决策 项目管理 项目绩效 合计 权重 10 35 55 100 得分 10 32.5 48.91 91.41 评价指标综合表详见附件 6。 2. 主要绩效 根据 我国档案管理目标以及 上级 对其工作要求 ， 上海市住房保障 和房屋管理局档案管理中心 业务部门已完成 住建委档案资料整理保 管利用及数字化 项目且符合其工作职能。项目绩效目标 完成程度较 23 好，各项指标均达到较好水平。完成了档案技术规范编制及业务指导、 实体档案接收整理、档案资料数字化等工作。 资金使用方面， 项目预算金额为 392 万元，实际支出金额为 380.1802 万元，预 算执行率为 96.98%。项目产出方面，档案管理 中心有效开发利用各类档案，积极开展前期相关单位的调研工作，并 对调研成果组织评审，编制相关技术规范，进行业务指导。负责委办 局档案资料的整理、保管利用及数字化工作。组织接收搬运住建委及 房管局的机关档案资料 ,包括声像档案、文书档案等，并进行专业的 整理 ;对整理好的档案装盒、入库上架 ;定期检查库房消防、监控设备， 做好库房的防霉防蛀等库房管理工作。对委办局档案进行数字化扫 描，进而编写和录入条目，并进行条目的图像的勾联，做好各类档案 光盘。 （二）具体绩效分析 A 项目决策， 满分 10 分，得分 10 分 一级指标 二级指标 三级指标 权重 得分 A 项目决策 (10分 ) A1项目立项 5 分） A11立项依据充分性 2 2 A12项目立项的规范性 3 3 A2项目目标（ 5 分） A21项目绩效目标合理性 2 2 A22项目绩效目标明确性 3 3 小 计 10 10 A1.项目立项，满分 5 分，得分 5分。 A11立项依据充分性，满分 2 分，得分 2 分。 该项目的设立目的与档案管理中心的主要职能完全相符。 住建委 为加强本委及其直属事业单位档案管理的制度化、规范化、信息化 建 设，努力提高住房保障档案管理水平，有效保护和开发利用各类档案， 充分发挥档案在本市经济社会发展和住房城乡建设管理领域中的作 用，指定委直属事业单位档案管理中